Interpelacja nr 401
Interpelacja w sprawie możliwych naruszeń prawa popełnionych przez osoby wykonujące zawód notariusza
Zgłaszający:
•
Adresat:
Sprawiedliwość i Sądy (100%)
Treść wystąpienia poselskiego
Interpelacja w sprawie możliwych naruszeń prawa popełnionych przez osoby wykonujące zawód notariusza
Interpelacja nr 401
do ministra sprawiedliwości
w sprawie możliwych naruszeń prawa popełnionych przez osoby wykonujące zawód notariusza
Zgłaszający: Anna Gembicka, Jarosław Sachajko
Data wpływu: 28-12-2023
Szanowny Panie Ministrze,
zgodnie z art. 42 § 1 ustawy Prawo o notariacie (dalej: UPN) nadzór nad działalnością notariuszy i organami samorządu notarialnego sprawuje minister sprawiedliwości osobiście, za pośrednictwem prezesów sądów apelacyjnych lub sądów wojewódzkich (obecnie sądy okręgowe) albo przez wyznaczone osoby.
Zgodnie z art. 58 UPN wniosek o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego mogą zgłosić minister sprawiedliwości lub rada właściwej izby notarialnej po wstępnym wyjaśnieniu okoliczności koniecznych do ustalenia znamion czynu zarzuconego obwinionemu oraz złożeniu wyjaśnień przez obwinionego, chyba że złożenie tych wyjaśnień nie jest możliwe.
W ostatnich dniach dziennikarz portalu Salon 24 Marcin Dobski ujawnił, że zgodnie z dokumentami będącymi w dyspozycji Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w dniu 19 grudnia 2023 r. odbyły się trzy posiedzenia walnych zgromadzeń akcjonariuszy (dalej: WZA) oraz trzy posiedzenia rad nadzorczych (dalej: RN) spółek Polska Agencja Prasowa Spółka Akcyjna, „Telewizja Polska” Spółka Akcyjna oraz Polskie Radio Spółka Akcyjna.
Dokumenty opublikowane przez dziennikarza wskazują również, że jako podstawa zwołania w trybie nadzwyczajnym walnych zgromadzeń akcjonariuszy w aktach notarialnych wskazana została uchwała Sejmu w sprawie przywrócenia ładu prawnego oraz bezstronności i rzetelności mediów publicznych oraz Polskiej Agencji Prasowej. Z sejmowej listy osób głosujących nad tą uchwałą wynika, że minister kultury i dziedzictwa narodowego Bartłomiej Sienkiewicz osobiście brał udział w głosowaniu nad uchwałą na sali sejmowej. Minister kultury i dziedzictwa narodowego nie mógł zatem oświadczyć w akcie notarialnym o podjęciu uchwały przed momentem, w którym fakt ten nastąpił.
W aktach notarialnych wszystkich trzech WZA pan minister wymieniony został jako jednoosobowo reprezentujący Skarb Państwa. WZA miały być następnie podstawą do wyboru składu trzech RN, które następnie odbyły posiedzenia i dokonały wyboru składów zarządów spółek Polska Agencja Prasowa Spółka Akcyjna, „Telewizja Polska” Spółka Akcyjna oraz Polskie Radio Spółka Akcyjna. Wszystkie powyższe czynności prawne miały zostać zaprotokołowane przez notariusza, co nadało im formę aktu notarialnego.
Nadmienię, że wybór składów RN na WZA nie mógł się odbyć zgodnie z prawem, ignorował bowiem przepisy dotyczące Rady Mediów Narodowych i ustawę o Polskiej Agencji Prasowej, co jest przedmiotem oddzielnych pytań i zawiadomień.
Pytania moje dotyczą jednak wątpliwości co do działań notariusz, która sporządziła akty notarialne z tychże czynności.
Zgodnie z art. 2 § 2 ustawy Prawo o notariacie (dalej: UPN) czynności notarialne, dokonane przez notariusza zgodnie z prawem, mają charakter dokumentu urzędowego. Art. 79 UPN zawiera katalog czynności, do których dokonywania władny jest notariusz (czynności notarialne). Zgodnie pkt 4 tegoż przepisu może on spisywać protokoły. Zgodnie z art. 80 § 2 UPN przy dokonywaniu czynności notarialnych notariusz jest obowiązany czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność ta może powodować skutki prawne. Notariusz musi być czynnym uczestnikiem czynności protokołowania, a nie jedynie bezwiednie, bez analizy stanu prawnego i faktycznego, przyjąć i zatwierdzić przygotowaną przez kogoś innego treść dokumentów.
Zgodnie z art. 85 § 1 UPN przy dokonywaniu czynności notarialnej notariusz jest obowiązany stwierdzić tożsamość osób biorących udział w czynności. A więc notariusz, przed rozpoczęciem czynności notarialnych, przy każdym z aktów był zobowiązany do potwierdzenia tożsamości wszystkich osób przy nim stawających.
Zgodnie art. 94 § 1 akt notarialny przed podpisaniem powinien być odczytany przez notariusza lub przez inną osobę w jego obecności. Przy odczytaniu aktu notariusz powinien się przekonać, że osoby biorące udział w czynności dokładnie rozumieją treść oraz znaczenie aktu, a akt jest zgodny z ich wolą.
Jak zostało wskazane w każdym z aktów notarialnych, zostały one sporządzone w kancelarii notarialnej. Aby było to możliwe, notariusz oraz stawający do każdego z aktów musieli fizycznie być obecni w kancelarii notarialnej. Tam stawający mieli obowiązek wysłuchania treści aktów, w których brali udział, a notariusz miał obowiązek ich odczytania. Notariusz, na podstawie przepisów szczególnych, był również zobowiązany do pouczenia stawających do każdego z aktów:
1) o treści art. 422 K.s.h.;
2) o konieczności zgłaszania beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych;
3) o treści rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, a także poinformowania o uchyleniu dyrektywy 95/46/WE;
4) o sposobie i trybie składania wniosku w postępowaniu rejestrowym oraz o obowiązku podania we wniosku numeru wypisu albo wyciągu w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Należy nadmienić, że w aktach tych notariusz nie umieściła tego pouczenia, mimo że obowiązek ten wynika bezpośrednio z UPN.
Stawający przy każdym z aktów oddzielnie musieli również oświadczyć notariuszowi, że akty zostały przyjęte, oraz złożyć stosowne podpisy. Każdy z aktów musiał następnie być podpisany przez notariusza. Notariusz był również zobowiązany do wydania stawającym wypisów przy każdym z aktów.
Ponadto zgodnie z art. 92a § 2 UPN niezwłocznie po sporządzeniu aktu notarialnego zawierającego w swej treści dane stanowiące podstawę wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (a taki obowiązek powstał w przypadku dokonania zmian w składzie organów spółek) albo podlegającego złożeniu do akt rejestrowych podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego notariusz umieszcza jego elektroniczny wypis w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Notariusz opatruje wypis kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zgodnie z art. 92a § 6 UPN z chwilą umieszczenia wypisu lub wyciągu z aktu notarialnego w repozytorium notariusz otrzymuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego zawiadomienie, które zawiera numer dokumentu w repozytorium, a także dzień, miesiąc i rok oraz godzinę i minutę jego umieszczenia w repozytorium. Notariusz dołącza zawiadomienie do oryginału aktu notarialnego oraz wydaje stronie aktu drugi egzemplarz zawiadomienia.
