Interpelacja nr 9555
Interpelacja w sprawie procedur przejmowania dokumentacji pracowniczej przez archiwa państwowe i ułatwienia dostępu do tej dokumentacji
Zgłaszający:
•
Adresat:
Sprawiedliwość i Sądy (80%)
Treść wystąpienia poselskiego
Interpelacja w sprawie procedur przejmowania dokumentacji pracowniczej przez archiwa państwowe i ułatwienia dostępu do tej dokumentacji
Interpelacja nr 9555
do ministra kultury i dziedzictwa narodowego
w sprawie procedur przejmowania dokumentacji pracowniczej przez archiwa państwowe i ułatwienia dostępu do tej dokumentacji
Zgłaszający: Paulina Matysiak
Data wpływu: 25-04-2025
Szanowna Pani Minister,
do mojego biura poselskiego zgłaszają się osoby w wieku emerytalnym, które bezskutecznie starają się uzyskać dokumenty potwierdzające ich zatrudnienie w nieistniejących już zakładach pracy z lat 70. i 80. XX wieku. Dokumentacja pracownicza tych zakładów często została przejęta przez prywatne podmioty, z których część znajduje się obecnie w stanie likwidacji.
W jednym z takich przypadków, według informacji uzyskanych przez zainteresowaną osobę, syndyk spółki przechowującej dokumentację miał podjąć próbę przekazania jej do właściwego archiwum państwowego. Niestety, mimo prób kontaktu z syndykiem oraz interwencji poselskiej, nie udało się ustalić, czy dokumentacja rzeczywiście została przekazana i gdzie obecnie się znajduje.
Ten oraz podobne przypadki ilustrują systemowy problem dotyczący przechowywania i dostępu do dokumentacji pracowniczej nieistniejących zakładów pracy, co ma bezpośredni wpływ na możliwość realizacji praw obywatelskich, w tym prawa do emerytury.
W związku z powyższym, działając na podstawie art. 14 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 9 maja 1996 r. o wykonywaniu mandatu posła i senatora (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 907), proszę o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:
Jakie są obecnie procedury przejmowania dokumentacji pracowniczej z upadających lub likwidowanych przedsiębiorstw przez archiwa państwowe? Czy procedury te zapewniają ciągłość dostępu do dokumentacji dla byłych pracowników?
Jakie są możliwości zwiększenia nadzoru nad podmiotami prywatnymi, które przechowują dokumentację pracowniczą nieistniejących zakładów pracy?
Czy planowane są zmiany legislacyjne, które usprawnią proces przekazywania dokumentacji pracowniczej do archiwów państwowych w przypadku upadłości lub likwidacji podmiotów przechowujących taką dokumentację?
Jakie są możliwości usprawnienia współpracy między Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego a Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz ZUS w zakresie dostępu do dokumentacji pracowniczej niezbędnej do ustalenia prawa do świadczeń emerytalnych?
Jakie środki finansowe przeznaczane są rocznie na przejmowanie i zabezpieczanie dokumentacji pracowniczej z likwidowanych przedsiębiorstw przez archiwa państwowe?
Czy ministerstwo monitoruje proces przekazywania dokumentacji pracowniczej zlikwidowanych zakładów pracy od syndyków i likwidatorów do archiwów państwowych? Jeśli tak, jakie są wyniki tego monitoringu?
Jakie sankcje lub działania kontrolne są podejmowane wobec syndyków lub likwidatorów, którzy nie realizują obowiązku terminowego przekazania dokumentacji do archiwów państwowych?
Czy ministerstwo planuje wprowadzić rozwiązania systemowe, które zapewnią efektywne przejmowanie dokumentacji od podmiotów gospodarczych, które uległy likwidacji lub upadłości, tak aby zabezpieczyć prawa byłych pracowników?
Z wyrazami szacunku Paulina Matysiak
Posłanka na Sejm RP
Interpelacja nr 9555
do ministra kultury i dziedzictwa narodowego
w sprawie procedur przejmowania dokumentacji pracowniczej przez archiwa państwowe i ułatwienia dostępu do tej dokumentacji
Zgłaszający: Paulina Matysiak
Data wpływu: 25-04-2025
Szanowna Pani Minister,
do mojego biura poselskiego zgłaszają się osoby w wieku emerytalnym, które bezskutecznie starają się uzyskać dokumenty potwierdzające ich zatrudnienie w nieistniejących już zakładach pracy z lat 70. i 80. XX wieku. Dokumentacja pracownicza tych zakładów często została przejęta przez prywatne podmioty, z których część znajduje się obecnie w stanie likwidacji.
W jednym z takich przypadków, według informacji uzyskanych przez zainteresowaną osobę, syndyk spółki przechowującej dokumentację miał podjąć próbę przekazania jej do właściwego archiwum państwowego. Niestety, mimo prób kontaktu z syndykiem oraz interwencji poselskiej, nie udało się ustalić, czy dokumentacja rzeczywiście została przekazana i gdzie obecnie się znajduje.
Ten oraz podobne przypadki ilustrują systemowy problem dotyczący przechowywania i dostępu do dokumentacji pracowniczej nieistniejących zakładów pracy, co ma bezpośredni wpływ na możliwość realizacji praw obywatelskich, w tym prawa do emerytury.
W związku z powyższym, działając na podstawie art. 14 ust. 1 pkt 7 ustawy z dnia 9 maja 1996 r. o wykonywaniu mandatu posła i senatora (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 907), proszę o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:
Jakie są obecnie procedury przejmowania dokumentacji pracowniczej z upadających lub likwidowanych przedsiębiorstw przez archiwa państwowe? Czy procedury te zapewniają ciągłość dostępu do dokumentacji dla byłych pracowników?
