tel. 222-500-108 ul. Nowogrodzka 1/3/5
info@mrips.gov.pl 00-513 Warszawa
https://www.gov.pl/web/rodzina
BM-II.059.1.513.2024
Warszawa, /elektroniczny znacznik czasu/
Pan
Szymon Hołownia
Marszałek Sejmu
Rzeczypospolitej Polskiej
Szanowny Panie Marszałku,
w odpowiedzi na interpelację numer 5008 Pana Posła Macieja Wróbla dotyczącą
ponownego przeliczenia przyznanych emerytur, po otrzymaniu w sprawie stanowiska
Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w piśmie z 9 października br., znak:
992700.610.36.2024-DER-SEG-WŚ, proszę przyjąć poniższe wyjaśnienia.
Ustalenie uprawnień do świadczeń emerytalno-rentowych i ich kwoty oraz obliczenie
wysokości kapitału początkowego następuje obecnie na podstawie dokumentów
określonych w przepisach ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach
z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych1 oraz w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy
i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia
emerytalno-rentowe2.
Należy podkreślić, że przepisy w tym zakresie zostały skonstruowane w ten sposób, aby
ułatwić wykonanie spoczywającego na ubezpieczonym ciężaru wskazania dowodów
uzasadniających prawo do świadczeń i ich wysokości (art. 116 ust. 5 ustawy emerytalnej).
Ta wskazówka jest również uwzględniana przez organy rentowe przy interpretowaniu tegoż
obowiązku w postępowaniu o świadczenia emerytalno-rentowe. Obowiązujący § 21 ust. 1
ww. rozporządzenia jest regulacją znacznie bardziej elastyczną w stosunku do wcześniej
obowiązującego § 20 rozporządzenia w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-
rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń z dnia 7 lutego 1983 r.3, ponieważ do środków
dowodowych potwierdzających wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu oraz
uposażenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty zalicza
zaświadczenia pracodawcy lub innego płatnika składek, legitymację ubezpieczeniową lub
inny dokument, na podstawie którego można ustalić wysokość wynagrodzenia, dochodu,
przychodu lub uposażenia.
Ponadto, w ramach postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe dopuszczalne jest
przyjęcie także kopii dokumentacji płacowej, sporządzonej przez archiwum lub
uwierzytelnionej kopii, sporządzonej przez inną jednostkę upoważnioną do przechowywania
dokumentacji zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy - w tym przez
prywatnego przechowawcę prowadzącego działalność w tym zakresie (§ 28 ust. 1
rozporządzenia MPiPS z 2011 r.)
1 Dz. U. z 2023 r. poz. 1251, dalej powoływanej jako: „ustawa emerytalna”.
2 Dz. U. Nr 237, poz. 1412, dalej powoływanego jako: „rozporządzenie MPiPS z 2011 r.”.
3 Dz. U. Nr 10 poz. 49, z późn. zm.

-- 1 of 4 --

2
tel. 222-500-108 ul. Nowogrodzka 1/3/5
info@mrips.gov.pl 00-513 Warszawa
https://www.gov.pl/web/rodzina
Zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach4, do zakresu działania archiwów państwowych należy
m.in. wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji
przechowywanych materiałów, a także wydawanie zaświadczeń na podstawie tych
materiałów. Z kolei, na podstawie art. 51 ww. ustawy, na żądanie osoby, której dokumentacja
dotyczy, przedsiębiorca, o którym mowa w art. 51a ust. 1 tej ustawy:
 przekazuje kopie bądź odpisy tej dokumentacji drogą pocztową lub w inny wskazany
przez żądającego sposób, pod wskazany przez niego adres, powiększając kwotę
należności za usługę o poniesione koszty tego przekazania, albo
 zapewnia żądającemu wgląd w dotyczącą go dokumentację w miejscu znajdującym się
na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Co istotne, także oryginał dokumentu, który zainteresowany pozyskał ze swojej
dokumentacji osobowo-płacowej, znajdującej się u nieuprawnionego przechowawcy,
a następnie przedłożył w organie rentowym w celu sporządzenia kopii oraz uwierzytelnienia
- jeżeli spełnia wszystkie wymogi formalne przewidziane dla tego dokumentu - może być
środkiem dowodowym w postępowaniu o świadczenia emerytalno-rentowe.
Podkreślić należy, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych5 w porozumieniu z Ministrem Pracy
i Polityki Społecznej, mając na uwadze sygnalizowane przez zainteresowanych trudności
z udokumentowaniem zarobków sprzed 1980 roku (z powodu zlikwidowania przez niektóre
zakłady pracy dokumentacji płacowej), zajął stanowisko, zgodnie z którym dopuszcza się
możliwość ustalenia wysokości wynagrodzenia na podstawie akt osobowych,
tj. na podstawie umów o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu oraz innych pism
określających wynagrodzenie pracownika, których okres przechowywania wynosił 50 lat
(i w pewnym zakresie wynosi nadal6) od zakończenia pracy przez pracownika w danym
zakładzie pracy.
Wystawiając zaświadczenie o wynagrodzeniu dla potrzeb emerytalno-rentowych na
podstawie dokumentacji zastępczej (akt osobowych pracownika), zakład pracy winien
uwzględnić w zaświadczeniu tylko te składniki wynagrodzenia określonego w aktach
osobowych, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe
składniki w określonej wysokości, np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone
kwotowo itp. Inne składniki wynagrodzenia, np. premie i nagrody, mogą być uwzględnione
tylko wówczas, jeżeli zachowana dokumentacja wskazuje niewątpliwie na ich faktyczną
wypłatę w określonej wysokości, od której została odprowadzona składka na ubezpieczenia
społeczne.
Trzeba zaznaczyć, że organ rentowy jest zobowiązany przyjąć od wnioskodawcy każdy
dokument kadrowo-płacowy. Przedłożone dokumenty, szczególnie te, które nie są
oryginałami, podlegają ocenie dowodowej, nie mają bowiem wiążącego charakteru dla
organu rentowego. W razie powzięcia w trakcie tej oceny wątpliwości co do wiarygodności
lub pochodzenia przedłożonego dokumentu, organ przeprowadza postępowanie
wyjaśniające. Dopiero w przypadku, gdy nie można ustalić podstawy wymiaru składek
w poszczególnych okresach zgodnie z wyżej przedstawionymi zasadami, w grę wchodzić
mogą reguły przewidziane w ust. 2a art. 15 ustawy emerytalnej, zgodnie z którymi, jeżeli nie
można ustalić podstawy wymiaru składek w okresie pozostawania w stosunku pracy
4 Dz. U. z 2020 r. poz. 164.
5 Dalej: „ZUS”.
6 Zob. art. 125a ust. 4-4b ustawy emerytalnej.