Jako osoba dysponująca szeroką wiedzą z zakresu prawa, w tym praktyki wykonywania zawodów prawniczych, niewątpliwie zdaje sobie Pan Minister sprawę, że wykonanie tych wszystkich czynności po podjęciu uchwały przez Sejm (a więc w 107 minut) było technicznie i praktycznie niemożliwe. Jest to tym bardziej wyraźne, jako że czyniącą przy wszystkich aktach była jedna i ta sama notariusz, a RN nie mogły się ukonstytuować przed dokonaniem czynności prawnych w postaci WZA w stosownej formie.
W związku z powyższym, na podstawie art. 192 ust. 1 Regulaminu Sejmu RP oraz art. 14 ust. 1 pkt 7 ustawy o wykonywaniu mandatu posła i senatora, proszę o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:
1. Czy minister sprawiedliwości jako osoba sprawująca nadzór nad działalnością notariuszy planuje podjąć czynności zmierzające do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego wobec notariusza odpowiedzialnego za przygotowanie tychże aktów? Pragnę nadmienić, że osoba odpowiedzialna za przygotowanie aktów znajduje się w składzie sądu dyscyplinarnego dla notariuszy, co skutkuje obawą, że samorząd notarialny może nie podjąć w tej sprawie stosownych kroków.
2. Czy minister sprawiedliwości planuje podjąć inicjatywę legislacyjną lub działania w innej formie służące przeciwdziałaniu działaniom przedstawicieli notariatu, którzy swój zawód wykonują z uchybieniem przepisów ustaw oraz z naruszeniem powagi zawodu? Pragnę podkreślić, że tego rodzaju osoby wyrządzają szkodę nie tylko osobom korzystającym z usług notariuszy – uczestnikom obrotu prawnego, ale również tym notariuszom, którzy w sposób uczciwy i rzetelny wywiązują się ze swoich obowiązków zawodowych.
Interpelacja nr 401
do ministra sprawiedliwości
w sprawie możliwych naruszeń prawa popełnionych przez osoby wykonujące zawód notariusza
Zgłaszający: Anna Gembicka, Jarosław Sachajko
Data wpływu: 28-12-2023
Szanowny Panie Ministrze,
zgodnie z art. 42 § 1 ustawy Prawo o notariacie (dalej: UPN) nadzór nad działalnością notariuszy i organami samorządu notarialnego sprawuje minister sprawiedliwości osobiście, za pośrednictwem prezesów sądów apelacyjnych lub sądów wojewódzkich (obecnie sądy okręgowe) albo przez wyznaczone osoby.
Zgodnie z art. 58 UPN wniosek o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego mogą zgłosić minister sprawiedliwości lub rada właściwej izby notarialnej po wstępnym wyjaśnieniu okoliczności koniecznych do ustalenia znamion czynu zarzuconego obwinionemu oraz złożeniu wyjaśnień przez obwinionego, chyba że złożenie tych wyjaśnień nie jest możliwe.
W ostatnich dniach dziennikarz portalu Salon 24 Marcin Dobski ujawnił, że zgodnie z dokumentami będącymi w dyspozycji Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w dniu 19 grudnia 2023 r. odbyły się trzy posiedzenia walnych zgromadzeń akcjonariuszy (dalej: WZA) oraz trzy posiedzenia rad nadzorczych (dalej: RN) spółek Polska Agencja Prasowa Spółka Akcyjna, „Telewizja Polska” Spółka Akcyjna oraz Polskie Radio Spółka Akcyjna.
Dokumenty opublikowane przez dziennikarza wskazują również, że jako podstawa zwołania w trybie nadzwyczajnym walnych zgromadzeń akcjonariuszy w aktach notarialnych wskazana została uchwała Sejmu w sprawie przywrócenia ładu prawnego oraz bezstronności i rzetelności mediów publicznych oraz Polskiej Agencji Prasowej. Z sejmowej listy osób głosujących nad tą uchwałą wynika, że minister kultury i dziedzictwa narodowego Bartłomiej Sienkiewicz osobiście brał udział w głosowaniu nad uchwałą na sali sejmowej. Minister kultury i dziedzictwa narodowego nie mógł zatem oświadczyć w akcie notarialnym o podjęciu uchwały przed momentem, w którym fakt ten nastąpił.
W aktach notarialnych wszystkich trzech WZA pan minister wymieniony został jako jednoosobowo reprezentujący Skarb Państwa. WZA miały być następnie podstawą do wyboru składu trzech RN, które następnie odbyły posiedzenia i dokonały wyboru składów zarządów spółek Polska Agencja Prasowa Spółka Akcyjna, „Telewizja Polska” Spółka Akcyjna oraz Polskie Radio Spółka Akcyjna. Wszystkie powyższe czynności prawne miały zostać zaprotokołowane przez notariusza, co nadało im formę aktu notarialnego.
Nadmienię, że wybór składów RN na WZA nie mógł się odbyć zgodnie z prawem, ignorował bowiem przepisy dotyczące Rady Mediów Narodowych i ustawę o Polskiej Agencji Prasowej, co jest przedmiotem oddzielnych pytań i zawiadomień.
Pytania moje dotyczą jednak wątpliwości co do działań notariusz, która sporządziła akty notarialne z tychże czynności.
Zgodnie z art. 2 § 2 ustawy Prawo o notariacie (dalej: UPN) czynności notarialne, dokonane przez notariusza zgodnie z prawem, mają charakter dokumentu urzędowego. Art. 79 UPN zawiera katalog czynności, do których dokonywania władny jest notariusz (czynności notarialne). Zgodnie pkt 4 tegoż przepisu może on spisywać protokoły. Zgodnie z art. 80 § 2 UPN przy dokonywaniu czynności notarialnych notariusz jest obowiązany czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron oraz innych osób, dla których czynność ta może powodować skutki prawne. Notariusz musi być czynnym uczestnikiem czynności protokołowania, a nie jedynie bezwiednie, bez analizy stanu prawnego i faktycznego, przyjąć i zatwierdzić przygotowaną przez kogoś innego treść dokumentów.
Zgodnie z art. 85 § 1 UPN przy dokonywaniu czynności notarialnej notariusz jest obowiązany stwierdzić tożsamość osób biorących udział w czynności. A więc notariusz, przed rozpoczęciem czynności notarialnych, przy każdym z aktów był zobowiązany do potwierdzenia tożsamości wszystkich osób przy nim stawających.
Zgodnie art. 94 § 1 akt notarialny przed podpisaniem powinien być odczytany przez notariusza lub przez inną osobę w jego obecności. Przy odczytaniu aktu notariusz powinien się przekonać, że osoby biorące udział w czynności dokładnie rozumieją treść oraz znaczenie aktu, a akt jest zgodny z ich wolą.
Jak zostało wskazane w każdym z aktów notarialnych, zostały one sporządzone w kancelarii notarialnej. Aby było to możliwe, notariusz oraz stawający do każdego z aktów musieli fizycznie być obecni w kancelarii notarialnej. Tam stawający mieli obowiązek wysłuchania treści aktów, w których brali udział, a notariusz miał obowiązek ich odczytania. Notariusz, na podstawie przepisów szczególnych, był również zobowiązany do pouczenia stawających do każdego z aktów:
1) o treści art. 422 K.s.h.;
2) o konieczności zgłaszania beneficjentów rzeczywistych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych;
3) o treści rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, a także poinformowania o uchyleniu dyrektywy 95/46/WE;
4) o sposobie i trybie składania wniosku w postępowaniu rejestrowym oraz o obowiązku podania we wniosku numeru wypisu albo wyciągu w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Należy nadmienić, że w aktach tych notariusz nie umieściła tego pouczenia, mimo że obowiązek ten wynika bezpośrednio z UPN.
