Interpelacja nr 3510
Interpelacja w sprawie zmiany sposobu doręczania pism urzędowych z ZUS
Zgłaszający:
•
Adresat:
Podatki i Finanse (35%)
Edukacja i Szkolnictwo (35%)
Treść wystąpienia poselskiego
Interpelacja w sprawie zmiany sposobu doręczania pism urzędowych z ZUS
Interpelacja nr 3510
do ministra rodziny, pracy i polityki społecznej
w sprawie zmiany sposobu doręczania pism urzędowych z ZUS
Zgłaszający: Anna Schmidt
Data wpływu: 24-06-2024
Szanowna Pani Minister,
chciałabym zwrócić uwagę Pani Minister na kwestię procedur związanych z wysyłaniem korespondencji przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), a w szczególności doręczania decyzji administracyjnych związanych ze świadczeniami. Obecna praktyka, polegająca na wysyłaniu decyzji listem zwykłym, rodzi poważne wątpliwości co do rzetelności i pewności doręczenia tych kluczowych dokumentów do adresatów.
Powszechnie wiadomo, że w wielu przypadkach, szczególnie w małych miejscowościach i na wsiach, gdzie mieszkańcy nie posiadają skrzynek pocztowych, listy są pozostawiane przez listonoszy w bramach posesji. Takie praktyki, zwłaszcza w przypadku niekorzystnych warunków atmosferycznych, mogą prowadzić do tego, że przesyłki nie trafiają do adresatów. W efekcie wiele osób nie otrzymuje decyzji ZUS na czas, co uniemożliwia im złożenie odwołania w ustawowych terminach. Jest to szczególnie dotkliwe w sytuacjach, gdy decyzje te dotyczą istotnych kwestii związanych z prawem do świadczeń emerytalnych, rentowych czy zasiłków.
Dodatkowo należy zwrócić uwagę na fakt, że brak pewności doręczenia przesyłek z ZUS może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych dla obywateli. Osoby, które nie otrzymały na czas decyzji administracyjnej, mogą nie mieć świadomości o konieczności podjęcia określonych działań, co z kolei może skutkować utratą prawa do świadczeń lub innymi niekorzystnymi skutkami prawnymi.
Biorąc pod uwagę powyższe, wydaje się zasadne, aby decyzje ZUS były wysyłane listem poleconym, co zapewniłoby dowód doręczenia oraz gwarancję odbioru przesyłki przez adresata. Taka zmiana procedur nie tylko poprawiłaby jakość usług świadczonych przez ZUS, ale również zwiększyłaby zaufanie obywateli do instytucji państwowych.
W związku z powyższym uprzejmie proszę o odpowiedź na następujące pytania:
1. Czy ministerstwo rozważa zmianę procedury wysyłania decyzji administracyjnych przez ZUS z listów zwykłych na listy polecone, tak aby zagwarantować skuteczne doręczenie?
2. Jakie kroki są obecnie podejmowane, aby poprawić skuteczność i niezawodność doręczania korespondencji z ZUS do obywateli?
3. Czy istnieją plany wprowadzenia bardziej rygorystycznych standardów doręczania ważnych dokumentów w małych miejscowościach?
4. Czy ministerstwo ma świadomość problemów, jakie wynikają z obecnych praktyk doręczania korespondencji przez ZUS, i jakie działania są planowane w celu ich rozwiązania?
Interpelacja nr 3510
do ministra rodziny, pracy i polityki społecznej
w sprawie zmiany sposobu doręczania pism urzędowych z ZUS
Zgłaszający: Anna Schmidt
Data wpływu: 24-06-2024
Szanowna Pani Minister,
chciałabym zwrócić uwagę Pani Minister na kwestię procedur związanych z wysyłaniem korespondencji przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), a w szczególności doręczania decyzji administracyjnych związanych ze świadczeniami. Obecna praktyka, polegająca na wysyłaniu decyzji listem zwykłym, rodzi poważne wątpliwości co do rzetelności i pewności doręczenia tych kluczowych dokumentów do adresatów.