Jakie są możliwości zwiększenia nadzoru nad podmiotami prywatnymi, które przechowują dokumentację pracowniczą nieistniejących zakładów pracy?
Czy planowane są zmiany legislacyjne, które usprawnią proces przekazywania dokumentacji pracowniczej do archiwów państwowych w przypadku upadłości lub likwidacji podmiotów przechowujących taką dokumentację?
Jakie są możliwości usprawnienia współpracy między Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego a Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz ZUS w zakresie dostępu do dokumentacji pracowniczej niezbędnej do ustalenia prawa do świadczeń emerytalnych?
Jakie środki finansowe przeznaczane są rocznie na przejmowanie i zabezpieczanie dokumentacji pracowniczej z likwidowanych przedsiębiorstw przez archiwa państwowe?
Czy ministerstwo monitoruje proces przekazywania dokumentacji pracowniczej zlikwidowanych zakładów pracy od syndyków i likwidatorów do archiwów państwowych? Jeśli tak, jakie są wyniki tego monitoringu?
Jakie sankcje lub działania kontrolne są podejmowane wobec syndyków lub likwidatorów, którzy nie realizują obowiązku terminowego przekazania dokumentacji do archiwów państwowych?
Czy ministerstwo planuje wprowadzić rozwiązania systemowe, które zapewnią efektywne przejmowanie dokumentacji od podmiotów gospodarczych, które uległy likwidacji lub upadłości, tak aby zabezpieczyć prawa byłych pracowników?
Z wyrazami szacunku Paulina Matysiak
Posłanka na Sejm RP
Odpowiedź urzędowa
Sekretarz stanu Maciej Wróbel
Audyt odpowiedzi: Wskaźnik lania wody & konkretności
Dużo ogólników
Automatyczna analiza lingwistyczno-statystyczna pisma resortu
Lanie wody
60%
Konkretność
40%
Odpowiedź zawiera znaczną ilość ogólników lub zapowiedzi dalszych analiz przy ograniczonej liczbie konkretów.
Twarde liczby / kwoty
0 kwot, 0 %
Precyzyjne daty
11
Odpowiedź na punkty
✓ Tak (Ad 1, Pkt...)
Gęstość faktów
2.5 / 1k zn.
- Wymienia precyzyjne daty lub terminy (11)
- Resort odnosi się punkt po punkcie do pytań posła
- Wykryto zwrot wymijający: „nie leży w zakresie” (brak właściwości / odesłanie do innego organu)
Zidentyfikowane zwroty wymijające:
„nie leży w zakresie”
(brak właściwości / odesłanie do innego organu)
Urzędowe załączniki i odpowiedzi:
Pełna treść wyekstrahowana z załącznika PDF (odpowiedź urzędowa)
18135 znaków
Informacja dotycząca zasad przetwarzania danych osobowych przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz praw osób,
których dane są przetwarzane została zamieszczona na stronie http://bip.mkidn.gov.pl w zakładce ochrona danych osobowych.
+48 22 42 10 100 Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
esp@kultura.gov.pl ul. Krakowskie Przedmieście 15
www.gov.pl/kultura 00-071 Warszawa
Hanna Wróblewska
Pan
Szymon Hołownia
Marszałek Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej
Szanowny Panie Marszałku,
odpowiadając na interpelację nr 9555 poseł Pauliny Matysiak z 6 maja 2025 roku w sprawie
procedur przejmowania dokumentacji pracowniczej przez archiwa państwowe i ułatwienia
dostępu do tej dokumentacji, uprzejmie proszę o przyjęcie następujących wyjaśnień.
Ad 1.
Zasady, na których archiwa państwowe mogą zabezpieczać dokumentację osobową
i płacową, regulują przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164, dalej: „Ustawa o archiwach”),
w rozdziałach 4a „Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji
osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania” i 4b
„Postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji i upadłości
pracodawcy”. Oznacza to, że archiwa państwowe zabezpieczają dokumentację osobową
i płacową zarówno po likwidujących się i zlikwidowanych pracodawcach (wytwórcach
dokumentacji), jak i zgromadzoną przez przedsiębiorcę (przechowawcę) w ramach
prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, o której mowa w art. 51a ust. 1 Ustawy
o archiwach.
Z przedstawionych w interpelacji okoliczności wynika, że pytanie dotyczy przejmowania
przez archiwa państwowe dokumentacji osobowej i płacowej zgromadzonej przez
przedsiębiorcę (przechowawcę) w wyniku prowadzonej przez niego działalności
gospodarczej, o której mowa w art. 51a ust. 1 Ustawy o archiwach.
W sytuacji postawienia przedsiębiorcy (przechowawcy) w stan likwidacji lub ogłoszenia jego
upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę,
któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na
ten cel środki finansowe - art. 51p ust. 1 Ustawy o archiwach.
W przypadku braku środków finansowych na przekazanie dokumentacji innemu
przedsiębiorcy na dalsze przechowywanie likwidator lub syndyk masy upadłości powinien
wystąpić do sądu rejestrowego o wydanie na podstawie art. 51p ust. 3 Ustawy o archiwach
postanowienia o braku środków na pokrycie kosztów dalszego przechowywania
dokumentacji. Dysponując takim postanowieniem, należy niezwłocznie przesłać je do
Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Wówczas Naczelny Dyrektor Archiwów
Państwowych wyznaczy archiwum państwowe, które zabezpieczy dokumentację.
