Interpelacja nr 15316
Interpelacja w sprawie problemu funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur w jednostkach samorządu terytorialnego rozliczających VAT w modelu scentralizowanym
Zgłaszający:
•
Adresat:
Podatki i Finanse (88%)
Treść wystąpienia poselskiego
Interpelacja w sprawie problemu funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur w jednostkach samorządu terytorialnego rozliczających VAT w modelu scentralizowanym
Interpelacja nr 15316
do ministra finansów i gospodarki
w sprawie problemu funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur w jednostkach samorządu terytorialnego rozliczających VAT w modelu scentralizowanym
Zgłaszający: Janusz Kowalski
Data wpływu: 13-02-2026
W pierwszym okresie funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur ujawniły się istotne problemy po stronie jednostek samorządu terytorialnego, wynikające ze specyfiki ich rozliczeń podatku od towarów i usług. Samorządy od lat funkcjonują w modelu scentralizowanego VAT, w ramach którego jeden podatnik rozlicza podatek wspólnie z wieloma jednostkami organizacyjnymi, zakładami budżetowymi oraz wewnętrznymi strukturami administracyjnymi. W praktyce oznacza to obsługę bardzo dużej liczby faktur, odnoszących się do różnych faktycznych odbiorców realizujących odmienne zadania publiczne.
W tym kontekście szczególnie problematyczny okazał się brak obowiązku wypełniania w KSeF pola „Podmiot 3”, czyli wskazania faktycznego odbiorcy towarów lub usług. W realiach scentralizowanego VAT prowadzi to do sytuacji, w której faktury wpływają do jednej, wspólnej puli, bez możliwości ich automatycznego przypisania do właściwych jednostek organizacyjnych. Skutkiem tego jest konieczność ręcznej identyfikacji odbiorców oraz manualnej redystrybucji dokumentów wewnątrz struktur samorządowych.
Rozwiązanie to generuje dodatkowe obowiązki administracyjne, angażuje znaczne zasoby kadrowe oraz zwiększa ryzyko błędów w obiegu dokumentów. W szczególności prowadzi to do opóźnień w dekretacji faktur i realizacji płatności wobec kontrahentów, co może mieć negatywny wpływ na płynność finansową zarówno jednostek samorządu terytorialnego, jak i współpracujących z nimi przedsiębiorców.
Dodatkowym problemem są błędnie wskazywane numery NIP na fakturach przesyłanych do KSeF. W warunkach scentralizowanego VAT każda taka pomyłka wymusza występowanie do kontrahentów o wystawienie faktur korygujących, co wydłuża proces rozliczeń i absorbuje pracowników samorządowych dodatkowymi czynnościami, niezwiązanymi bezpośrednio z realizacją zadań publicznych.
Powyższe okoliczności wskazują, że KSeF w obecnym kształcie nie uwzględnia realiów organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego i przenosi na nie ciężar organizacyjny oraz ryzyka operacyjne wynikające z konstrukcji systemu. Rodzi to uzasadnione pytania o zakres analiz przeprowadzonych przez Ministerstwo Finansów na etapie projektowania KSeF oraz o gotowość resortu do wprowadzenia korekt dostosowujących system do potrzeb dużych, złożonych podatników publicznych.
W świetle powyższego proszę o udzielenie odpowiedzi na poniższe pytania:
Czy Ministerstwo Finansów analizowało skutki braku obowiązku wypełniania pola „Podmiot 3” w KSeF dla jednostek samorządu terytorialnego rozliczających VAT w modelu scentralizowanym?
Dlaczego w systemie KSeF nie wprowadzono obowiązku wskazywania faktycznego odbiorcy towarów lub usług, mimo że w przypadku samorządów jest to kluczowe dla prawidłowego obiegu dokumentów i rozliczeń wewnętrznych?
Czy Ministerstwo Finansów dostrzega, że konieczność ręcznej identyfikacji odbiorców i manualnej redystrybucji faktur prowadzi do istotnego zwiększenia obciążeń administracyjnych oraz ryzyka opóźnień w płatnościach?