Powszechnie wiadomo, że w wielu przypadkach, szczególnie w małych miejscowościach i na wsiach, gdzie mieszkańcy nie posiadają skrzynek pocztowych, listy są pozostawiane przez listonoszy w bramach posesji. Takie praktyki, zwłaszcza w przypadku niekorzystnych warunków atmosferycznych, mogą prowadzić do tego, że przesyłki nie trafiają do adresatów. W efekcie wiele osób nie otrzymuje decyzji ZUS na czas, co uniemożliwia im złożenie odwołania w ustawowych terminach. Jest to szczególnie dotkliwe w sytuacjach, gdy decyzje te dotyczą istotnych kwestii związanych z prawem do świadczeń emerytalnych, rentowych czy zasiłków.
Dodatkowo należy zwrócić uwagę na fakt, że brak pewności doręczenia przesyłek z ZUS może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych dla obywateli. Osoby, które nie otrzymały na czas decyzji administracyjnej, mogą nie mieć świadomości o konieczności podjęcia określonych działań, co z kolei może skutkować utratą prawa do świadczeń lub innymi niekorzystnymi skutkami prawnymi.
Biorąc pod uwagę powyższe, wydaje się zasadne, aby decyzje ZUS były wysyłane listem poleconym, co zapewniłoby dowód doręczenia oraz gwarancję odbioru przesyłki przez adresata. Taka zmiana procedur nie tylko poprawiłaby jakość usług świadczonych przez ZUS, ale również zwiększyłaby zaufanie obywateli do instytucji państwowych.
W związku z powyższym uprzejmie proszę o odpowiedź na następujące pytania:
1. Czy ministerstwo rozważa zmianę procedury wysyłania decyzji administracyjnych przez ZUS z listów zwykłych na listy polecone, tak aby zagwarantować skuteczne doręczenie?
2. Jakie kroki są obecnie podejmowane, aby poprawić skuteczność i niezawodność doręczania korespondencji z ZUS do obywateli?
3. Czy istnieją plany wprowadzenia bardziej rygorystycznych standardów doręczania ważnych dokumentów w małych miejscowościach?
4. Czy ministerstwo ma świadomość problemów, jakie wynikają z obecnych praktyk doręczania korespondencji przez ZUS, i jakie działania są planowane w celu ich rozwiązania?
Odpowiedź urzędowa
Podsekretarz stanu Sebastian Gajewski
Audyt odpowiedzi: Wskaźnik lania wody & konkretności
Bardzo konkretna
Automatyczna analiza lingwistyczno-statystyczna pisma resortu
Lanie wody
16%
Konkretność
84%
Odpowiedź wysoce rzeczowa – zawiera liczne dane twarde, kwoty, daty lub bezpośrednie odniesienie do zadanych pytań.
Twarde liczby / kwoty
0 kwot, 2 %
Precyzyjne daty
3
Odpowiedź na punkty
Brak podziału
Gęstość faktów
6.1 / 1k zn.
- Podaje wskaźniki procentowe (2)
- Wymienia precyzyjne daty lub terminy (3)
Urzędowe załączniki i odpowiedzi:
Pełna treść wyekstrahowana z załącznika PDF (odpowiedź urzędowa)
5923 znaków
tel. 222-500-108 ul. Nowogrodzka 1/3/5
info@mrips.gov.pl 00-513 Warszawa
https://www.gov.pl/web/rodzina
BM-II.059.1.354.2024
Warszawa, dnia /elektroniczny znacznik czasu/
Pan
Szymon Hołownia
Marszałek Sejmu
Rzeczypospolitej Polskiej
Szanowny Panie Marszałku,
w odpowiedzi na interpelację nr 3510 Pani Posłanki Anny Schmidt w sprawie zmiany
sposobu doręczania pism urzędowych z ZUS, po uzyskaniu stanowiska Zakładu Ubezpieczeń
Społecznych (ZUS), proszę przyjąć poniższe informacje.
Kluczowe znaczenie dla sposobu wysyłki korespondencji stosowanego przez ZUS mają
przepisy art. 71a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych1
umożliwiające ZUS przesyłanie pism i decyzji listem zwykłym, a równocześnie
pozostawiające, w razie sporu, ciężar dowodu doręczenia tych pism lub decyzji po stronie
Zakładu.