Stawający przy każdym z aktów oddzielnie musieli również oświadczyć notariuszowi, że akty zostały przyjęte, oraz złożyć stosowne podpisy. Każdy z aktów musiał następnie być podpisany przez notariusza. Notariusz był również zobowiązany do wydania stawającym wypisów przy każdym z aktów.
Ponadto zgodnie z art. 92a § 2 UPN niezwłocznie po sporządzeniu aktu notarialnego zawierającego w swej treści dane stanowiące podstawę wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (a taki obowiązek powstał w przypadku dokonania zmian w składzie organów spółek) albo podlegającego złożeniu do akt rejestrowych podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego notariusz umieszcza jego elektroniczny wypis w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Notariusz opatruje wypis kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zgodnie z art. 92a § 6 UPN z chwilą umieszczenia wypisu lub wyciągu z aktu notarialnego w repozytorium notariusz otrzymuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego zawiadomienie, które zawiera numer dokumentu w repozytorium, a także dzień, miesiąc i rok oraz godzinę i minutę jego umieszczenia w repozytorium. Notariusz dołącza zawiadomienie do oryginału aktu notarialnego oraz wydaje stronie aktu drugi egzemplarz zawiadomienia.
Jako osoba dysponująca szeroką wiedzą z zakresu prawa, w tym praktyki wykonywania zawodów prawniczych, niewątpliwie zdaje sobie Pan Minister sprawę, że wykonanie tych wszystkich czynności po podjęciu uchwały przez Sejm (a więc w 107 minut) było technicznie i praktycznie niemożliwe. Jest to tym bardziej wyraźne, jako że czyniącą przy wszystkich aktach była jedna i ta sama notariusz, a RN nie mogły się ukonstytuować przed dokonaniem czynności prawnych w postaci WZA w stosownej formie.
W związku z powyższym, na podstawie art. 192 ust. 1 Regulaminu Sejmu RP oraz art. 14 ust. 1 pkt 7 ustawy o wykonywaniu mandatu posła i senatora, proszę o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:
1. Czy minister sprawiedliwości jako osoba sprawująca nadzór nad działalnością notariuszy planuje podjąć czynności zmierzające do wszczęcia postępowania dyscyplinarnego wobec notariusza odpowiedzialnego za przygotowanie tychże aktów? Pragnę nadmienić, że osoba odpowiedzialna za przygotowanie aktów znajduje się w składzie sądu dyscyplinarnego dla notariuszy, co skutkuje obawą, że samorząd notarialny może nie podjąć w tej sprawie stosownych kroków.
2. Czy minister sprawiedliwości planuje podjąć inicjatywę legislacyjną lub działania w innej formie służące przeciwdziałaniu działaniom przedstawicieli notariatu, którzy swój zawód wykonują z uchybieniem przepisów ustaw oraz z naruszeniem powagi zawodu? Pragnę podkreślić, że tego rodzaju osoby wyrządzają szkodę nie tylko osobom korzystającym z usług notariuszy – uczestnikom obrotu prawnego, ale również tym notariuszom, którzy w sposób uczciwy i rzetelny wywiązują się ze swoich obowiązków zawodowych.
Odpowiedź urzędowa
Podsekretarz stanu Maria Ejchart
Audyt odpowiedzi: Wskaźnik lania wody & konkretności
Przeciętnie konkretna
Automatyczna analiza lingwistyczno-statystyczna pisma resortu
Lanie wody
40%
Konkretność
60%
Odpowiedź standardowa – resort odnosi się merytorycznie do zagadnienia z umiarkowaną ilością danych szczegółowych.
Twarde liczby / kwoty
0 kwot, 0 %
Precyzyjne daty
10
Odpowiedź na punkty
Brak podziału
Gęstość faktów
2.5 / 1k zn.
- Wymienia precyzyjne daty lub terminy (10)
Urzędowe załączniki i odpowiedzi:
Pełna treść wyekstrahowana z załącznika PDF (odpowiedź urzędowa)
17337 znaków
+48 22 52 12 888 Al. Ujazdowskie 11
kontakt@ms.gov.pl 00-950 Warszawa P-33
www.gov.pl/sprawiedliwosc
Podsekretarz Stanu
Maria Ejchart
BK-VII.0520.16.2024
Warszawa, 05 marca 2024 r.
Pan
Szymon Hołownia
Marszałek Sejmu
Rzeczypospolitej Polskiej
Szanowny Panie Marszałku,
w odpowiedzi na interpelację nr 401 Pani Posłanki Anny Gembickiej oraz Pana Posła
Jarosława Sachajki, w sprawie możliwych naruszeń prawa popełnionych przez osoby
wykonujące zawód notariusza, uprzejmie przedstawiam następującą informację.
Na wstępie należy wskazać, że zgodnie z regulacją art. 1 § 1 ustawy z dnia 14 lutego
1991 r. – Prawo o notariacie1 notariusz jest powołany do dokonywania czynności, którym
strony są obowiązane lub pragną nadać formę notarialną (czynności notarialnych). Należy
przy tym wyraźnie wskazać, że notariusz jest obowiązany dokonać czynności notarialnej
(w tym sporządzenia aktu notarialnego), nie tylko w przypadku, gdy dla ważności
czynności prawnej lub uzyskania określonych skutków prawnych, wymagana jest
odpowiednia forma czynności prawnej, ale także w przypadku, gdy strony czynności
prawnej wyrażą taką wolę.
Odnosząc się bezpośrednio do kwestii podniesionych w interpelacji, należy podkreślić,
że regulacje art. 104 ustawy – Prawo o notariacie stanowią, iż notariusz spisuje protokoły
walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek i innych
osób prawnych w przypadkach prawem przewidzianych (§ 1), notariusz spisuje również
protokoły, w tym protokoły dziedziczenia i protokoły związane z zarządem sukcesyjnym
przedsiębiorstwem osoby fizycznej, w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności
i zdarzeń wywołujących skutki prawne, a w szczególności dotyczące stawiennictwa stron
i złożonych przez nie oświadczeń, a także na żądanie strony stawającej - niestawiennictwa
strony drugiej (§ 3). Protokół jest sporządzany przez notariusza w wypadkach, gdy wymaga
tego ustawa (art. 104 § 3 ustawy – Prawo o notariacie), ale również wtedy, gdy żąda tego
strona (art. 1 § 1 ustawy – Prawo o notariacie). Protokoły są dokumentami, których istota
polega na spisaniu określonych zdarzeń w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności
i wydarzeń wywołujących określone skutki prawne. W myśl § 4 powołanego artykułu
protokół sporządza się w formie aktu notarialnego. Spisanie przez notariusza protokołu
jest czynnością notarialną (art. 79 pkt 4 ustawy – Prawo o notariacie w zw. art. 1 § 1 i art.
1 Dz. U. z 2022 r. poz. 1799 z późn. zm.
-- 1 of 6 --
104 § 3 ustawy – Prawo o notariacie), dla której prawo przewiduje formę aktu
notarialnego (art. 104 § 4 ustawy – Prawo o notariacie).
Zgodnie z art. 421 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych2
protokoły walnych zgromadzeń spółek akcyjnych powinny być umieszczone w protokole
sporządzonym przez notariusza. Jednocześnie należy wskazać, że jakkolwiek zgodnie
z art. 104 § 4 ustawy – Prawo o notariacie protokoły spisuje się w formie aktu
notarialnego, to jednak zgodnie z ugruntowanym poglądem doktryny regulację tę należy
rozumieć w ten sposób, że skoro protokoły stanowią czynność notarialną sui generis,
odmienną niż akt notarialny sensu stricto, to należy do nich stosować przepisy o formie
aktu notarialnego, jeżeli z przepisów szczególnych lub z istoty rzeczy nie wynika co
innego3.