-- 2 of 4 --

3
tel. 222-500-108 ul. Nowogrodzka 1/3/5
info@mrips.gov.pl 00-513 Warszawa
https://www.gov.pl/web/rodzina
wskazanym do ustalenia podstawy wymiaru emerytury i renty, za podstawę wymiaru
składek organ rentowy przyjmuje kwotę obowiązującego w tym okresie minimalnego
wynagrodzenia pracowników, proporcjonalnie do okresu podlegania ubezpieczeniu
i wymiaru czasu pracy.
Należy również pamiętać, że od 1 stycznia 1999 r. każde wynagrodzenie, od którego
opłacane są składki na ubezpieczenia jest ewidencjonowane na indywidualnym koncie
ubezpieczonego, prowadzonym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (art. 117 ust. 2
ustawy emerytalnej). W przypadku spraw, które dotyczą składek mających odwzorowanie
na tych kontach, odstępuje się od przyjęcia, że to na ubezpieczonym spoczywa ciężar
wskazania dowodów uzasadniających wysokość świadczeń (art. 116 ust. 5 ustawy
emerytalnej), a dane o podstawie wymiaru składek i wysokości wpłaconych składek
podlegają uwzględnieniu przez organ rentowy na podstawie informacji zarejestrowanych na
koncie ubezpieczonego. Podkreślenia wymaga, że ww. regulacja, wraz z upływem czasu,
będzie miała coraz większe znaczenie w postępowaniu o ustalenie świadczeń emerytalno-
rentowych.
Wszelkie dokumenty przedłożone do wniosku o świadczenie podlegają ocenie organu
rentowego indywidualnie, w oparciu o całokształt zgromadzonej w danej sprawie
dokumentacji. W przypadku odmowy uwzględnienia danych zawartych w przedłożonych
dokumentach, mogących potencjalnie wpłynąć na prawo lub wysokość świadczeń
emerytalno-rentowych, organ rentowy w wydawanej decyzji zamieszcza jej szczegółowe
uzasadnienie, a także informację o możliwości wniesienia sprawy do sądu, który
w postępowaniu odwoławczym ma możliwość uwzględnienia szerszego katalogu środków
dowodowych (w tym np. dowodu z zeznań świadków, czy dowodu z innych dokumentów
związanych z okresem zatrudnienia pracownika), mogących poświadczyć uzyskiwanie
wynagrodzenia.
Obowiązujące regulacje ustawy emerytalnej (odnoszące się do ustalania wysokości
emerytury w ramach systemu tzw. zdefiniowanego świadczenia w stosunku do osób
urodzonych przed 1949 r. oraz wysokości renty) w zakresie obliczania podstawy wymiaru
świadczenia optymalnie uwzględniają interesy ubezpieczonych, również tych, którzy
wysokie zarobki osiągali także w pierwszych okresach swojego zatrudnienia.
Po pierwsze, przepis art. 15 ust. 1 ustawy emerytalnej - zgodnie z którym podstawową
zasadą ustalania podstawy wymiaru świadczenia jest uwzględnianie wynagrodzenia
z kolejnych 10 lat przypadających w ostatnim 20-leciu, poprzedzającym bezpośrednio rok,
w którym zgłoszono wniosek o emeryturę lub rentę - nie ma charakteru przypadkowego.
W regulacji tej przyjęto racjonalne założenie, że 20-letni okres przed przejściem na
emeryturę (rentę) winien najbardziej wiarygodnie obrazować wysokość podstawy wymiaru
składek na ubezpieczenia społeczne. Ponadto, tworząc ten przepis, uwzględniono również
trudności, które mogą napotkać ubezpieczeni przy gromadzeniu dokumentacji dowodowej,
potwierdzającej uzyskiwane zarobki we wcześniejszym okresie w związku z możliwością
niszczenia dokumentacji płacowej przez zakłady pracy. Do końca 1990 r. zakłady pracy nie
były bowiem zobowiązane do przechowywania dokumentacji płacowej przez okres dłuższy
niż 12 lat. Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad
prowadzenia rachunkowości7, obowiązującym od 1 stycznia 1991, wprowadzono przepis
stanowiący, iż okres przechowywania dokumentów płacowych, w oparciu o które można
ustalić podstawę wymiaru emerytury lub renty, jest uzależniony od okresów przewidzianych
7 Dz. U. Nr 10, poz. 35, z późn. zm.