ZUS korzysta ze szczególnej regulacji art. 71a ww. ustawy, dopuszczającej możliwość
rezygnacji z zasady doręczeń za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, z uwagi na skalę swojej
działalności oraz fakt, że dysponowanie środkami publicznymi wiąże się z koniecznością
metodycznego działania. Wysyłka listów zwykłych może mieć charakter masowy i być
organizowana maszynowo, są one również znacząco tańsze od listów poleconych oraz
doręczanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
W Zakładzie obowiązują wewnętrzne standardy wysyłki korespondencji określające rodzaje
przesyłek stosowanych do wysyłki pism i decyzji. Przy ich opracowaniu ZUS kierował się
obowiązującymi przepisami prawa, ale również efektywnością kosztową.
W przypadku standardów obowiązujących w obszarze świadczeń długoterminowych
istotnym czynnikiem była także troska o ochronę danych osobowych świadczeniobiorców
oraz dążenie do zminimalizowania liczby incydentów naruszenia danych osobowych.
Przesyłkami innymi niż listy zwykłe są wysyłane m.in. pisma i decyzje, których:
sposób doręczenia jest uregulowany w odrębnych przepisach,
udokumentowanie odbioru jest niezbędne dla celów dowodowych np. ze względu na
skutki nieprzedłożenia wymaganych dokumentów lub uzupełnienia danych
niezbędnych do wydania decyzji,
zawierające w swojej treści lub załącznikach dane i informacje wrażliwe lub/i numer
Pesel klientów (np. indywidualnie wysyłane deklaracje PIT, legitymacje emeryta-
rencisty, orzeczenia komisji lekarskiej, pisma w sprawie potrąceń ze świadczeń itp.),
zawierają w załączeniu oryginalne dokumenty.
1 Dz.U. z 2024 r. poz. 497, z późn. zm.
-- 1 of 3 --
tel. 222-500-108 ul. Nowogrodzka 1/3/5
info@mrips.gov.pl 00-513 Warszawa
https://www.gov.pl/web/rodzina
W 2023 r. z obszaru krajowych świadczeń długoterminowych przekazano do wysłania
32 433 093 przesyłek, wliczając w to:
listem zwykłym: 29 376 206 (w tym 24 878 902 w ramach akcji masowych i 4 497 304
pism i decyzji dotyczących bieżących wniosków),
listem poleconym : 2 339 876 pism i decyzji dotyczących bieżących wniosków,
listem poleconym z potwierdzeniem odbioru: 717 011 pism i decyzji dotyczących
bieżących wniosków.
Koszty wysyłki samych 7 554 191 przesyłek zawierających pisma i decyzje dotyczące
bieżąco zgłoszonych wniosków z zakresu emerytalno-rentowego (bez wysyłek masowych)
wyniosły w skali roku 22 682 264,33 zł. Niemal 1/5 poniesionych z tego tytułu kosztów
wyniosły koszty listów poleconych z potwierdzeniem odbioru, które stanowiły 9,5% tych
przesyłek (17,83%, czyli 4 044 608,46 zł).
Obecnie przyjęte w Zakładzie rozwiązania podyktowane są dbałością o przestrzeganie:
obowiązujących przepisów, zasad wykorzystania środków publicznych i ochronę interesów
zainteresowanych, przede wszystkim wnioskodawców (ciężar dowodzenia faktu
skutecznego doręczenia decyzji administracyjnej wysłanej listem zwykłym spoczywa na
organie rentowym). Zapewnienie niezawodności doręczania korespondencji należy do
odpowiedzialności operatora pocztowego, któremu ZUS powierza realizację usług
pocztowych.
Sytuacje opisane w interpelacji jako powszechne, tj. nieotrzymywanie decyzji z ZUS wskutek
jej pozostawienia przez listonosza w bramie posesji, nie znajdują potwierdzenia w treści
korespondencji świadczeniobiorców kierowanej do ZUS, która jedynie w nielicznych
przypadkach zawiera tego typu zarzuty. Skala przypadków, w których świadczeniobiorcy
obarczają ZUS winą za działanie pracowników Poczty Polskiej nie uzasadnia – w ocenie ZUS
– podjęcia przez ZUS kroków zmierzających do zmiany przyjętych standardów wysyłki
korespondencji z obszaru emerytalno-rentowego. Niemniej, ZUS monitoruje tego rodzaju
sytuacje, które są mu zgłaszane, i podejmuje działania zmierzające do ich wyjaśnienia.