Protokół zgromadzenia (w tym walnego zgromadzenia akcjonariuszy), który zgodnie
z art. 104 § 4 ustawy - Prawo o notariacie zostaje spisany jako akt notarialny (w formie
aktu notarialnego), polega na stwierdzeniu faktu powzięcia uchwały w obecności
notariusza o ściśle sformułowanej treści. Równocześnie w doktrynie wskazuje się,
że notariusz nie stwierdza tożsamości wszystkich uczestników np. zgromadzenia
wspólników (walnego zgromadzenia). Rolą notariusza jest bowiem odnotowanie
przebiegu takiego zgromadzenia, do przewodniczącego zgromadzenia należy zaś m.in.
dopuszczanie do udziału w tym zgromadzeniu, a zatem też ustalanie tożsamości
i uprawnienia do uczestniczenia w obradach oraz wykonywania prawa głosu. Przyjęcie
odmiennej konstrukcji, w której to rolą notariusza jest sprawdzanie tożsamości
i legitymacji do udziału w zgromadzeniu, czyniłoby bezprzedmiotowym funkcjonowanie
na tym zgromadzeniu przewodniczącego4. Protokół notarialny zaświadcza więc urzędowo
fakt podjęcia przez walne zgromadzenie uchwały określonej treści. Obowiązki notariusza
w zakresie protokołowania przebiegu walnego zgromadzenia sprowadzają się jedynie do
wyżej wskazanych czynności5.
Należy zaznaczyć, że istnieje różnica między dokumentem sporządzonym w formie aktu
notarialnego a aktem notarialnym polegająca na tym, że do dokumentu w formie aktu
notarialnego - jak to ma miejsce w § 4 art. 104 ustawy – Prawo o notariacie - mają
zastosowanie tylko te przepisy określające wymagania formalne aktu notarialnego, które
dają się pogodzić z istotą i charakterem prawnym danego protokołu. Odmiennie niż ma to
miejsce przy sporządzaniu aktu notarialnego notariusz spisujący protokół walnego
zgromadzenie akcjonariuszy nie jest ani uprawniony, ani zobowiązany do jakiejkolwiek
ingerencji w treść czynności w nim utrwalonych i to nawet w sytuacji, gdyby powziął
wątpliwość, co do ich prawidłowości (np. na skutek udziału w nim osób nieuprawnionych
zgodnie z przepisami ustawy lub statutu spółki). Tym samym okoliczność ta nie może
2 Dz.U. z 2024 r. poz. 18.
3 Vide np. P. Naworski [w:] Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Tytuł III. Spółki kapitałowe.
Dział II. Spółka akcyjna, red. R. Potrzeszcz, T. Siemiątkowski, Warszawa 2012, uwagi do art. 421
k.s.h. (SIP LEX) oraz A.J. Szereda (red.), Prawo o notariacie. Komentarz, Warszawa 2022, uwagi do
art. 104 Pr.Not (SIP LEGALIS) oraz cytowana tam literatura.
4 por. A. Nowacki, Obrady zgromadzenia, cz. 2 s. 63 i n.
5 postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 16 stycznia 2002 r., sygn. akt IV CKN 632/00, Legalis nr
278036; wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 3 marca 2020 r., sygn. akt I ACa 588/19,
Legalis nr 2398598.
-- 2 of 6 --
stanowić skutecznej podstawy odmowy dokonania takiej czynności notarialnej w trybie
określnym w art. 81 i następnych ustawy – Prawo o notariacie.
Jednocześnie art. 481 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych6
(dalej k.s.h.) stanowi, iż uchwały walnego zgromadzenia akcjonariuszy powinny być
umieszczone w protokole sporządzonym przez notariusza. Zgodnie z treścią art. 481 § 2
k.s.h. w protokole walnego zgromadzenia akcjonariuszy stwierdza się prawidłowość
zwołania walnego zgromadzenia i jego zdolność do powzięcia uchwał oraz wymienia się
powzięte uchwały, a przy każdej uchwale: liczbę akcji, z których oddano ważne głosy,
procentowy udział tych akcji w kapitale zakładowym, łączną liczbę ważnych głosów, liczbę
głosów „za”, „przeciw” i „wstrzymujących się” oraz zgłoszone sprzeciwy. Do protokołu
dołącza się listę obecności z podpisami uczestników walnego zgromadzenia oraz listę
akcjonariuszy głosujących korespondencyjnie lub w inny sposób przy wykorzystaniu
środków komunikacji elektronicznej. Dowody zwołania walnego zgromadzenia zarząd
dołącza do księgi protokołów.
Jednym z podstawowych obowiązków notariusza, wynikającym z samej natury czynności
spisania protokołu z obrad zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia), jest jego
bezpośrednie uczestnictwo w obradach od momentu rozpoczęcia do chwili ogłoszenia
zakończenia. Pozostaje to warunkiem koniecznym, służącym prawidłowemu sporządzeniu
protokołu rzetelnie dokumentującego przebieg zgromadzenia. „Sporządzany przez
notariusza protokół z obrad zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) winien
w swej treści zawierać wszystkie poddane pod głosowanie uchwały, włącznie z ilością
głosów oddanych "za", "przeciw" oraz "wstrzymujących się". Taka praktyka prowadzi do
wyeliminowania ewentualnych zarzutów co do braku w treści protokołu prawidłowo
podjętych przez zgromadzenie uchwał. Treść uchwał stanowiących zawartość
notarialnego protokołu z obrad zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia),
w myśl aktualnych zasad wyrażanych przez doktrynę, nie powinna stanowić przedmiotu
refleksji notariusza pod względem merytorycznym. Ocena jej treści winna nastąpić
wyłącznie w zakresie warunków formalnych. Obowiązkiem notariusza będzie więc
prowadzenie badań zmierzających do stwierdzenia, czy uchwała poddawana na
zgromadzeniu pod głosowanie została ujęta w porządku obrad oraz czy jej treść nie
narusza w sposób rażący pozytywnych norm prawnych. Notariusz tylko w pewnym stopniu
zobowiązany jest do badania treści uchwał protokołowanych na zgromadzeniach
wspólników i walnych zgromadzeniach”7. Należy przy tym ponownie podkreślić, że udział
notariusza w walnym zgromadzeniu wspólników ogranicza się wyłączenie do kwestii
formalnych. „Nawet w sytuacji, gdy notariusz dostrzega nieprawidłowości w przebiegu
zgromadzenia, jak na przykład otwarcie i przewodniczenie mu przez osobę, która nie jest
do tego uprawniona zgodnie z przepisami ustawy lub umowy lub statutu, nie powinno to
skutkować odmową sporządzenia przez notariusza protokołu z przebiegu takiego
zgromadzenia. Nie jest to bowiem wystarczająca przesłanka do uznania, że podjęte na
takim zgromadzeniu uchwały są nieważne. Tego rodzaju uchybienia mogą skutkować
6 Dz. U. z 2024 r. poz. 18.
7 R. Wrzecionek, 3.3.1.2. Obowiązki notariusza w trakcie obrad zgromadzenia wspólników (walnego
zgromadzenia) [w:] Czynności notarialne w prawie spółek, Warszawa 2012.
-- 3 of 6 --
stwierdzeniem nieważności podjętych na zgromadzeniu uchwał jedynie wówczas, gdy
mogło ono mieć wpływ na wynik głosowania”8.