Jak Ministerstwo Finansów ocenia wpływ obecnych rozwiązań KSeF na terminowość regulowania zobowiązań przez jednostki samorządu terytorialnego wobec kontrahentów?
Czy przeanalizowano skalę problemu błędnie wskazywanych numerów NIP na fakturach przesyłanych do KSeF oraz wynikającą z tego konieczność masowego występowania o faktury korygujące?
Czy Ministerstwo Finansów bierze pod uwagę, że obowiązek pozyskiwania korekt faktur z powodu błędnych danych formalnych generuje dodatkowe koszty pracy po stronie samorządów i wydłuża procesy rozliczeniowe?
Czy planowane są zmiany w KSeF, które umożliwią automatyczne przypisywanie faktur do właściwych jednostek organizacyjnych oraz ograniczą konieczność ręcznej obsługi dokumentów?
Czy Ministerstwo Finansów przewiduje wprowadzenie dodatkowych mechanizmów walidacyjnych w KSeF, które ograniczą liczbę faktur wystawianych z błędnymi danymi identyfikacyjnymi, w szczególności numerami NIP?
Jakie działania zamierza podjąć Ministerstwo Finansów, aby ciężar organizacyjny wynikający z niedostosowania KSeF do realiów scentralizowanego VAT nie był przerzucany na jednostki samorządu terytorialnego?
Interpelacja nr 15316
do ministra finansów i gospodarki
w sprawie problemu funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur w jednostkach samorządu terytorialnego rozliczających VAT w modelu scentralizowanym
Zgłaszający: Janusz Kowalski
Data wpływu: 13-02-2026
W pierwszym okresie funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur ujawniły się istotne problemy po stronie jednostek samorządu terytorialnego, wynikające ze specyfiki ich rozliczeń podatku od towarów i usług. Samorządy od lat funkcjonują w modelu scentralizowanego VAT, w ramach którego jeden podatnik rozlicza podatek wspólnie z wieloma jednostkami organizacyjnymi, zakładami budżetowymi oraz wewnętrznymi strukturami administracyjnymi. W praktyce oznacza to obsługę bardzo dużej liczby faktur, odnoszących się do różnych faktycznych odbiorców realizujących odmienne zadania publiczne.
W tym kontekście szczególnie problematyczny okazał się brak obowiązku wypełniania w KSeF pola „Podmiot 3”, czyli wskazania faktycznego odbiorcy towarów lub usług. W realiach scentralizowanego VAT prowadzi to do sytuacji, w której faktury wpływają do jednej, wspólnej puli, bez możliwości ich automatycznego przypisania do właściwych jednostek organizacyjnych. Skutkiem tego jest konieczność ręcznej identyfikacji odbiorców oraz manualnej redystrybucji dokumentów wewnątrz struktur samorządowych.
Rozwiązanie to generuje dodatkowe obowiązki administracyjne, angażuje znaczne zasoby kadrowe oraz zwiększa ryzyko błędów w obiegu dokumentów. W szczególności prowadzi to do opóźnień w dekretacji faktur i realizacji płatności wobec kontrahentów, co może mieć negatywny wpływ na płynność finansową zarówno jednostek samorządu terytorialnego, jak i współpracujących z nimi przedsiębiorców.
Dodatkowym problemem są błędnie wskazywane numery NIP na fakturach przesyłanych do KSeF. W warunkach scentralizowanego VAT każda taka pomyłka wymusza występowanie do kontrahentów o wystawienie faktur korygujących, co wydłuża proces rozliczeń i absorbuje pracowników samorządowych dodatkowymi czynnościami, niezwiązanymi bezpośrednio z realizacją zadań publicznych.