-- 3 of 4 --

4
tel. 222-500-108 ul. Nowogrodzka 1/3/5
info@mrips.gov.pl 00-513 Warszawa
https://www.gov.pl/web/rodzina
w przepisach emerytalno-rentowych, określających zasady ustalania podstawy wymiaru
świadczeń8.
Po drugie, należy pamiętać, że art. 15 ustawy emerytalnej ustawy nie jest jedyną regulacją
decydującą o wymiarze podstawy emerytury lub renty. Zgodnie bowiem z ust. 6 art. 15
ww. ustawy ubezpieczony alternatywnie (na swój wniosek) do obliczenia podstawy wymiaru
świadczenia może wskazać przeciętną podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie
społeczne lub ubezpieczenia emerytalne i rentowe w okresie 20 lat kalendarzowych
przypadających przed rokiem zgłoszenia wniosku, wybranych z całego okresu podlegania
ubezpieczeniu (regulacja ta ewidentnie nakierowana została więc na ochronę interesów
ubezpieczonego).
Ponadto warto wskazać na przepisy art. 112 ustawy emerytalnej umożliwiające
świadczeniobiorcy przeliczenie już ustalonych świadczeń. Na podstawie tej regulacji, jeżeli
emeryt lub rencista odnajdzie dokument potwierdzający jego zarobki (który nie był
uwzględniony przy ustalaniu kwoty świadczenia przez organ rentowy), może zgłosić wniosek
o ponowne ustalenie wysokości świadczenia przez doliczenie nieuwzględnionych
dotychczas w wymiarze świadczenia okresów składkowych. Kwotę przysługującego
świadczenia zwiększa się wówczas, doliczając:
1) do kwoty emerytury, o której mowa w art. 53 ustawy emerytalnej, lub renty z tytułu
całkowitej niezdolności do pracy po 1,3% podstawy wymiaru, ustalonej w wyniku
waloryzacji, za każdy rok okresów składkowych, o których mowa w art. 6 tej ustawy;
2) zaś do kwoty renty z tytułu częściowej niezdolności do pracy oraz do kwoty renty
rodzinnej część wzrostu, o którym mowa w pkt 1, ustaloną przy zastosowaniu
wskaźnika procentowego określonego odpowiednio w art. 62 ust. 2 lub w art. 73 ust. 1
ustawy emerytalnej.
W tej chwili w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie są prowadzone prace
nad zmianami legislacyjnymi, które miałyby na celu przeliczenie świadczeń emerytalnych
przyznanych przez organy rentowe w inny sposób niż wynika to z obowiązujących przepisów
ustawy emerytalnej ani zmianę podstawowych reguł dotyczących obliczania wysokości tych
świadczeń (w tym, szczególności zawartych w art. 53 ust. 1 ustawy emerytalnej).
W Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, jak również w Zakładzie Ubezpieczeń
Społecznych nie przeprowadzano odrębnych analiz, dotyczących emerytur wypłacanych
osobom pracującym w latach 1970-1980.
Z wyrazami szacunku
z up. Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
dr hab. Sebastian Gajewski, prof. uczelni
Podsekretarz Stanu
/-kwalifikowany podpis elektroniczny-/
8 Obecnie, co do zasady, zgodnie z art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej, płatnik składek jest zobowiązany
przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy
wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego
płatnika. Zob. także w tej kwestii ust. 4a-4b i ust. 5 art. 125a ustawy emerytalnej.

-- 4 of 4 --