W odpowiedzi na pytanie: „czy Minister Sprawiedliwości jako osoba sprawująca nadzór
nad działalnością notariuszy planuje podjąć czynności zmierzające do wszczęcia
postępowania dyscyplinarnego wobec notariusza odpowiedzialnego za przygotowanie
tychże aktów”, uprzejmie informuję, mając w szczególności na uwadze powyższe wywody,
dotyczące roli notariusza w protokołowaniu posiedzenia walnego zgromadza
akcjonariuszy, że aktualnie brak jest podstaw do podjęcia wobec pani notariusz czynności
na podstawie art. 58 ustawy – Prawo o notariacie, w szczególności brak podstaw do
skierowania do sądu dyscyplinarnego wniosku o wszczęcie postępowania
dyscyplinarnego.
Wskazany w interpelacji „upływ 107 minut” jako czas pomiędzy podjęciem przez Sejm RP
uchwały w sprawie przywrócenia ładu prawnego oraz bezstronności i rzetelności mediów
publicznych oraz Polskiej Agencji Prasowej, a końcem dnia 19 grudnia 2023 r.,
w którym zostały przeprowadzone walne zgromadzenia w spółkach Polska Agencja
Prasowa S.A., Telewizja Polska S.A. oraz Polskie Radio S.A., nie jest okolicznością
dostatecznie uzasadniającą podejrzenie popełnienia przez notariusza deliktu
dyscyplinarnego, o którym mowa w art. 50 ustawy – Prawo o notariacie. Możliwość
sporządzenia w tym czasie niezbędnych czynności przez notariusza może ewentualnie
wskazywać na potrzebę przeprowadzenia czynności nadzorczych przez organy samorządu
notarialnego z uwagi na specyfikę zarzutu dotyczącego praktyki notarialnej. Dopiero
wynik przeprowadzonych czynności nadzorczych może skutkować rozważeniem potrzeby
przeprowadzenia czynności w trybie art. 58 ustawy – Prawo o notariacie przez radę
właściwej izby notarialnej lub Ministra Sprawiedliwości.
Niemniej, Minister Sprawiedliwości, celem oceny prawidłowości działalności pani
notariusz Joanny Kończyk, prowadzącej kancelarię notarialną w Warszawie w ramach
sprawowanego nadzoru nad notariatem, zwrócił się do Rady Izby Notarialnej
w Warszawie o przekazanie informacji dotyczących działań nadzorczych podjętych wobec
ww. notariusz oraz przesłanie kopii jej wyjaśnień, od których treści jest uzależnione
podjęcie ewentualnych dalszych czynności w sprawie.
W odpowiedzi na pytanie: „czy Minister Sprawiedliwości planuje podjąć inicjatywę
legislacyjną lub działania w innej formie służące przeciwdziałaniu przedstawicielom
notariatu, który swój zawód wykonują z uchybieniem przepisów ustaw oraz z naruszeniem
powagi zawodu”, uprzejmie informuję, że zgodnie z art. 50 ustawy – Prawo o notariacie
notariusz odpowiada dyscyplinarnie za przewinienia zawodowe, w tym za oczywistą
i rażącą obrazę przepisów prawnych, uchybienia powadze lub godności zawodu, jak
również za niespełnienie obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia, o którym mowa
w art. 19a ww. ustawy, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie jej art. 19b oraz
za niewykonanie obowiązku, przewidzianego w jej art. 71 § 8, i niewykonanie
zobowiązania, o którym mowa w art. 71a § 5, a także za niespełnienie obowiązku,
8 R. Sztyk, Protokół, s. 51; M. Allerhand, Kodeks handlowy, s. 640.
-- 4 of 6 --
o którym mowa w art. 8a ust. 1 ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu
nieruchomości przez cudzoziemców9.
Do orzekania w sprawach dyscyplinarnych są powołane, w trybie wyboru przez walne
zgromadzenia notariuszy izb notarialnych, sądy dyscyplinarne w pierwszej instancji - sądy
dyscyplinarne izb notarialnych, zaś w drugiej instancji - Wyższy Sąd Dyscyplinarny
działający przy Krajowej Izbie Notarialnej.
Wniosek o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego mogą zgłosić Minister
Sprawiedliwości lub rada właściwej izby notarialnej po wstępnym wyjaśnieniu
okoliczności koniecznych do ustalenia znamion czynu zarzuconego obwinionemu oraz
złożeniu wyjaśnień przez obwinionego, chyba że złożenie tych wyjaśnień nie jest możliwe.
Sąd dyscyplinarny może zawiesić w czynnościach zawodowych notariusza, przeciwko
któremu wszczęto postępowanie karne, dyscyplinarne lub o ubezwłasnowolnienie.
Karami dyscyplinarnymi orzekanymi wobec notariuszy są: upomnienie, nagana, kara
pieniężna do wysokości pięciokrotnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia
w sektorze przedsiębiorstw, nie niższa od połowy tego wynagrodzenia, pozbawienie
prawa prowadzenia kancelarii. Wymierzenie kary nagany lub kary pieniężnej pociąga za
sobą niemożność udziału ukaranego w organach samorządu notarialnego i w sądzie
dyscyplinarnym przez okres 3 lat. Osoba, która przestała być notariuszem w związku
z orzeczeniem w tym zakresie kary dyscyplinarnej, może ponownie ubiegać się o
powołanie na notariusza dopiero po upływie 10 lat od dnia uprawomocnienia się
orzeczenia kary pozbawienia prawa prowadzenia kancelarii.
Od orzeczenia sądu dyscyplinarnego pierwszej instancji przysługuje obwinionemu,
rzecznikowi dyscyplinarnemu oraz Ministrowi Sprawiedliwości odwołanie do Wyższego
Sądu Dyscyplinarnego w terminie 14 dni od dnia otrzymania orzeczenia wraz
z uzasadnieniem. Orzeczenie wraz z uzasadnieniem wydane przez Wyższy Sąd
Dyscyplinarny doręcza się rzecznikowi dyscyplinarnemu, obwinionemu, Ministrowi
Sprawiedliwości oraz Krajowej Radzie Notarialnej. Od orzeczenia wydanego przez Wyższy
Sąd Dyscyplinarny przysługuje obwinionemu, rzecznikowi dyscyplinarnemu, Ministrowi
Sprawiedliwości, Rzecznikowi Praw Obywatelskich oraz Krajowej Radzie Notarialnej
kasacja do Sądu Najwyższego. Kasacja może być wniesiona z powodu rażącego naruszenia
prawa, jak również rażącej niewspółmierności kary dyscyplinarnej. Kasację wnosi się do
Sądu Najwyższego za pośrednictwem sądu dyscyplinarnego drugiej instancji w terminie
30 dni od dnia doręczenia orzeczenia z uzasadnieniem. Sąd Najwyższy rozpoznaje kasację
na rozprawie w składzie trzech sędziów.
Jednocześnie należy wskazać, że w odniesieniu do odpowiedzialności dyscyplinarnej
notariuszy, w sprawach nieuregulowanych w ustawie – Prawo o notariacie, stosuje się
odpowiednio przepisy ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego10.