Powyższe okoliczności wskazują, że KSeF w obecnym kształcie nie uwzględnia realiów organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego i przenosi na nie ciężar organizacyjny oraz ryzyka operacyjne wynikające z konstrukcji systemu. Rodzi to uzasadnione pytania o zakres analiz przeprowadzonych przez Ministerstwo Finansów na etapie projektowania KSeF oraz o gotowość resortu do wprowadzenia korekt dostosowujących system do potrzeb dużych, złożonych podatników publicznych.
W świetle powyższego proszę o udzielenie odpowiedzi na poniższe pytania:
Czy Ministerstwo Finansów analizowało skutki braku obowiązku wypełniania pola „Podmiot 3” w KSeF dla jednostek samorządu terytorialnego rozliczających VAT w modelu scentralizowanym?
Dlaczego w systemie KSeF nie wprowadzono obowiązku wskazywania faktycznego odbiorcy towarów lub usług, mimo że w przypadku samorządów jest to kluczowe dla prawidłowego obiegu dokumentów i rozliczeń wewnętrznych?
Czy Ministerstwo Finansów dostrzega, że konieczność ręcznej identyfikacji odbiorców i manualnej redystrybucji faktur prowadzi do istotnego zwiększenia obciążeń administracyjnych oraz ryzyka opóźnień w płatnościach?
Jak Ministerstwo Finansów ocenia wpływ obecnych rozwiązań KSeF na terminowość regulowania zobowiązań przez jednostki samorządu terytorialnego wobec kontrahentów?
Czy przeanalizowano skalę problemu błędnie wskazywanych numerów NIP na fakturach przesyłanych do KSeF oraz wynikającą z tego konieczność masowego występowania o faktury korygujące?
Czy Ministerstwo Finansów bierze pod uwagę, że obowiązek pozyskiwania korekt faktur z powodu błędnych danych formalnych generuje dodatkowe koszty pracy po stronie samorządów i wydłuża procesy rozliczeniowe?
Czy planowane są zmiany w KSeF, które umożliwią automatyczne przypisywanie faktur do właściwych jednostek organizacyjnych oraz ograniczą konieczność ręcznej obsługi dokumentów?
Czy Ministerstwo Finansów przewiduje wprowadzenie dodatkowych mechanizmów walidacyjnych w KSeF, które ograniczą liczbę faktur wystawianych z błędnymi danymi identyfikacyjnymi, w szczególności numerami NIP?
Jakie działania zamierza podjąć Ministerstwo Finansów, aby ciężar organizacyjny wynikający z niedostosowania KSeF do realiów scentralizowanego VAT nie był przerzucany na jednostki samorządu terytorialnego?
Odpowiedź urzędowa
Podsekretarz stanu Zbigniew Stawicki
Audyt odpowiedzi: Wskaźnik lania wody & konkretności
Bardzo konkretna
Automatyczna analiza lingwistyczno-statystyczna pisma resortu
Lanie wody
30%
Konkretność
70%
Odpowiedź wysoce rzeczowa – zawiera liczne dane twarde, kwoty, daty lub bezpośrednie odniesienie do zadanych pytań.
Twarde liczby / kwoty
0 kwot, 0 %
Precyzyjne daty
1
Odpowiedź na punkty
Brak podziału
Gęstość faktów
3.3 / 1k zn.
- Wymienia precyzyjne daty lub terminy (1)
Urzędowe załączniki i odpowiedzi:
Pełna treść wyekstrahowana z załącznika PDF (odpowiedź urzędowa)
5012 znaków
tel.: +48 22 694 55 55 ul. Świętokrzyska 12
fax: +48 22 694 36 84 00-916 Warszawa
gov.pl/finanse
e-mail: kancelaria@mf.gov.pl
1/3
Warszawa, 13 marca 2026 roku
Sprawa: Interpelacja nr 15316 w sprawie problemu funkcjonowania
Krajowego Systemu e-Faktur w jednostkach samorządu
terytorialnego rozliczających VAT w modelu scentralizowanym
Znak sprawy: DAK1.054.28.2026
Kontakt: Kancelaria MF
tel.: +48 22 694 55 55
e-mail: kancelaria@mf.gov.pl
Pan
Włodzimierz Czarzasty
Marszałek Sejmu
Rzeczpospolitej Polskiej
Odpowiedź na Interpelację nr 15316 w sprawie problemu
funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur w jednostkach
samorządu terytorialnego rozliczających VAT w modelu
scentralizowanym
Szanowny Panie Marszałku,
Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytania zawarte w interpelacji nr 15316
przedstawia wyjaśnienia na poszczególne pytania:
Czy Ministerstwo Finansów analizowało skutki braku obowiązku wypełniania
pola „Podmiot 3” w KSeF dla jednostek samorządu terytorialnego rozliczających
VAT w modelu scentralizowanym?