W kwestii nieposiadania skrzynki pocztowej przez adresata korespondencji, należy wskazać,
że art. 40 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe2 deklaruje obowiązek
posiadania oddawczej skrzynki pocztowej i określa formy jego realizacji, w tym dla obszarów
wiejskich i obszarów o rozproszonej zabudowie. Dodatkowo, wskazać należy, że miejsce
zamieszkania adresata pisma nie jest kryterium warunkującym i określającym sposób
doręczania korespondencji z organu rentowego. Kwestie doręczania przesyłek reguluje
przywołana wyżej ustawa – Prawo Pocztowe.
Z tych powodów Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie prowadzi w tej chwili
prac zmierzających do zmiany wynikających z art. 71a ustawy z dnia 13 października 1998 r.
o systemie ubezpieczeń społecznych zasad doręczeń pism i decyzji w sprawach z zakresu
ubezpieczeń społecznych. Niemniej, we współdziałaniu z ZUS, będziemy monitorować
2 Prawo Pocztowe (Dz.U. z 2023, poz. 1640, z późn. zm.).
-- 2 of 3 --
tel. 222-500-108 ul. Nowogrodzka 1/3/5
info@mrips.gov.pl 00-513 Warszawa
https://www.gov.pl/web/rodzina
stosowanie tego przepisu i wszelkie zgłaszane problemy wynikające z przewidzianego nim
rozwiązania.
Z wyrazami szacunku
z up. Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
dr hab. Sebastian Gajewski, prof. uczelni
Podsekretarz Stanu
/-kwalifikowany podpis elektroniczny-/
-- 3 of 3 --
info@mrips.gov.pl 00-513 Warszawa
https://www.gov.pl/web/rodzina
BM-II.059.1.354.2024
Warszawa, dnia /elektroniczny znacznik czasu/
Pan
Szymon Hołownia
Marszałek Sejmu
Rzeczypospolitej Polskiej
Szanowny Panie Marszałku,
w odpowiedzi na interpelację nr 3510 Pani Posłanki Anny Schmidt w sprawie zmiany
sposobu doręczania pism urzędowych z ZUS, po uzyskaniu stanowiska Zakładu Ubezpieczeń
Społecznych (ZUS), proszę przyjąć poniższe informacje.
Kluczowe znaczenie dla sposobu wysyłki korespondencji stosowanego przez ZUS mają
przepisy art. 71a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych1
umożliwiające ZUS przesyłanie pism i decyzji listem zwykłym, a równocześnie
pozostawiające, w razie sporu, ciężar dowodu doręczenia tych pism lub decyzji po stronie
Zakładu.
ZUS korzysta ze szczególnej regulacji art. 71a ww. ustawy, dopuszczającej możliwość
rezygnacji z zasady doręczeń za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, z uwagi na skalę swojej
działalności oraz fakt, że dysponowanie środkami publicznymi wiąże się z koniecznością
metodycznego działania. Wysyłka listów zwykłych może mieć charakter masowy i być
organizowana maszynowo, są one również znacząco tańsze od listów poleconych oraz
doręczanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
W Zakładzie obowiązują wewnętrzne standardy wysyłki korespondencji określające rodzaje
przesyłek stosowanych do wysyłki pism i decyzji. Przy ich opracowaniu ZUS kierował się
obowiązującymi przepisami prawa, ale również efektywnością kosztową.
W przypadku standardów obowiązujących w obszarze świadczeń długoterminowych
istotnym czynnikiem była także troska o ochronę danych osobowych świadczeniobiorców
oraz dążenie do zminimalizowania liczby incydentów naruszenia danych osobowych.
Przesyłkami innymi niż listy zwykłe są wysyłane m.in. pisma i decyzje, których:
sposób doręczenia jest uregulowany w odrębnych przepisach,
udokumentowanie odbioru jest niezbędne dla celów dowodowych np. ze względu na
skutki nieprzedłożenia wymaganych dokumentów lub uzupełnienia danych
niezbędnych do wydania decyzji,
zawierające w swojej treści lub załącznikach dane i informacje wrażliwe lub/i numer
Pesel klientów (np. indywidualnie wysyłane deklaracje PIT, legitymacje emeryta-
rencisty, orzeczenia komisji lekarskiej, pisma w sprawie potrąceń ze świadczeń itp.),
zawierają w załączeniu oryginalne dokumenty.