Zastosowanie art. 51p ust. 3 Ustawy o archiwach możliwe jest wyłącznie wobec
przechowawców, którzy nie zostali wykreśleni z Krajowego Rejestru Sądowego (dalej:
„KRS”). Również czynności samego przekazania dokumentacji muszą się odbyć przed
wykreśleniem przechowawcy z KRS.
-- 1 of 6 --
+48 22 42 10 100 Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
esp@kultura.gov.pl ul. Krakowskie Przedmieście 15
www.gov.pl/kultura 00-071 Warszawa
W sytuacji wykreślenia przedsiębiorcy (przechowawcy) prowadzącego działalność
w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców z KRS bądź
wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych
zabezpieczenie dokumentacji osobowej i płacowej przez archiwa państwowe możliwe jest na
podstawie art. 51h ust. 2 Ustawy o archiwach, przy czym do zastosowania tego przepisu
muszą zostać spełnione łącznie przesłanki:
1) istnienia zagrożenia zniszczenia zgromadzonej przez przedsiębiorcę dokumentacji,
w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub
bezprawnego działania osób trzecich,
2) braku podstaw prawnych do przekazania dokumentacji innemu podmiotowi do
dalszego przechowywania.
Podsumowując, ustawa o archiwach przewiduje dwa przypadki: gdy podmiot, który
zgromadził dokumentację istnieje, oraz gdy jego byt prawny ustał. Zasadniczo więc przepisy
uwzględniają każdy z możliwych przypadków, w których istnieje potrzeba zabezpieczenia
dokumentacji osobowej i płacowej zgromadzonej przez podmioty świadczące usługi jej
przechowywania.
Odnosząc się do zagadnienia zapewnienia ciągłości dostępu do dokumentacji, wyjaśniam, że
obsługa zgromadzonej dokumentacji przez przedsiębiorcę (przechowawcę) możliwa jest do
czasu:
wykreślenia przedsiębiorcy (przechowawcy) z KRS lub
wydania przez marszałka województwa decyzji o zakazie wykonywania przez
przedsiębiorcę działalności objętej wpisem, o której mowa w art. 51ga ust. 1 Ustawy o
archiwach, lub
wydania przez sąd prawomocnego orzeczenia zakazującego przedsiębiorcy
wykonywania działalności objętej wpisem.
Dostęp do dokumentacji osobowej i płacowej zgromadzonej przez przedsiębiorcę
(przechowawcę), który został wykreślony z KRS, jest w świetle przepisów – przynajmniej
czasowo – niemożliwy. Brak bowiem prawnego dysponenta tej dokumentacji, który byłby
uprawniony do wydawania z niej kopii i odpisów. Do czasu wydania decyzji przez Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych i przejęcia dokumentacji przez właściwe archiwum
państwowe pozostaje ona niedostępna dla osób zainteresowanych.
Osoby zwracające się do archiwów państwowych o udostępnienie dokumentacji osobowej
i płacowej przejętej w trybach administracyjnych mogą napotkać trudności spowodowane
złym stanem tej dokumentacji wynikającym z działania lub zaniechania podmiotów
poprzednio ją przechowujących. Wiąże się to zazwyczaj z czasowym wyłączeniem tej
dokumentacji z udostępniania z uwagi na procesy, którym zostanie obligatoryjnie poddana,
w tym transport do archiwum państwowego i poprzedzającą go dezynfekcję,
a w uzasadnionych przypadkach również porządkowanie i ewidencjonowanie. Działania
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i archiwów państwowych są podyktowane
potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa dokumentacji oraz osób z niej korzystających.
Dlatego dokumentacja jest przez archiwa państwowe udostępniana dopiero, gdy bezpieczne
korzystanie z akt jest możliwe, tj. po ich transporcie i dezynfekcji. Również czynności
porządkowania i ewidencjonowania są niezbędne do sprawnej obsługi akt. Odnalezienie
i udostępnienie dokumentacji pozostawionej przez pracodawcę (przechowawcę) w stanie
nieuporządkowanym, bez ewidencji i bez jej wcześniejszego uporządkowania, jest
niemożliwe.
-- 2 of 6 --
+48 22 42 10 100 Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
esp@kultura.gov.pl ul. Krakowskie Przedmieście 15
www.gov.pl/kultura 00-071 Warszawa
Ad 2.
Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego nie sprawuje nadzoru nad przedsiębiorcami
prowadzącymi działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji
osobowej i płacowej. Zgodnie z art. 51a ust. 1 Ustawy o archiwach działalność gospodarcza
w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców jest
działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo
przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz. 162) i wymaga uzyskania wpisu do rejestru
przechowawców akt osobowych i płacowych. W zakresie objętym wpisem przedsiębiorca
podlega nadzorowi i kontroli marszałka województwa, który dokonał wpisu do ww. rejestru.
Ad 3.
W Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego trwają analizy dotyczące zmiany
Rozporządzenia w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu
lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, wydanego na podstawie
art. 51o ust. 1 Ustawy o archiwach. Szacuje się, że zmiana wspomnianego rozporządzenia
wpłynęłaby na spadek liczby upadających przechowawców dokumentacji osobowej
i płacowej. Zdarzają się sytuacje, że przedsiębiorcy (przechowawcy) porzucają zgromadzoną
dokumentację, gdy tylko prowadzona przez nich działalność gospodarcza przestaje być
dochodowa. Środki uzyskiwane przez przedsiębiorców z opłat pobieranych za wydawane
kopie lub odpisy z dokumentacji osobowej i płacowej mogą nie pokrywać kosztów
prowadzenia działalności gospodarczej.