Przepisy te wraz z regulacjami zawartymi w ustawie ustrojowej tworzą jednolity system
prawny normujący odpowiedzialność dyscyplinarną notariuszy. Wynika z tego, że organy
dyscyplinarne muszą obligatoryjnie zastosować przepisy kodeksowe, a nie jest to ich
uprawnienie. W efekcie, w każdym przypadku, gdy przepisy ustawy ustrojowej regulującej
postępowanie dyscyplinarne nie normują wystarczająco jakiegoś zagadnienia,
9 Dz.U. z 2017 r. poz. 2278.
10 Dz.U. z 2024 r. poz. 37.
-- 5 of 6 --
obligatoryjne jest stosowanie norm zawartych w Kodeksie postępowania karnego. Tym
samym w przedmiotowym postępowaniu zastosowanie znajdują również jego przepisy
określające podstawy oraz tryb wyłączenia sędziego, a także jeżeli z powodu wyłączenia
sędziów rozpoznanie sprawy w danym sądzie jest niemożliwe przepis o przekazaniu przez
sąd wyższego rzędu prowadzonej sprawy innemu sądowi równorzędnemu.
Regulacje te uzupełnia przyjęty w ustawie – Prawo o notariacie trójstopniowy system
nadzoru nad działalnością notariuszy obejmujący zadania powierzone radom izb
notarialnych oraz wyznaczonym przez nich wizytatorom – notariuszom, zadania
powierzone prezesom sądów apelacyjnych wykonywane przez sędziów wizytatorów oraz
zadania Ministra Sprawiedliwości wykonywane przez Ministerstwo Sprawiedliwości oraz
wyznaczone osoby.
Jak wynika z powyższego przepisy ustawy – Prawo o notariacie, komplementarnie wraz
ustawą z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego kompleksowo regulują
kwestię postępowania dyscyplinarnego notariuszy jako prawnej reakcji na czyn
stanowiący delikt dyscyplinarny.
Uzupełnieniem tych przepisów jest przedstawiony wyżej oraz funkcjonujący na bieżąco
wielostopniowy system nadzoru nad działalnością notariuszy, ukierunkowany na
eliminację ze strony notariuszy praktyk naruszających przepisy prawa oraz powagę
zawodu.
Z wyrazami szacunku
Maria Ejchart
Podsekretarz Stanu
/podpisano elektronicznie/
-- 6 of 6 --
kontakt@ms.gov.pl 00-950 Warszawa P-33
www.gov.pl/sprawiedliwosc
Podsekretarz Stanu
Maria Ejchart
BK-VII.0520.16.2024
Warszawa, 05 marca 2024 r.
Pan
Szymon Hołownia
Marszałek Sejmu
Rzeczypospolitej Polskiej
Szanowny Panie Marszałku,
w odpowiedzi na interpelację nr 401 Pani Posłanki Anny Gembickiej oraz Pana Posła
Jarosława Sachajki, w sprawie możliwych naruszeń prawa popełnionych przez osoby
wykonujące zawód notariusza, uprzejmie przedstawiam następującą informację.
Na wstępie należy wskazać, że zgodnie z regulacją art. 1 § 1 ustawy z dnia 14 lutego
1991 r. – Prawo o notariacie1 notariusz jest powołany do dokonywania czynności, którym
strony są obowiązane lub pragną nadać formę notarialną (czynności notarialnych). Należy
przy tym wyraźnie wskazać, że notariusz jest obowiązany dokonać czynności notarialnej
(w tym sporządzenia aktu notarialnego), nie tylko w przypadku, gdy dla ważności
czynności prawnej lub uzyskania określonych skutków prawnych, wymagana jest
odpowiednia forma czynności prawnej, ale także w przypadku, gdy strony czynności
prawnej wyrażą taką wolę.
Odnosząc się bezpośrednio do kwestii podniesionych w interpelacji, należy podkreślić,
że regulacje art. 104 ustawy – Prawo o notariacie stanowią, iż notariusz spisuje protokoły
walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek i innych
osób prawnych w przypadkach prawem przewidzianych (§ 1), notariusz spisuje również
protokoły, w tym protokoły dziedziczenia i protokoły związane z zarządem sukcesyjnym
przedsiębiorstwem osoby fizycznej, w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności
i zdarzeń wywołujących skutki prawne, a w szczególności dotyczące stawiennictwa stron
i złożonych przez nie oświadczeń, a także na żądanie strony stawającej - niestawiennictwa
strony drugiej (§ 3). Protokół jest sporządzany przez notariusza w wypadkach, gdy wymaga
tego ustawa (art. 104 § 3 ustawy – Prawo o notariacie), ale również wtedy, gdy żąda tego
strona (art. 1 § 1 ustawy – Prawo o notariacie). Protokoły są dokumentami, których istota
polega na spisaniu określonych zdarzeń w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności
i wydarzeń wywołujących określone skutki prawne. W myśl § 4 powołanego artykułu
protokół sporządza się w formie aktu notarialnego. Spisanie przez notariusza protokołu
jest czynnością notarialną (art. 79 pkt 4 ustawy – Prawo o notariacie w zw. art. 1 § 1 i art.
1 Dz. U. z 2022 r. poz. 1799 z późn. zm.
-- 1 of 6 --
104 § 3 ustawy – Prawo o notariacie), dla której prawo przewiduje formę aktu
notarialnego (art. 104 § 4 ustawy – Prawo o notariacie).
Zgodnie z art. 421 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych2
protokoły walnych zgromadzeń spółek akcyjnych powinny być umieszczone w protokole
sporządzonym przez notariusza. Jednocześnie należy wskazać, że jakkolwiek zgodnie
z art. 104 § 4 ustawy – Prawo o notariacie protokoły spisuje się w formie aktu
notarialnego, to jednak zgodnie z ugruntowanym poglądem doktryny regulację tę należy
rozumieć w ten sposób, że skoro protokoły stanowią czynność notarialną sui generis,
odmienną niż akt notarialny sensu stricto, to należy do nich stosować przepisy o formie
aktu notarialnego, jeżeli z przepisów szczególnych lub z istoty rzeczy nie wynika co
innego3.
Protokół zgromadzenia (w tym walnego zgromadzenia akcjonariuszy), który zgodnie
z art. 104 § 4 ustawy - Prawo o notariacie zostaje spisany jako akt notarialny (w formie
aktu notarialnego), polega na stwierdzeniu faktu powzięcia uchwały w obecności
notariusza o ściśle sformułowanej treści. Równocześnie w doktrynie wskazuje się,
że notariusz nie stwierdza tożsamości wszystkich uczestników np. zgromadzenia
wspólników (walnego zgromadzenia). Rolą notariusza jest bowiem odnotowanie
przebiegu takiego zgromadzenia, do przewodniczącego zgromadzenia należy zaś m.in.
dopuszczanie do udziału w tym zgromadzeniu, a zatem też ustalanie tożsamości
i uprawnienia do uczestniczenia w obradach oraz wykonywania prawa głosu. Przyjęcie
odmiennej konstrukcji, w której to rolą notariusza jest sprawdzanie tożsamości
i legitymacji do udziału w zgromadzeniu, czyniłoby bezprzedmiotowym funkcjonowanie
na tym zgromadzeniu przewodniczącego4. Protokół notarialny zaświadcza więc urzędowo
fakt podjęcia przez walne zgromadzenie uchwały określonej treści. Obowiązki notariusza
w zakresie protokołowania przebiegu walnego zgromadzenia sprowadzają się jedynie do
wyżej wskazanych czynności5.