1 Dz.U. z 2024 r. poz. 497, z późn. zm.
-- 1 of 3 --
tel. 222-500-108 ul. Nowogrodzka 1/3/5
info@mrips.gov.pl 00-513 Warszawa
https://www.gov.pl/web/rodzina
W 2023 r. z obszaru krajowych świadczeń długoterminowych przekazano do wysłania
32 433 093 przesyłek, wliczając w to:
listem zwykłym: 29 376 206 (w tym 24 878 902 w ramach akcji masowych i 4 497 304
pism i decyzji dotyczących bieżących wniosków),
listem poleconym : 2 339 876 pism i decyzji dotyczących bieżących wniosków,
listem poleconym z potwierdzeniem odbioru: 717 011 pism i decyzji dotyczących
bieżących wniosków.
Koszty wysyłki samych 7 554 191 przesyłek zawierających pisma i decyzje dotyczące
bieżąco zgłoszonych wniosków z zakresu emerytalno-rentowego (bez wysyłek masowych)
wyniosły w skali roku 22 682 264,33 zł. Niemal 1/5 poniesionych z tego tytułu kosztów
wyniosły koszty listów poleconych z potwierdzeniem odbioru, które stanowiły 9,5% tych
przesyłek (17,83%, czyli 4 044 608,46 zł).
Obecnie przyjęte w Zakładzie rozwiązania podyktowane są dbałością o przestrzeganie:
obowiązujących przepisów, zasad wykorzystania środków publicznych i ochronę interesów
zainteresowanych, przede wszystkim wnioskodawców (ciężar dowodzenia faktu
skutecznego doręczenia decyzji administracyjnej wysłanej listem zwykłym spoczywa na
organie rentowym). Zapewnienie niezawodności doręczania korespondencji należy do
odpowiedzialności operatora pocztowego, któremu ZUS powierza realizację usług
pocztowych.
Sytuacje opisane w interpelacji jako powszechne, tj. nieotrzymywanie decyzji z ZUS wskutek
jej pozostawienia przez listonosza w bramie posesji, nie znajdują potwierdzenia w treści
korespondencji świadczeniobiorców kierowanej do ZUS, która jedynie w nielicznych
przypadkach zawiera tego typu zarzuty. Skala przypadków, w których świadczeniobiorcy
obarczają ZUS winą za działanie pracowników Poczty Polskiej nie uzasadnia – w ocenie ZUS
– podjęcia przez ZUS kroków zmierzających do zmiany przyjętych standardów wysyłki
korespondencji z obszaru emerytalno-rentowego. Niemniej, ZUS monitoruje tego rodzaju
sytuacje, które są mu zgłaszane, i podejmuje działania zmierzające do ich wyjaśnienia.
W kwestii nieposiadania skrzynki pocztowej przez adresata korespondencji, należy wskazać,
że art. 40 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe2 deklaruje obowiązek
posiadania oddawczej skrzynki pocztowej i określa formy jego realizacji, w tym dla obszarów
wiejskich i obszarów o rozproszonej zabudowie. Dodatkowo, wskazać należy, że miejsce
zamieszkania adresata pisma nie jest kryterium warunkującym i określającym sposób
doręczania korespondencji z organu rentowego. Kwestie doręczania przesyłek reguluje
przywołana wyżej ustawa – Prawo Pocztowe.
Z tych powodów Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie prowadzi w tej chwili
prac zmierzających do zmiany wynikających z art. 71a ustawy z dnia 13 października 1998 r.
o systemie ubezpieczeń społecznych zasad doręczeń pism i decyzji w sprawach z zakresu
ubezpieczeń społecznych. Niemniej, we współdziałaniu z ZUS, będziemy monitorować
2 Prawo Pocztowe (Dz.U. z 2023, poz. 1640, z późn. zm.).
-- 2 of 3 --
tel. 222-500-108 ul. Nowogrodzka 1/3/5
info@mrips.gov.pl 00-513 Warszawa
https://www.gov.pl/web/rodzina
stosowanie tego przepisu i wszelkie zgłaszane problemy wynikające z przewidzianego nim
rozwiązania.
Z wyrazami szacunku
z up. Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
dr hab. Sebastian Gajewski, prof. uczelni
Podsekretarz Stanu
/-kwalifikowany podpis elektroniczny-/
-- 3 of 3 --