Jednocześnie Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego nie dostrzega potrzeby zmian
legislacyjnych, które usprawniłyby proces przekazywania dokumentacji osobowej i płacowej
do archiwów państwowych w przypadku upadłości lub likwidacji przedsiębiorcy
(przechowawcy). Czasowe trudności w dostępie do akt wynikają bowiem ze stanu
dokumentacji i zaniedbań po stronie przedsiębiorców (przechowawców), którzy nie
dopełniają ciążących na nich obowiązków ustawowych, nie zaś samego procesu
przekazywania dokumentacji.
Ad 4.
Wskazana kwestia nie leży w zakresie rzeczowym Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa
Narodowego. Mimo że omawiane przepisy znajdują się w Ustawie o archiwach, to organami
właściwymi w sprawach związanych z dokumentacją ze stosunku pracy, włącznie
z zagadnieniami dowodów zatrudnienia i zarobków, są przede wszystkim minister właściwy
do spraw zabezpieczenia społecznego, minister właściwy do spraw pracy oraz Zakład
Ubezpieczeń Społecznych.
Ad 5.
Środki finansowe wydatkowane corocznie na przejmowanie dokumentacji płacowo-
osobowej są zmienne, co wynika z faktu, że dokumentacja pracownicza, pochodząca ze
zlikwidowanych przedsiębiorstw, jako niebędąca materiałami archiwalnymi, może być
przekazywana do archiwów państwowych i zabezpieczana m.in. na mocy decyzji Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych i postanowień sądowych.
W 2024 roku archiwa państwowe przeznaczyły na przejmowanie i zabezpieczanie tej
dokumentacji środki finansowe w wysokości 74 139,64 zł.
Jednocześnie informuję, że wskazana kwota nie obejmuje kosztów przechowywania już
posiadanej przez archiwa dokumentacji pracowniczej, której łączna ilość wynosi obecnie
37 143,75 metrów bieżących dokumentacji.
-- 3 of 6 --
+48 22 42 10 100 Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
esp@kultura.gov.pl ul. Krakowskie Przedmieście 15
www.gov.pl/kultura 00-071 Warszawa
Ad 6.
Działalność archiwów państwowych w zakresie przechowywania i udostępniania
dokumentacji osobowej i płacowej podlega kontroli Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych, w ramach której badane są takie aspekty jak terminowość realizacji
wniosków, warunki przechowywania dokumentacji, wysokość pobieranych opłat. Dane
statystyczne ujmowane są przez archiwa państwowe w sprawozdaniach rocznych
z działalności archiwum i obejmują m.in. rozmiar dokumentacji niearchiwalnej przejętej
przez archiwum, liczbę kwerend wykonanych na podstawie dokumentacji niearchiwalnej
oraz brakowanie dokumentacji. Jednocześnie Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
gromadzi informacje o ilości dokumentacji osobowej i płacowej przejmowanej przez archiwa
państwowe w trybach administracyjnych i na podstawie postanowień sądowych.
Ponadto zgodnie z art. 51g ust 2 Ustawy o archiwach na podstawie informacji uzyskanych od
marszałków województw i przedsiębiorców Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
prowadzi ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych. W ewidencji tej
gromadzone są m.in. informacje o wykazie pracodawców, których dokumentację
przedsiębiorca (przechowawca) przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres,
z jakiego ta dokumentacja pochodzi. Ewidencja przechowawców akt osobowych i płacowych
dostępna jest na stronie internetowej urzędu oraz pod adresem
https://ewidencja.warszawa.ap.gov.pl/.
Ad 7.
Przepisy nie określają terminu przekazania dokumentacji osobowej i płacowej do archiwów
państwowych, nie można zatem mówić o sankcjach i działaniach kontrolnych wobec
syndyków lub likwidatorów. W kategoriach sankcji można rozpatrywać sytuacje, w których
nie dopełniono obowiązku zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej przez osoby do tego
obowiązane. Należy mieć również na uwadze czas trwania postępowania sądowego
w przedmiocie stwierdzenia niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego
przechowywania1.
Przejęcie dokumentacji pracowniczej przez wyznaczone archiwum państwowe, na
podstawie wydanego przez sąd postanowienia o braku środków finansowych na koszty
dalszego przechowywania dokumentacji (art. 51p ust. 3 Ustawy o archiwach), możliwe jest
dopiero po uprawomocnieniu się tego postanowienia. Ponadto termin przejęcia
dokumentacji zależy jest od jej ilości, stanu i możliwości archiwum państwowego.
W zakresie zaproponowania środków zaradczych wobec problemów z wyegzekwowaniem
dokumentacji pracowniczej od podmiotów prowadzących działalność komercyjną
w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej można wskazać, żeby osoby
poszkodowane zgłaszały takie sytuacje marszałkowi województwa, który wpisał
przedsiębiorcę do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. W wyniku takich
zgłoszeń organ rejestrowy może przeprowadzić kontrolę przedsiębiorcy wykonującego
działalność przechowalniczą.
Ponadto pracodawca (dotyczy to również likwidatora i syndyka masy upadłości), który nie
przechowuje dokumentacji pracowniczej przez wymagany okres lub pozostawia
dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem,
podlega karze grzywny od 1.000 do 30.000 zł (por. art. 281 § 1 pkt 6a i 7 Kodeksu pracy).
1 Sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby przedsiębiorcy
o stanie majątkowym tego przedsiębiorcy.