Należy zaznaczyć, że istnieje różnica między dokumentem sporządzonym w formie aktu
notarialnego a aktem notarialnym polegająca na tym, że do dokumentu w formie aktu
notarialnego - jak to ma miejsce w § 4 art. 104 ustawy – Prawo o notariacie - mają
zastosowanie tylko te przepisy określające wymagania formalne aktu notarialnego, które
dają się pogodzić z istotą i charakterem prawnym danego protokołu. Odmiennie niż ma to
miejsce przy sporządzaniu aktu notarialnego notariusz spisujący protokół walnego
zgromadzenie akcjonariuszy nie jest ani uprawniony, ani zobowiązany do jakiejkolwiek
ingerencji w treść czynności w nim utrwalonych i to nawet w sytuacji, gdyby powziął
wątpliwość, co do ich prawidłowości (np. na skutek udziału w nim osób nieuprawnionych
zgodnie z przepisami ustawy lub statutu spółki). Tym samym okoliczność ta nie może
2 Dz.U. z 2024 r. poz. 18.
3 Vide np. P. Naworski [w:] Kodeks spółek handlowych. Komentarz. Tytuł III. Spółki kapitałowe.
Dział II. Spółka akcyjna, red. R. Potrzeszcz, T. Siemiątkowski, Warszawa 2012, uwagi do art. 421
k.s.h. (SIP LEX) oraz A.J. Szereda (red.), Prawo o notariacie. Komentarz, Warszawa 2022, uwagi do
art. 104 Pr.Not (SIP LEGALIS) oraz cytowana tam literatura.
4 por. A. Nowacki, Obrady zgromadzenia, cz. 2 s. 63 i n.
5 postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 16 stycznia 2002 r., sygn. akt IV CKN 632/00, Legalis nr
278036; wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z dnia 3 marca 2020 r., sygn. akt I ACa 588/19,
Legalis nr 2398598.
-- 2 of 6 --
stanowić skutecznej podstawy odmowy dokonania takiej czynności notarialnej w trybie
określnym w art. 81 i następnych ustawy – Prawo o notariacie.
Jednocześnie art. 481 § 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych6
(dalej k.s.h.) stanowi, iż uchwały walnego zgromadzenia akcjonariuszy powinny być
umieszczone w protokole sporządzonym przez notariusza. Zgodnie z treścią art. 481 § 2
k.s.h. w protokole walnego zgromadzenia akcjonariuszy stwierdza się prawidłowość
zwołania walnego zgromadzenia i jego zdolność do powzięcia uchwał oraz wymienia się
powzięte uchwały, a przy każdej uchwale: liczbę akcji, z których oddano ważne głosy,
procentowy udział tych akcji w kapitale zakładowym, łączną liczbę ważnych głosów, liczbę
głosów „za”, „przeciw” i „wstrzymujących się” oraz zgłoszone sprzeciwy. Do protokołu
dołącza się listę obecności z podpisami uczestników walnego zgromadzenia oraz listę
akcjonariuszy głosujących korespondencyjnie lub w inny sposób przy wykorzystaniu
środków komunikacji elektronicznej. Dowody zwołania walnego zgromadzenia zarząd
dołącza do księgi protokołów.
Jednym z podstawowych obowiązków notariusza, wynikającym z samej natury czynności
spisania protokołu z obrad zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia), jest jego
bezpośrednie uczestnictwo w obradach od momentu rozpoczęcia do chwili ogłoszenia
zakończenia. Pozostaje to warunkiem koniecznym, służącym prawidłowemu sporządzeniu
protokołu rzetelnie dokumentującego przebieg zgromadzenia. „Sporządzany przez
notariusza protokół z obrad zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia) winien
w swej treści zawierać wszystkie poddane pod głosowanie uchwały, włącznie z ilością
głosów oddanych "za", "przeciw" oraz "wstrzymujących się". Taka praktyka prowadzi do
wyeliminowania ewentualnych zarzutów co do braku w treści protokołu prawidłowo
podjętych przez zgromadzenie uchwał. Treść uchwał stanowiących zawartość
notarialnego protokołu z obrad zgromadzenia wspólników (walnego zgromadzenia),
w myśl aktualnych zasad wyrażanych przez doktrynę, nie powinna stanowić przedmiotu
refleksji notariusza pod względem merytorycznym. Ocena jej treści winna nastąpić
wyłącznie w zakresie warunków formalnych. Obowiązkiem notariusza będzie więc
prowadzenie badań zmierzających do stwierdzenia, czy uchwała poddawana na
zgromadzeniu pod głosowanie została ujęta w porządku obrad oraz czy jej treść nie
narusza w sposób rażący pozytywnych norm prawnych. Notariusz tylko w pewnym stopniu
zobowiązany jest do badania treści uchwał protokołowanych na zgromadzeniach
wspólników i walnych zgromadzeniach”7. Należy przy tym ponownie podkreślić, że udział
notariusza w walnym zgromadzeniu wspólników ogranicza się wyłączenie do kwestii
formalnych. „Nawet w sytuacji, gdy notariusz dostrzega nieprawidłowości w przebiegu
zgromadzenia, jak na przykład otwarcie i przewodniczenie mu przez osobę, która nie jest
do tego uprawniona zgodnie z przepisami ustawy lub umowy lub statutu, nie powinno to
skutkować odmową sporządzenia przez notariusza protokołu z przebiegu takiego
zgromadzenia. Nie jest to bowiem wystarczająca przesłanka do uznania, że podjęte na
takim zgromadzeniu uchwały są nieważne. Tego rodzaju uchybienia mogą skutkować
6 Dz. U. z 2024 r. poz. 18.
7 R. Wrzecionek, 3.3.1.2. Obowiązki notariusza w trakcie obrad zgromadzenia wspólników (walnego
zgromadzenia) [w:] Czynności notarialne w prawie spółek, Warszawa 2012.
-- 3 of 6 --
stwierdzeniem nieważności podjętych na zgromadzeniu uchwał jedynie wówczas, gdy
mogło ono mieć wpływ na wynik głosowania”8.
W odpowiedzi na pytanie: „czy Minister Sprawiedliwości jako osoba sprawująca nadzór
nad działalnością notariuszy planuje podjąć czynności zmierzające do wszczęcia
postępowania dyscyplinarnego wobec notariusza odpowiedzialnego za przygotowanie
tychże aktów”, uprzejmie informuję, mając w szczególności na uwadze powyższe wywody,
dotyczące roli notariusza w protokołowaniu posiedzenia walnego zgromadza
akcjonariuszy, że aktualnie brak jest podstaw do podjęcia wobec pani notariusz czynności
na podstawie art. 58 ustawy – Prawo o notariacie, w szczególności brak podstaw do
skierowania do sądu dyscyplinarnego wniosku o wszczęcie postępowania
dyscyplinarnego.
Wskazany w interpelacji „upływ 107 minut” jako czas pomiędzy podjęciem przez Sejm RP
uchwały w sprawie przywrócenia ładu prawnego oraz bezstronności i rzetelności mediów
publicznych oraz Polskiej Agencji Prasowej, a końcem dnia 19 grudnia 2023 r.,
w którym zostały przeprowadzone walne zgromadzenia w spółkach Polska Agencja
Prasowa S.A., Telewizja Polska S.A. oraz Polskie Radio S.A., nie jest okolicznością
dostatecznie uzasadniającą podejrzenie popełnienia przez notariusza deliktu
dyscyplinarnego, o którym mowa w art. 50 ustawy – Prawo o notariacie. Możliwość
sporządzenia w tym czasie niezbędnych czynności przez notariusza może ewentualnie
wskazywać na potrzebę przeprowadzenia czynności nadzorczych przez organy samorządu
notarialnego z uwagi na specyfikę zarzutu dotyczącego praktyki notarialnej. Dopiero
wynik przeprowadzonych czynności nadzorczych może skutkować rozważeniem potrzeby
przeprowadzenia czynności w trybie art. 58 ustawy – Prawo o notariacie przez radę
właściwej izby notarialnej lub Ministra Sprawiedliwości.
