tel. 222-500-108 ul. Nowogrodzka 1/3/5
info@mrpips.gov.pl 00-513 Warszawa
https://www.gov.pl/web/rodzina
BM-II.059.1.385.2026
Warszawa, /elektroniczny znacznik czasu/
Pan
Włodzimierz Czarzasty
Marszałek Sejmu
Rzeczypospolitej Polskiej
Szanowny Panie Marszałku,
w odpowiedzi na interpelację nr 17806 Pana Posła Mariusza Krystiana, w sprawie
prowadzenia archiwów dokumentacji pracowniczej przez podmioty prywatne, proszę
przyjąć poniższe wyjaśnienia.
Przepisy Kodeksu pracy (k.p.) i wydanego na ich podstawie rozporządzenia Ministra
Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2021 r. w sprawie dokumentacji
pracowniczej (Dz.U. z 2026 r., poz. 474) zawierają regulacje dotyczące zasad prowadzenia
i przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawców oraz określają sankcje za
ich naruszanie. Na podstawie art. 94 pkt 9 a i 9b Kodeksu pracy, pracodawca jest
obowiązany:
— prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację
w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników
(dokumentacja pracownicza);
— przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej
poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących
uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat,
licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub
wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania
dokumentacji pracowniczej.
Szczegółowe zasady wydawania osobom uprawnionym (w tym byłym pracownikom) kopii
całości lub części dokumentacji pracowniczej – w zależności od tego, czy pracodawca
przechowuje tę dokumentację w postaci papierowej, czy elektronicznej – określa przepis
§ 18 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r.
w sprawie dokumentacji pracowniczej. Pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi
kopię określonej we wniosku dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od otrzymania
wniosku pracownika w tej sprawie .
Zgodnie z przepisami art. 281 par. 1 pkt 6, 6a i 7 k.p., kto będąc pracodawcą lub osobą
działającą w jego imieniu nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres, o którym
mowa w art. 94 pkt 9b k.p. albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów
lub pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub
zniszczeniem popełnia wykroczenie i podlega karze grzywny w wysokości od 1000 zł do 30
000 zł.
Jeżeli zatem były pracodawca osoby wskazywanej w interpelacji nadal istnieje (funkcjonuje),
to na podstawie art. 9412 Kodeksu pracy, na wniosek m.in. byłego pracownika złożony
w postaci papierowej lub elektronicznej jest obowiązany wydać kopię całości lub części
dokumentacji pracowniczej (wniosek może dotyczyć np. wydania kopii umowy o pracę
i dokumentacji płacowej).
Obowiązek prawidłowego prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej
spoczywa na pracodawcy i ponosi on za to odpowiedzialność. Pracodawca realizuje ten

-- 1 of 5 --

tel.222-500-108 ul. Nowogrodzka 1/3/5
info@mrpips.gov.pl 00-513 Warszawa
https://www.gov.pl/web/rodzina
obowiązek we własnym zakresie, przy czym przywołane przepisy Kodeksu pracy nie
wyłączają możliwości korzystania przez niego z usług wyspecjalizowanych podmiotów
zewnętrznych (prywatnych), prowadzących działalność gospodarczą w tym zakresie.
Pracodawca może zatem powierzyć przechowywanie dokumentacji pracowniczej
podmiotowi zewnętrznemu na warunkach ustalonych w umowie, z zastrzeżeniem, że nie
może on przenieść na ten podmiot obowiązków ani odpowiedzialności wynikających z art.
94 k.p. Warunki umowy o świadczenie usług z uprawnionymi przechowawcami
dokumentacji kadrowo–płacowej muszą zapewniać pełną zgodność z ustawowymi
standardami oraz gwarantować realny dostęp do dokumentacji.
Natomiast jeżeli były pracodawca został zlikwidowany, to należy zauważyć, że
przedsiębiorstwa prywatne mają w przypadku likwidacji obowiązek zabezpieczenia
dokumentacji pracowniczej i innej dokumentacji niearchiwalnej we własnym zakresie.
Niektóre z nich przekazują odpłatnie dokumenty do przechowywania wyspecjalizowanym
w tej dziedzinie firmom.
Szczegółowe reguły prowadzenia działalności przechowalniczej przez podmioty prywatne
i zasady sprawowania nadzoru nad tymi podmiotami regulują przepisy odrębnej względem
Kodeksu pracy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i
archiwach (Dz.U. z 2020 r., poz. 164, ze zm.), należącej do właściwości Ministra Kultury i
Dziedzictwa Narodowego oraz Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (zgodnie z
przepisami o działach administracji rządowej).
Zgodnie z informacją przekazaną przez kierownictwo resortu kultury, działalność
gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców
o czasowym okresie przechowywania unormowano w rozdziale 4a ustawy o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach. Z jej szczegółowymi zasadami, przedstawionymi w formie
praktycznych wytycznych, można się też zapoznać odwiedzając stronę internetową
Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych pod adresem:
https://archiwa.gov.pl/poznaj/dla-instytucji-i-firm/dokumentacja-pracownicza/dla-
przechowawcow/.
Poniżej przedstawiam informacje przekazane przez Dyrektora Generalnego Naczelnej
Dyrekcji Archiwów Państwowych.
Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej
pracodawców o czasowym okresie przechowywania jest działalnością regulowaną
wykonywaną przez przedsiębiorcę i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców
akt osobowych i płacowych. Rejestr tych podmiotów prowadzi marszałek województwa
właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem.
Zakład Archiwalny Składnica Akt Sp. z o.o., według Ewidencji przechowawców akt
osobowych i płacowych, prowadzonej przez Naczelnego Dyrektora Archiwów
Państwowych posiada uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie
przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie
przechowywania w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo
przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1795). Przy czym, pojęcie „archiwum zakładowego”
odnosi się wyłącznie do archiwów prowadzonych przez jednostki państwowe i
samorządowe (art. 33 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym). Przechowawcy
dokumentacji osobowej i płacowej prowadzący działalność, o której mowa w art. 51a ust.
1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym świadczą usługi w zakresie przechowywania
dokumentacji pracowniczej zlikwidowanych firm.