-- 4 of 6 --
+48 22 42 10 100 Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
esp@kultura.gov.pl ul. Krakowskie Przedmieście 15
www.gov.pl/kultura 00-071 Warszawa
Istnieje również możliwość złożenia zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa
do organów ścigania. Zgodnie z art. 268 §1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny:
Kto, nie będąc do tego uprawnionym, niszczy, uszkadza, usuwa lub zmienia zapis istotnej
informacji albo w inny sposób udaremnia lub znacznie utrudnia osobie uprawnionej
zapoznanie się z nią, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia
wolności do lat 2, oraz zgodnie z art. 276
Kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa
lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze
ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Ad 8.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa główną misją archiwów państwowych jest
sprawowanie opieki nad materiałami archiwalnymi (narodowym zasobem archiwalnym),
natomiast dokumentacja pracownicza, co do zasady, nie stanowi materiałów archiwalnych.
Posiada ona krótkotrwałe znaczenie praktyczne i po okresie jej przechowywania podlega
brakowaniu. Zatem zasoby, którymi dysponują archiwa państwowe (w tym rezerwa
magazynowa), mają służyć głównie zabezpieczaniu materiałów archiwalnych.
Zgodnie z art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy to pracodawca jest
obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej
dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe
pracowników, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. W przypadku
postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości odpowiednio
likwidator lub syndyk wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie
przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego
przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca
okresu przechowywania dokumentacji ustalonego na podstawie odrębnych przepisów
(art. 51u ust. 1 Ustawy o archiwach).
Przedsiębiorcy (przechowawcy) dokumentacji osobowej i płacowej za świadczone usługi
przechowywania dokumentacji do końca ustawowego okresu jej przechowywania pobrali
stosowne wynagrodzenie. Ponadto pomimo istnienia ustawowych możliwości
zabezpieczenia akt często porzucają je bez nadzoru, tym samym utrudniając ich szybkie
zabezpieczenie.
Warto zauważyć, że problem z dostępem do akt będzie stopniowo wygasał, a to za sprawą
nowych rozwiązań wprowadzonych ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych
ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich
elektronizacją (Dz.U. poz. 357). W wyniku zmian legislacyjnych skrócono okres
przechowywania dokumentacji pracowniczej, zgodnie z którym dokumentacja osobowa
i płacowa podlega przechowywaniu przez 10 lat dla dokumentacji pracowników nowo
zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. oraz dla dokumentacji osób zatrudnionych od 1 stycznia
1999 r. do 31 grudnia 2018 r. , jeśli dopełniono procedury skrócenia okresu przechowywania
akt.
Z drugiej strony odnalezienie dokumentacji o wysokości wynagrodzenia z lat 70. i 80. XX w.
może być utrudnione, co spowodowane było obowiązywaniem wówczas krótszego czasu
przechowywania dokumentacji płacowej. Dla akt płacowych – do czasu wejścia w życie
ustawy z dnia 17 października 1991 r. o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania
emerytur i rent oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. poz. 450) oraz rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości
(Dz. U. poz. 35), przedłużających okres przechowywania wyznaczony wcześniej
obowiązującymi w tym zakresie przepisami – obowiązywał dwunastoletni okres
przechowywania. Wybrakowano wówczas dokumentację, która obecnie jest wymagana
przez organy emerytalno-rentowe jako podstawa do ustalenia wysokości świadczeń
emerytalnych. Odwrócenie tych procesów jest niemożliwe, a ich skutki łagodzone są poprzez
-- 5 of 6 --
+48 22 42 10 100 Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
esp@kultura.gov.pl ul. Krakowskie Przedmieście 15
www.gov.pl/kultura 00-071 Warszawa
naliczanie minimalnej stawki wynagrodzenia obowiązującej w danym okresie zatrudnienia,
w miejsce faktycznie osiąganego, jednak niemożliwego do udokumentowania.
Miejsce przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej zlikwidowanych pracodawców
można ustalić samodzielnie za pomocą ogólnodostępnych baz:
• „Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej”, prowadzonej przez
Archiwum Państwowe w Warszawie i dostępnej za pośrednictwem strony internetowej ww.
archiwum;
• Bazy zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, prowadzonej przez Zakład
Ubezpieczeń Społecznych i dostępnej na stronie internetowej ZUS.
Z poważaniem
z up. MINISTRA KULTURY
I DZIEDZICTWA NARODOWEGO
SEKRETARZ STANU
Maciej Wróbel
-- 6 of 6 --
których dane są przetwarzane została zamieszczona na stronie http://bip.mkidn.gov.pl w zakładce ochrona danych osobowych.
+48 22 42 10 100 Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
esp@kultura.gov.pl ul. Krakowskie Przedmieście 15
www.gov.pl/kultura 00-071 Warszawa
Hanna Wróblewska
Pan
Szymon Hołownia
Marszałek Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej
Szanowny Panie Marszałku,
odpowiadając na interpelację nr 9555 poseł Pauliny Matysiak z 6 maja 2025 roku w sprawie
procedur przejmowania dokumentacji pracowniczej przez archiwa państwowe i ułatwienia
dostępu do tej dokumentacji, uprzejmie proszę o przyjęcie następujących wyjaśnień.
Ad 1.
Zasady, na których archiwa państwowe mogą zabezpieczać dokumentację osobową
i płacową, regulują przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164, dalej: „Ustawa o archiwach”),
w rozdziałach 4a „Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji
osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania” i 4b
„Postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji i upadłości
pracodawcy”. Oznacza to, że archiwa państwowe zabezpieczają dokumentację osobową
i płacową zarówno po likwidujących się i zlikwidowanych pracodawcach (wytwórcach
dokumentacji), jak i zgromadzoną przez przedsiębiorcę (przechowawcę) w ramach
prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, o której mowa w art. 51a ust. 1 Ustawy
o archiwach.