Niemniej, Minister Sprawiedliwości, celem oceny prawidłowości działalności pani
notariusz Joanny Kończyk, prowadzącej kancelarię notarialną w Warszawie w ramach
sprawowanego nadzoru nad notariatem, zwrócił się do Rady Izby Notarialnej
w Warszawie o przekazanie informacji dotyczących działań nadzorczych podjętych wobec
ww. notariusz oraz przesłanie kopii jej wyjaśnień, od których treści jest uzależnione
podjęcie ewentualnych dalszych czynności w sprawie.
W odpowiedzi na pytanie: „czy Minister Sprawiedliwości planuje podjąć inicjatywę
legislacyjną lub działania w innej formie służące przeciwdziałaniu przedstawicielom
notariatu, który swój zawód wykonują z uchybieniem przepisów ustaw oraz z naruszeniem
powagi zawodu”, uprzejmie informuję, że zgodnie z art. 50 ustawy – Prawo o notariacie
notariusz odpowiada dyscyplinarnie za przewinienia zawodowe, w tym za oczywistą
i rażącą obrazę przepisów prawnych, uchybienia powadze lub godności zawodu, jak
również za niespełnienie obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia, o którym mowa
w art. 19a ww. ustawy, zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie jej art. 19b oraz
za niewykonanie obowiązku, przewidzianego w jej art. 71 § 8, i niewykonanie
zobowiązania, o którym mowa w art. 71a § 5, a także za niespełnienie obowiązku,
8 R. Sztyk, Protokół, s. 51; M. Allerhand, Kodeks handlowy, s. 640.
-- 4 of 6 --
o którym mowa w art. 8a ust. 1 ustawy z dnia 24 marca 1920 r. o nabywaniu
nieruchomości przez cudzoziemców9.
Do orzekania w sprawach dyscyplinarnych są powołane, w trybie wyboru przez walne
zgromadzenia notariuszy izb notarialnych, sądy dyscyplinarne w pierwszej instancji - sądy
dyscyplinarne izb notarialnych, zaś w drugiej instancji - Wyższy Sąd Dyscyplinarny
działający przy Krajowej Izbie Notarialnej.
Wniosek o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego mogą zgłosić Minister
Sprawiedliwości lub rada właściwej izby notarialnej po wstępnym wyjaśnieniu
okoliczności koniecznych do ustalenia znamion czynu zarzuconego obwinionemu oraz
złożeniu wyjaśnień przez obwinionego, chyba że złożenie tych wyjaśnień nie jest możliwe.
Sąd dyscyplinarny może zawiesić w czynnościach zawodowych notariusza, przeciwko
któremu wszczęto postępowanie karne, dyscyplinarne lub o ubezwłasnowolnienie.
Karami dyscyplinarnymi orzekanymi wobec notariuszy są: upomnienie, nagana, kara
pieniężna do wysokości pięciokrotnego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia
w sektorze przedsiębiorstw, nie niższa od połowy tego wynagrodzenia, pozbawienie
prawa prowadzenia kancelarii. Wymierzenie kary nagany lub kary pieniężnej pociąga za
sobą niemożność udziału ukaranego w organach samorządu notarialnego i w sądzie
dyscyplinarnym przez okres 3 lat. Osoba, która przestała być notariuszem w związku
z orzeczeniem w tym zakresie kary dyscyplinarnej, może ponownie ubiegać się o
powołanie na notariusza dopiero po upływie 10 lat od dnia uprawomocnienia się
orzeczenia kary pozbawienia prawa prowadzenia kancelarii.
Od orzeczenia sądu dyscyplinarnego pierwszej instancji przysługuje obwinionemu,
rzecznikowi dyscyplinarnemu oraz Ministrowi Sprawiedliwości odwołanie do Wyższego
Sądu Dyscyplinarnego w terminie 14 dni od dnia otrzymania orzeczenia wraz
z uzasadnieniem. Orzeczenie wraz z uzasadnieniem wydane przez Wyższy Sąd
Dyscyplinarny doręcza się rzecznikowi dyscyplinarnemu, obwinionemu, Ministrowi
Sprawiedliwości oraz Krajowej Radzie Notarialnej. Od orzeczenia wydanego przez Wyższy
Sąd Dyscyplinarny przysługuje obwinionemu, rzecznikowi dyscyplinarnemu, Ministrowi
Sprawiedliwości, Rzecznikowi Praw Obywatelskich oraz Krajowej Radzie Notarialnej
kasacja do Sądu Najwyższego. Kasacja może być wniesiona z powodu rażącego naruszenia
prawa, jak również rażącej niewspółmierności kary dyscyplinarnej. Kasację wnosi się do
Sądu Najwyższego za pośrednictwem sądu dyscyplinarnego drugiej instancji w terminie
30 dni od dnia doręczenia orzeczenia z uzasadnieniem. Sąd Najwyższy rozpoznaje kasację
na rozprawie w składzie trzech sędziów.
Jednocześnie należy wskazać, że w odniesieniu do odpowiedzialności dyscyplinarnej
notariuszy, w sprawach nieuregulowanych w ustawie – Prawo o notariacie, stosuje się
odpowiednio przepisy ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks postępowania karnego10.
Przepisy te wraz z regulacjami zawartymi w ustawie ustrojowej tworzą jednolity system
prawny normujący odpowiedzialność dyscyplinarną notariuszy. Wynika z tego, że organy
dyscyplinarne muszą obligatoryjnie zastosować przepisy kodeksowe, a nie jest to ich
uprawnienie. W efekcie, w każdym przypadku, gdy przepisy ustawy ustrojowej regulującej
postępowanie dyscyplinarne nie normują wystarczająco jakiegoś zagadnienia,
9 Dz.U. z 2017 r. poz. 2278.
10 Dz.U. z 2024 r. poz. 37.
-- 5 of 6 --
obligatoryjne jest stosowanie norm zawartych w Kodeksie postępowania karnego. Tym
samym w przedmiotowym postępowaniu zastosowanie znajdują również jego przepisy
określające podstawy oraz tryb wyłączenia sędziego, a także jeżeli z powodu wyłączenia
sędziów rozpoznanie sprawy w danym sądzie jest niemożliwe przepis o przekazaniu przez
sąd wyższego rzędu prowadzonej sprawy innemu sądowi równorzędnemu.
Regulacje te uzupełnia przyjęty w ustawie – Prawo o notariacie trójstopniowy system
nadzoru nad działalnością notariuszy obejmujący zadania powierzone radom izb
notarialnych oraz wyznaczonym przez nich wizytatorom – notariuszom, zadania
powierzone prezesom sądów apelacyjnych wykonywane przez sędziów wizytatorów oraz
zadania Ministra Sprawiedliwości wykonywane przez Ministerstwo Sprawiedliwości oraz
wyznaczone osoby.
Jak wynika z powyższego przepisy ustawy – Prawo o notariacie, komplementarnie wraz
ustawą z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks postępowania karnego kompleksowo regulują
kwestię postępowania dyscyplinarnego notariuszy jako prawnej reakcji na czyn
stanowiący delikt dyscyplinarny.
Uzupełnieniem tych przepisów jest przedstawiony wyżej oraz funkcjonujący na bieżąco
wielostopniowy system nadzoru nad działalnością notariuszy, ukierunkowany na
eliminację ze strony notariuszy praktyk naruszających przepisy prawa oraz powagę
zawodu.
Z wyrazami szacunku
Maria Ejchart
Podsekretarz Stanu
/podpisano elektronicznie/
-- 6 of 6 --