Dlaczego w systemie KSeF nie wprowadzono obowiązku wskazywania
faktycznego odbiorcy towarów lub usług, mimo że w przypadku samorządów jest
to kluczowe dla prawidłowego obiegu dokumentów i rozliczeń wewnętrznych?
Skutki braku wypełniania Podmiot3 w KSeF dla jednostek samorządu
terytorialnego były analizowane przez Ministerstwo Finansów. Wychodząc
naprzeciw oczekiwaniom w strukturze FA(3) wprowadzony został znacznik
Podmiot2 dot. transakcji z JST. Po jego zaznaczeniu należy wypełnić dane jednostki
podrzędnej w Podmiot3.
-- 1 of 3 --
2/3
Czy Ministerstwo Finansów dostrzega, że konieczność ręcznej identyfikacji
odbiorców i manualnej redystrybucji faktur prowadzi do istotnego zwiększenia
obciążeń administracyjnych oraz ryzyka opóźnień w płatnościach?
Ministerstwo Finansów dostrzega problem przedstawiany przez JST, dlatego
wychodząc naprzeciw oczekiwaniom wydane zostały rekomendacje dotyczące
zasad wypełniania elementu Podmiot3. Przykłady znajdują się w Podręczniku KSeF
2.0 cz. IV.
Jak Ministerstwo Finansów ocenia wpływ obecnych rozwiązań KSeF
na terminowość regulowania zobowiązań przez jednostki samorządu
terytorialnego wobec kontrahentów?
W ocenie Ministerstwa Finansów w przypadku JST konieczne jest wypracowanie
procedur z kontrahentami. W perspektywie długofalowej KSeF znacząco poprawi
terminowość płatności. Transparentność systemu sprawia, że łatwiej jest
monitorować przeterminowane zobowiązania, a cyfrowy ślad faktury uniemożliwia
jej przeoczenie bez nadania biegu.
Czy przeanalizowano skalę problemu błędnie wskazywanych numerów NIP
na fakturach przesyłanych do KSeF oraz wynikającą z tego konieczność
masowego występowania o faktury korygujące?
Ministerstwo Finansów nie miało możliwości analizy skali tego zjawiska, ponieważ
jedynie nabywca lub wystawca faktury może stwierdzić czy faktury zostały
wystawione na błędne dane.
Czy Ministerstwo Finansów bierze pod uwagę, że obowiązek pozyskiwania korekt
faktur z powodu błędnych danych formalnych generuje dodatkowe koszty pracy
po stronie samorządów i wydłuża procesy rozliczeniowe?
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom wydane zostały rekomendacje dotyczące
zasad wypełniania elementu Podmiot3. Przykłady znajdują się w podręczniku KSeF
2.0 cz. IV.
Czy planowane są zmiany w KSeF, które umożliwią automatyczne przypisywanie
faktur do właściwych jednostek organizacyjnych oraz ograniczą konieczność
ręcznej obsługi dokumentów?
Takie rozwiązanie już funkcjonuje w strukturze logicznej FA(3). Podmiot2 zawiera
obowiązkowe oznaczenia dotyczące danych nabywcy - JST, w przypadku
potwierdzenia, że nabywcą jest JST należy wówczas wskazać w Podmiocie3 dane
jednostki podrzędnej. Przewidziane w strukturze logicznej FA(3) rozwiązania
pozwalają zatem na rozpoznawanie transakcji realizowanych na rzecz JST.