Z przedstawionych w interpelacji okoliczności wynika, że pytanie dotyczy przejmowania
przez archiwa państwowe dokumentacji osobowej i płacowej zgromadzonej przez
przedsiębiorcę (przechowawcę) w wyniku prowadzonej przez niego działalności
gospodarczej, o której mowa w art. 51a ust. 1 Ustawy o archiwach.
W sytuacji postawienia przedsiębiorcy (przechowawcy) w stan likwidacji lub ogłoszenia jego
upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę,
któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na
ten cel środki finansowe - art. 51p ust. 1 Ustawy o archiwach.
W przypadku braku środków finansowych na przekazanie dokumentacji innemu
przedsiębiorcy na dalsze przechowywanie likwidator lub syndyk masy upadłości powinien
wystąpić do sądu rejestrowego o wydanie na podstawie art. 51p ust. 3 Ustawy o archiwach
postanowienia o braku środków na pokrycie kosztów dalszego przechowywania
dokumentacji. Dysponując takim postanowieniem, należy niezwłocznie przesłać je do
Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Wówczas Naczelny Dyrektor Archiwów
Państwowych wyznaczy archiwum państwowe, które zabezpieczy dokumentację.
Zastosowanie art. 51p ust. 3 Ustawy o archiwach możliwe jest wyłącznie wobec
przechowawców, którzy nie zostali wykreśleni z Krajowego Rejestru Sądowego (dalej:
„KRS”). Również czynności samego przekazania dokumentacji muszą się odbyć przed
wykreśleniem przechowawcy z KRS.
-- 1 of 6 --
+48 22 42 10 100 Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
esp@kultura.gov.pl ul. Krakowskie Przedmieście 15
www.gov.pl/kultura 00-071 Warszawa
W sytuacji wykreślenia przedsiębiorcy (przechowawcy) prowadzącego działalność
w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców z KRS bądź
wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych
zabezpieczenie dokumentacji osobowej i płacowej przez archiwa państwowe możliwe jest na
podstawie art. 51h ust. 2 Ustawy o archiwach, przy czym do zastosowania tego przepisu
muszą zostać spełnione łącznie przesłanki:
1) istnienia zagrożenia zniszczenia zgromadzonej przez przedsiębiorcę dokumentacji,
w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub
bezprawnego działania osób trzecich,
2) braku podstaw prawnych do przekazania dokumentacji innemu podmiotowi do
dalszego przechowywania.
Podsumowując, ustawa o archiwach przewiduje dwa przypadki: gdy podmiot, który
zgromadził dokumentację istnieje, oraz gdy jego byt prawny ustał. Zasadniczo więc przepisy
uwzględniają każdy z możliwych przypadków, w których istnieje potrzeba zabezpieczenia
dokumentacji osobowej i płacowej zgromadzonej przez podmioty świadczące usługi jej
przechowywania.
Odnosząc się do zagadnienia zapewnienia ciągłości dostępu do dokumentacji, wyjaśniam, że
obsługa zgromadzonej dokumentacji przez przedsiębiorcę (przechowawcę) możliwa jest do
czasu:
wykreślenia przedsiębiorcy (przechowawcy) z KRS lub
wydania przez marszałka województwa decyzji o zakazie wykonywania przez
przedsiębiorcę działalności objętej wpisem, o której mowa w art. 51ga ust. 1 Ustawy o
archiwach, lub
wydania przez sąd prawomocnego orzeczenia zakazującego przedsiębiorcy
wykonywania działalności objętej wpisem.
Dostęp do dokumentacji osobowej i płacowej zgromadzonej przez przedsiębiorcę
(przechowawcę), który został wykreślony z KRS, jest w świetle przepisów – przynajmniej
czasowo – niemożliwy. Brak bowiem prawnego dysponenta tej dokumentacji, który byłby
uprawniony do wydawania z niej kopii i odpisów. Do czasu wydania decyzji przez Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych i przejęcia dokumentacji przez właściwe archiwum
państwowe pozostaje ona niedostępna dla osób zainteresowanych.
Osoby zwracające się do archiwów państwowych o udostępnienie dokumentacji osobowej
i płacowej przejętej w trybach administracyjnych mogą napotkać trudności spowodowane
złym stanem tej dokumentacji wynikającym z działania lub zaniechania podmiotów
poprzednio ją przechowujących. Wiąże się to zazwyczaj z czasowym wyłączeniem tej
dokumentacji z udostępniania z uwagi na procesy, którym zostanie obligatoryjnie poddana,
w tym transport do archiwum państwowego i poprzedzającą go dezynfekcję,
a w uzasadnionych przypadkach również porządkowanie i ewidencjonowanie. Działania
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i archiwów państwowych są podyktowane
potrzebą zapewnienia bezpieczeństwa dokumentacji oraz osób z niej korzystających.
Dlatego dokumentacja jest przez archiwa państwowe udostępniana dopiero, gdy bezpieczne
korzystanie z akt jest możliwe, tj. po ich transporcie i dezynfekcji. Również czynności
porządkowania i ewidencjonowania są niezbędne do sprawnej obsługi akt. Odnalezienie
i udostępnienie dokumentacji pozostawionej przez pracodawcę (przechowawcę) w stanie
nieuporządkowanym, bez ewidencji i bez jej wcześniejszego uporządkowania, jest
niemożliwe.
-- 2 of 6 --
+48 22 42 10 100 Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
esp@kultura.gov.pl ul. Krakowskie Przedmieście 15
www.gov.pl/kultura 00-071 Warszawa
Ad 2.
Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego nie sprawuje nadzoru nad przedsiębiorcami
prowadzącymi działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji
osobowej i płacowej. Zgodnie z art. 51a ust. 1 Ustawy o archiwach działalność gospodarcza
w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców jest
działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo
przedsiębiorców (Dz. U. z 2021 r. poz. 162) i wymaga uzyskania wpisu do rejestru
przechowawców akt osobowych i płacowych. W zakresie objętym wpisem przedsiębiorca
podlega nadzorowi i kontroli marszałka województwa, który dokonał wpisu do ww. rejestru.
Ad 3.
W Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego trwają analizy dotyczące zmiany
Rozporządzenia w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu
lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania, wydanego na podstawie
art. 51o ust. 1 Ustawy o archiwach. Szacuje się, że zmiana wspomnianego rozporządzenia
wpłynęłaby na spadek liczby upadających przechowawców dokumentacji osobowej
i płacowej. Zdarzają się sytuacje, że przedsiębiorcy (przechowawcy) porzucają zgromadzoną
dokumentację, gdy tylko prowadzona przez nich działalność gospodarcza przestaje być
dochodowa. Środki uzyskiwane przez przedsiębiorców z opłat pobieranych za wydawane
kopie lub odpisy z dokumentacji osobowej i płacowej mogą nie pokrywać kosztów
prowadzenia działalności gospodarczej.
Jednocześnie Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego nie dostrzega potrzeby zmian
legislacyjnych, które usprawniłyby proces przekazywania dokumentacji osobowej i płacowej
do archiwów państwowych w przypadku upadłości lub likwidacji przedsiębiorcy
(przechowawcy). Czasowe trudności w dostępie do akt wynikają bowiem ze stanu
dokumentacji i zaniedbań po stronie przedsiębiorców (przechowawców), którzy nie
dopełniają ciążących na nich obowiązków ustawowych, nie zaś samego procesu
przekazywania dokumentacji.
Ad 4.
Wskazana kwestia nie leży w zakresie rzeczowym Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa
Narodowego. Mimo że omawiane przepisy znajdują się w Ustawie o archiwach, to organami
właściwymi w sprawach związanych z dokumentacją ze stosunku pracy, włącznie
z zagadnieniami dowodów zatrudnienia i zarobków, są przede wszystkim minister właściwy
do spraw zabezpieczenia społecznego, minister właściwy do spraw pracy oraz Zakład
Ubezpieczeń Społecznych.
Ad 5.
Środki finansowe wydatkowane corocznie na przejmowanie dokumentacji płacowo-
osobowej są zmienne, co wynika z faktu, że dokumentacja pracownicza, pochodząca ze
zlikwidowanych przedsiębiorstw, jako niebędąca materiałami archiwalnymi, może być
przekazywana do archiwów państwowych i zabezpieczana m.in. na mocy decyzji Naczelnego
Dyrektora Archiwów Państwowych i postanowień sądowych.
W 2024 roku archiwa państwowe przeznaczyły na przejmowanie i zabezpieczanie tej
dokumentacji środki finansowe w wysokości 74 139,64 zł.
Jednocześnie informuję, że wskazana kwota nie obejmuje kosztów przechowywania już
posiadanej przez archiwa dokumentacji pracowniczej, której łączna ilość wynosi obecnie
37 143,75 metrów bieżących dokumentacji.
-- 3 of 6 --
+48 22 42 10 100 Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
esp@kultura.gov.pl ul. Krakowskie Przedmieście 15
www.gov.pl/kultura 00-071 Warszawa
Ad 6.
Działalność archiwów państwowych w zakresie przechowywania i udostępniania
dokumentacji osobowej i płacowej podlega kontroli Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych, w ramach której badane są takie aspekty jak terminowość realizacji
wniosków, warunki przechowywania dokumentacji, wysokość pobieranych opłat. Dane
statystyczne ujmowane są przez archiwa państwowe w sprawozdaniach rocznych
z działalności archiwum i obejmują m.in. rozmiar dokumentacji niearchiwalnej przejętej
przez archiwum, liczbę kwerend wykonanych na podstawie dokumentacji niearchiwalnej
oraz brakowanie dokumentacji. Jednocześnie Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
gromadzi informacje o ilości dokumentacji osobowej i płacowej przejmowanej przez archiwa
państwowe w trybach administracyjnych i na podstawie postanowień sądowych.
Ponadto zgodnie z art. 51g ust 2 Ustawy o archiwach na podstawie informacji uzyskanych od
marszałków województw i przedsiębiorców Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
prowadzi ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych. W ewidencji tej
gromadzone są m.in. informacje o wykazie pracodawców, których dokumentację
przedsiębiorca (przechowawca) przejął w danym miesiącu kalendarzowym, oraz okres,
z jakiego ta dokumentacja pochodzi. Ewidencja przechowawców akt osobowych i płacowych
dostępna jest na stronie internetowej urzędu oraz pod adresem
https://ewidencja.warszawa.ap.gov.pl/.
Ad 7.
Przepisy nie określają terminu przekazania dokumentacji osobowej i płacowej do archiwów
państwowych, nie można zatem mówić o sankcjach i działaniach kontrolnych wobec
syndyków lub likwidatorów. W kategoriach sankcji można rozpatrywać sytuacje, w których
nie dopełniono obowiązku zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej przez osoby do tego
obowiązane. Należy mieć również na uwadze czas trwania postępowania sądowego
w przedmiocie stwierdzenia niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego
przechowywania1.
Przejęcie dokumentacji pracowniczej przez wyznaczone archiwum państwowe, na
podstawie wydanego przez sąd postanowienia o braku środków finansowych na koszty
dalszego przechowywania dokumentacji (art. 51p ust. 3 Ustawy o archiwach), możliwe jest
dopiero po uprawomocnieniu się tego postanowienia. Ponadto termin przejęcia
dokumentacji zależy jest od jej ilości, stanu i możliwości archiwum państwowego.