-- 2 of 5 --

tel.222-500-108 ul. Nowogrodzka 1/3/5
info@mrpips.gov.pl 00-513 Warszawa
https://www.gov.pl/web/rodzina
Każdy pracodawca obowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób
gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności,
w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia,
a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy
uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres
przechowywania dokumentacji pracowniczej (art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy).
Pracodawca ma zatem obowiązek zabezpieczyć dokumentację pracowniczą do końca
okresu jej przechowywania, który zazwyczaj nie pokrywa się z okresem działalności firmy.
Przed zakończeniem działalności każdy pracodawca obowiązany jest zabezpieczyć środki
finansowe na opłacenie przechowywania dokumentacji pracowniczej do końca okresu jej
przechowywania poprzez przekazanie dokumentacji podmiotowi prowadzącemu
działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji (art. 51u ust. 1 ustawy o
narodowym zasobie archiwalnym) .
Pracodawcy będący w trudnej sytuacji finansowej mogą przekazać dokumentację osobową
i płacową swoich pracowników do archiwum państwowego na podstawie postanowienia
sądowego w przedmiocie niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego
przechowywania dokumentacji (art. 51u ust. 3 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym).
W takich przypadkach, jeśli egzekucja kosztów okaże się bezskuteczna, koszty
przechowywania dokumentacji pokrywane są ze środków będących w dyspozycji
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych (art. 51u ust. 5 ustawy o narodowym
zasobie archiwalnym).
Analogiczny mechanizm zabezpieczania dokumentacji osobowej i płacowej przez archiwa
państwowe funkcjonuje wobec przechowawców dokumentacji osobowej i płacowej
będących w trudnej sytuacji finansowej (art. 51p ust. 3 ustawy o państwowym zasobie
archiwalnym).
Archiwa państwowe zabezpieczają zatem dokumentację osobową i płacową będących
w trudnej sytuacji finansowej pracodawców i przechowawców (zgromadzoną w trakcie
prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji
pracowniczej). W każdym z tych przypadków koszty przechowywania pokrywane są z ze
środków będących w dyspozycji Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, jeśli
egzekucja tych kosztów okaże się bezskuteczna. Jednocześnie Dyrektor Generalny
Archiwów Państwowych informuję, że Archiwa Państwowe nie dysponują danymi
finansowymi we wskazanym zakresie.
Organem uprawnionym do kontroli i rozpoznawania skarg na nieprawidłowe
funkcjonowanie przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie
przechowywania akt osobowych i płacowych jest marszałek województwa, który dokonał
wpisu do rejestru. Prywatni przechowawcy podlegają nadzorowi i kontroli marszałków
województw w zakresie objętym wpisem do rejestru, a w przypadku stwierdzenia
nieprawidłowości do interwencji, celem zapewnienia właściwych warunków
przechowywania i udostępniania zgromadzonej dokumentacji.
Informacje o poszukiwanej dokumentacji pracowniczej można uzyskać m. in. w Zakładzie
Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), w którym, na podstawie informacji z urzędów
wojewódzkich, ministerstw, urzędów centralnych i archiwów państwowych, opracowano
„Bazę zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy”, zawierającą alfabetyczny spis
zlikwidowanych lub zniesionych zakładów pracy oraz informację obecnego miejsca
przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej byłych pracowników. W spisie
zamieszczone są przedsiębiorstwa, organizacje związkowe, spółdzielnie, i inne. Dokument