Czy Ministerstwo Finansów przewiduje wprowadzenie dodatkowych
mechanizmów walidacyjnych w KSeF, które ograniczą liczbę faktur wystawianych
z błędnymi danymi identyfikacyjnymi, w szczególności numerami NIP?
-- 2 of 3 --
3/3
System zawiera walidację zgodności numeru NIP ze strukturą oraz sumami
kontrolnymi. Jeśli NIP jest poprawny, system nie może stwierdzić czy wystawca
wprowadził prawidłowego nabywcę.
Jakie działania zamierza podjąć Ministerstwo Finansów, aby ciężar organizacyjny
wynikający z niedostosowania KSeF do realiów scentralizowanego VAT nie był
przerzucany na jednostki samorządu terytorialnego?
Ministerstwo Finansów ze swojej strony wykonało szereg działań wspierających
proces wystawiania faktur na rzecz JST, przy jednoczesnym poszanowaniu
obowiązujących norm prawnych (w tym prawa UE). W ocenie resortu wdrożone
rozwiązania oraz wydane rekomendacje dla dostawców programów księgowych
zabezpieczają interes JST. Oczywiście, w omawianym zakresie istotny charakter
odgrywa właściwa komunikacja JST z dostawcami.
Z wyrazami szacunku
Z upoważnienia Ministra Finansów i Gospodarki
Zbigniew Stawicki
Podsekretarz Stanu Zastępca Szefa Krajowej Administracji Skarbowej
w Ministerstwie Finansów
-- 3 of 3 --
fax: +48 22 694 36 84 00-916 Warszawa
gov.pl/finanse
e-mail: kancelaria@mf.gov.pl
1/3
Warszawa, 13 marca 2026 roku
Sprawa: Interpelacja nr 15316 w sprawie problemu funkcjonowania
Krajowego Systemu e-Faktur w jednostkach samorządu
terytorialnego rozliczających VAT w modelu scentralizowanym
Znak sprawy: DAK1.054.28.2026
Kontakt: Kancelaria MF
tel.: +48 22 694 55 55
e-mail: kancelaria@mf.gov.pl
Pan
Włodzimierz Czarzasty
Marszałek Sejmu
Rzeczpospolitej Polskiej
Odpowiedź na Interpelację nr 15316 w sprawie problemu
funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur w jednostkach
samorządu terytorialnego rozliczających VAT w modelu
scentralizowanym
Szanowny Panie Marszałku,
Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytania zawarte w interpelacji nr 15316
przedstawia wyjaśnienia na poszczególne pytania:
Czy Ministerstwo Finansów analizowało skutki braku obowiązku wypełniania
pola „Podmiot 3” w KSeF dla jednostek samorządu terytorialnego rozliczających
VAT w modelu scentralizowanym?
Dlaczego w systemie KSeF nie wprowadzono obowiązku wskazywania
faktycznego odbiorcy towarów lub usług, mimo że w przypadku samorządów jest
to kluczowe dla prawidłowego obiegu dokumentów i rozliczeń wewnętrznych?
Skutki braku wypełniania Podmiot3 w KSeF dla jednostek samorządu
terytorialnego były analizowane przez Ministerstwo Finansów. Wychodząc
naprzeciw oczekiwaniom w strukturze FA(3) wprowadzony został znacznik
Podmiot2 dot. transakcji z JST. Po jego zaznaczeniu należy wypełnić dane jednostki
podrzędnej w Podmiot3.
-- 1 of 3 --
2/3
Czy Ministerstwo Finansów dostrzega, że konieczność ręcznej identyfikacji
odbiorców i manualnej redystrybucji faktur prowadzi do istotnego zwiększenia
obciążeń administracyjnych oraz ryzyka opóźnień w płatnościach?