W zakresie zaproponowania środków zaradczych wobec problemów z wyegzekwowaniem
dokumentacji pracowniczej od podmiotów prowadzących działalność komercyjną
w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej można wskazać, żeby osoby
poszkodowane zgłaszały takie sytuacje marszałkowi województwa, który wpisał
przedsiębiorcę do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. W wyniku takich
zgłoszeń organ rejestrowy może przeprowadzić kontrolę przedsiębiorcy wykonującego
działalność przechowalniczą.
Ponadto pracodawca (dotyczy to również likwidatora i syndyka masy upadłości), który nie
przechowuje dokumentacji pracowniczej przez wymagany okres lub pozostawia
dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem,
podlega karze grzywny od 1.000 do 30.000 zł (por. art. 281 § 1 pkt 6a i 7 Kodeksu pracy).
1 Sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby przedsiębiorcy
o stanie majątkowym tego przedsiębiorcy.
-- 4 of 6 --
+48 22 42 10 100 Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
esp@kultura.gov.pl ul. Krakowskie Przedmieście 15
www.gov.pl/kultura 00-071 Warszawa
Istnieje również możliwość złożenia zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa
do organów ścigania. Zgodnie z art. 268 §1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny:
Kto, nie będąc do tego uprawnionym, niszczy, uszkadza, usuwa lub zmienia zapis istotnej
informacji albo w inny sposób udaremnia lub znacznie utrudnia osobie uprawnionej
zapoznanie się z nią, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia
wolności do lat 2, oraz zgodnie z art. 276
Kto niszczy, uszkadza, czyni bezużytecznym, ukrywa
lub usuwa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, podlega grzywnie, karze
ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Ad 8.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa główną misją archiwów państwowych jest
sprawowanie opieki nad materiałami archiwalnymi (narodowym zasobem archiwalnym),
natomiast dokumentacja pracownicza, co do zasady, nie stanowi materiałów archiwalnych.
Posiada ona krótkotrwałe znaczenie praktyczne i po okresie jej przechowywania podlega
brakowaniu. Zatem zasoby, którymi dysponują archiwa państwowe (w tym rezerwa
magazynowa), mają służyć głównie zabezpieczaniu materiałów archiwalnych.
Zgodnie z art. 94 pkt 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy to pracodawca jest
obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej
dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe
pracowników, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. W przypadku
postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości odpowiednio
likwidator lub syndyk wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie
przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego
przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca
okresu przechowywania dokumentacji ustalonego na podstawie odrębnych przepisów
(art. 51u ust. 1 Ustawy o archiwach).
Przedsiębiorcy (przechowawcy) dokumentacji osobowej i płacowej za świadczone usługi
przechowywania dokumentacji do końca ustawowego okresu jej przechowywania pobrali
stosowne wynagrodzenie. Ponadto pomimo istnienia ustawowych możliwości
zabezpieczenia akt często porzucają je bez nadzoru, tym samym utrudniając ich szybkie
zabezpieczenie.
Warto zauważyć, że problem z dostępem do akt będzie stopniowo wygasał, a to za sprawą
nowych rozwiązań wprowadzonych ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych
ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich
elektronizacją (Dz.U. poz. 357). W wyniku zmian legislacyjnych skrócono okres
przechowywania dokumentacji pracowniczej, zgodnie z którym dokumentacja osobowa
i płacowa podlega przechowywaniu przez 10 lat dla dokumentacji pracowników nowo
zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. oraz dla dokumentacji osób zatrudnionych od 1 stycznia
1999 r. do 31 grudnia 2018 r. , jeśli dopełniono procedury skrócenia okresu przechowywania
akt.
Z drugiej strony odnalezienie dokumentacji o wysokości wynagrodzenia z lat 70. i 80. XX w.
może być utrudnione, co spowodowane było obowiązywaniem wówczas krótszego czasu
przechowywania dokumentacji płacowej. Dla akt płacowych – do czasu wejścia w życie
ustawy z dnia 17 października 1991 r. o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania
emerytur i rent oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. poz. 450) oraz rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości
(Dz. U. poz. 35), przedłużających okres przechowywania wyznaczony wcześniej
obowiązującymi w tym zakresie przepisami – obowiązywał dwunastoletni okres
przechowywania. Wybrakowano wówczas dokumentację, która obecnie jest wymagana
przez organy emerytalno-rentowe jako podstawa do ustalenia wysokości świadczeń
emerytalnych. Odwrócenie tych procesów jest niemożliwe, a ich skutki łagodzone są poprzez
-- 5 of 6 --
+48 22 42 10 100 Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
esp@kultura.gov.pl ul. Krakowskie Przedmieście 15
www.gov.pl/kultura 00-071 Warszawa
naliczanie minimalnej stawki wynagrodzenia obowiązującej w danym okresie zatrudnienia,
w miejsce faktycznie osiąganego, jednak niemożliwego do udokumentowania.
Miejsce przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej zlikwidowanych pracodawców
można ustalić samodzielnie za pomocą ogólnodostępnych baz:
• „Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej”, prowadzonej przez
Archiwum Państwowe w Warszawie i dostępnej za pośrednictwem strony internetowej ww.
archiwum;
• Bazy zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy, prowadzonej przez Zakład
Ubezpieczeń Społecznych i dostępnej na stronie internetowej ZUS.
Z poważaniem
z up. MINISTRA KULTURY
I DZIEDZICTWA NARODOWEGO
SEKRETARZ STANU
Maciej Wróbel
-- 6 of 6 --