-- 3 of 5 --

tel.222-500-108 ul. Nowogrodzka 1/3/5
info@mrpips.gov.pl 00-513 Warszawa
https://www.gov.pl/web/rodzina
jest wciąż aktualizowany i dostępny do wglądu w każdym organie rentowym, jak również
na stronie internetowej ZUS.
Dowodami stwierdzającymi fakt i okres zatrudnienia albo wysokość wynagrodzenia są
kserokopie dokumentów wydane przez archiwa lub inne jednostki zajmujące się
przechowywaniem dokumentów zlikwidowanych zakładów pracy i uwierzytelnione przez
osoby kierujące archiwami lub firmami przechowującymi dokumenty.
Postępowanie przed organem rentowym w przedmiocie świadczeń emerytalno-rentowych
uregulowano przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11
października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz. U.
Nr 237, poz. 1412). W zakresie udowadniania okresów zatrudnienia, rozporządzenie
stanowi, że środkiem dowodowym stwierdzającym okresy zatrudnienia na podstawie
umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę jest
świadectwo pracy, zaświadczenie płatnika składek lub innego właściwego organu wydane
na podstawie posiadanych dokumentów lub inny dokument, w szczególności:
— legitymacja ubezpieczeniowa
— legitymacja służbowa, legitymacja związku zawodowego, umowa o pracę, wpis
w dowodzie osobistym oraz pisma kierowane przez pracodawcę do pracownika w
czasie trwania zatrudnienia (§ 22 ust. 1 ww. rozporządzenia).
Mając na uwadze sygnały o trudnościach z udokumentowaniem zarobków sprzed 1980 r.
z powodu zlikwidowania przez niektóre zakłady pracy dokumentacji placowej, Prezes ZUS
w porozumieniu z Ministrem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przyjął, że dopuszczalne
jest ustalenie wysokości wynagrodzenia na podstawie akt osobowych, tj. umów o pracę,
pism o powołaniu, mianowaniu oraz innych pism określających wynagrodzenie pracownika,
których okres przechowywania wynosi 50 lat od zakończenia pracy przez pracownika
w danym zakładzie pracy.
Organ rentowy jest zobowiązany przyjąć od wnioskodawcy każdy dokument kadrowo-
płacowy. Przedłożone dokumenty, zwłaszcza te, które nie są oryginałami, podlegają ocenie
dowodowej, bowiem nie mają wiążącego charakteru dla organu rentowego. W razie
powzięcia w trakcie tej oceny wątpliwości co do wiarygodności lub pochodzenia
przedłożonego dokumentu organ przeprowadza postępowanie wyjaśniające.
Dopiero w przypadku, gdy nie można ustalić podstawy wymiaru składek w poszczególnych
okresach zgodnie z wyżej przedstawionymi zasadami, zastosowanie mają regulacje ust. 2a
art. 15 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń
Społecznych, zgodnie z którymi, jeżeli nie można ustalić podstawy wymiaru składek
w okresie pozostawania w stosunku pracy wskazanym do ustalenia podstawy wymiaru
emerytury i renty, za podstawę wymiaru składek organ rentowy przyjmuje kwotę
obowiązującego w tym okresie minimalnego wynagrodzenia pracowników, proporcjonalnie
do okresu podlegania ubezpieczeniu i do wymiaru czasu pracy.
Należy podkreślić ponadto, że wszelkie dokumenty przedłożone do wniosku o świadczenie
podlegają ocenie organu rentowego indywidualnie, w oparciu o całokształt zgromadzonej
w danej sprawie dokumentacji. W przypadku odmowy uwzględnienia danych zawartych
w przedłożonych dokumentach mających wpływ na prawo lub wysokość świadczeń
emerytalno-rentowych albo braku takiej dokumentacji organ rentowy wydaje decyzję
odmowną, zawierającą szczegółowe uzasadnienie odmowy i informuje o możliwości
wniesienia odwołania do sądu, który w postępowaniu odwoławczym ma możliwość
skorzystania z szerszego w stosunku do organu rentowego katalogu środków dowodowych
(w tym np. dowodu z zeznań świadków czy dowodu z innych dokumentów związanych

-- 4 of 5 --

tel.222-500-108 ul. Nowogrodzka 1/3/5
info@mrpips.gov.pl 00-513 Warszawa
https://www.gov.pl/web/rodzina
z okresem zatrudnienia pracownika, które uprawdopodobniają uzyskiwane przez niego
wynagrodzenie).
Przedstawiając powyższe informacje pragnę jednocześnie podkreślić, że Minister Rodziny,
Pracy i Polityki Społecznej nie jest uprawniony do dokonywania powszechnie obowiązującej
wykładni przepisów prawa pracy oraz analizowania i rozstrzygania konkretnych stanów
faktycznych powstałych na gruncie ich stosowania. Przedstawiane poglądy prawne nie są
wiążące dla stron konkretnych stosunków pracy, organów kontrolnych oraz sądów.
Instytucją ustawowo upoważnioną do sprawowania nadzoru i kontroli przestrzegania przez
pracodawców przepisów prawa pracy oraz do udzielania zainteresowanym informacji
i porad w tym zakresie są Państwowa Inspekcja Pracy i jej okręgowe inspektoraty, których
dane kontaktowe zamieszczono na stronie internetowej dostępnej pod adresem:
www.pip.gov.pl.
Z kolei rozstrzyganie sporów stron powstałych na tle stosowania prawa pracy należy do
wyłącznej kompetencji sądów, zgodnie z art. 262 Kodeksu pracy.
Z wyrazami szacunku
z up. Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
Katarzyna Nowakowska
Podsekretarz Stanu
/-kwalifikowany podpis elektroniczny-/

-- 5 of 5 --