Ministerstwo Finansów dostrzega problem przedstawiany przez JST, dlatego
wychodząc naprzeciw oczekiwaniom wydane zostały rekomendacje dotyczące
zasad wypełniania elementu Podmiot3. Przykłady znajdują się w Podręczniku KSeF
2.0 cz. IV.
Jak Ministerstwo Finansów ocenia wpływ obecnych rozwiązań KSeF
na terminowość regulowania zobowiązań przez jednostki samorządu
terytorialnego wobec kontrahentów?
W ocenie Ministerstwa Finansów w przypadku JST konieczne jest wypracowanie
procedur z kontrahentami. W perspektywie długofalowej KSeF znacząco poprawi
terminowość płatności. Transparentność systemu sprawia, że łatwiej jest
monitorować przeterminowane zobowiązania, a cyfrowy ślad faktury uniemożliwia
jej przeoczenie bez nadania biegu.
Czy przeanalizowano skalę problemu błędnie wskazywanych numerów NIP
na fakturach przesyłanych do KSeF oraz wynikającą z tego konieczność
masowego występowania o faktury korygujące?
Ministerstwo Finansów nie miało możliwości analizy skali tego zjawiska, ponieważ
jedynie nabywca lub wystawca faktury może stwierdzić czy faktury zostały
wystawione na błędne dane.
Czy Ministerstwo Finansów bierze pod uwagę, że obowiązek pozyskiwania korekt
faktur z powodu błędnych danych formalnych generuje dodatkowe koszty pracy
po stronie samorządów i wydłuża procesy rozliczeniowe?
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom wydane zostały rekomendacje dotyczące
zasad wypełniania elementu Podmiot3. Przykłady znajdują się w podręczniku KSeF
2.0 cz. IV.
Czy planowane są zmiany w KSeF, które umożliwią automatyczne przypisywanie
faktur do właściwych jednostek organizacyjnych oraz ograniczą konieczność
ręcznej obsługi dokumentów?
Takie rozwiązanie już funkcjonuje w strukturze logicznej FA(3). Podmiot2 zawiera
obowiązkowe oznaczenia dotyczące danych nabywcy - JST, w przypadku
potwierdzenia, że nabywcą jest JST należy wówczas wskazać w Podmiocie3 dane
jednostki podrzędnej. Przewidziane w strukturze logicznej FA(3) rozwiązania
pozwalają zatem na rozpoznawanie transakcji realizowanych na rzecz JST.
Czy Ministerstwo Finansów przewiduje wprowadzenie dodatkowych
mechanizmów walidacyjnych w KSeF, które ograniczą liczbę faktur wystawianych
z błędnymi danymi identyfikacyjnymi, w szczególności numerami NIP?
-- 2 of 3 --
3/3
System zawiera walidację zgodności numeru NIP ze strukturą oraz sumami
kontrolnymi. Jeśli NIP jest poprawny, system nie może stwierdzić czy wystawca
wprowadził prawidłowego nabywcę.
Jakie działania zamierza podjąć Ministerstwo Finansów, aby ciężar organizacyjny
wynikający z niedostosowania KSeF do realiów scentralizowanego VAT nie był
przerzucany na jednostki samorządu terytorialnego?
Ministerstwo Finansów ze swojej strony wykonało szereg działań wspierających
proces wystawiania faktur na rzecz JST, przy jednoczesnym poszanowaniu
obowiązujących norm prawnych (w tym prawa UE). W ocenie resortu wdrożone
rozwiązania oraz wydane rekomendacje dla dostawców programów księgowych
zabezpieczają interes JST. Oczywiście, w omawianym zakresie istotny charakter
odgrywa właściwa komunikacja JST z dostawcami.
Z wyrazami szacunku
Z upoważnienia Ministra Finansów i Gospodarki
Zbigniew Stawicki
Podsekretarz Stanu Zastępca Szefa Krajowej Administracji Skarbowej
w Ministerstwie Finansów
-- 3 of 3 --