tel.: +48 22 694 55 55 ul. Świętokrzyska 12
fax: +48 22 694 36 84 00-916 Warszawa
gov.pl/finanse
e-mail: kancelaria@mf.gov.pl
1/12
Warszawa, 13 lutego 2026 roku
Sprawa: INTERPELACJA 14724 - Posła Artura Łąckiego w sprawie
praktycznych problemów wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur
(KSeF) oraz jego sprzeczności z deklarowaną polityką deregulacyjną
rządu.
Znak sprawy: DAK1.054.9.2026
Kontakt: Kancelaria MF
tel.: +48 22 694 55 55
e-mail: kancelaria@mf.gov.pl
Sz. P. Włodzimierz Czarzasty
Marszałek Sejmu
Kancelaria Sejmu
ul. Wiejska 4/6/8
00-902 Warszawa
Dotyczy Interpelacji 14724 - Posła Artura Łąckiego w sprawie
praktycznych problemów wdrażania Krajowego Systemu
e-Faktur (KSeF) oraz jego sprzeczności z deklarowaną polityką
deregulacyjną rządu.
Szanowny Panie Marszałku,
W odpowiedzi na interpelację poselską nr 14724 w sprawie Krajowego Systemu
e-Faktur udzielamy poniższej odpowiedzi w odniesieniu do poszczególnych pytań:
Czy przedsiębiorca – nabywca towarów lub usług – ma prawo nie wyrazić zgody na
otrzymywanie faktur wyłącznie za pośrednictwem KSeF i żądać ich dostarczania
w formie papierowej lub elektronicznej (e-mail), tak jak dotychczas?
Zgodnie z art. 2 decyzji derogacyjnej1 w drodze odstępstwa od art. 232 dyrektywy
2006/112/WE Polska została upoważniona do postanowienia, że stosowanie faktur
1 Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającą Rzeczpospolitą
Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy
2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168 z
27.06.2022, str. 81).

-- 1 of 12 --

2/12
elektronicznych wystawianych na terytorium Polski nie jest uzależnione od
akceptacji odbiorcy. W związku z tym Polska uzyskała upoważnienie wprowadzenia
obowiązkowego fakturowania elektronicznego w odniesieniu do wszystkich
transakcji dokonywanych przez podatników, które wymagają wystawienia faktury.
Obowiązek sprzedawcy dotyczący wydania faktury w sposób uzgodniony dotyczy
wyłącznie sytuacji, gdy nabywcą jest podmiot wymieniony w art. 106gb ust. 4
ustawy o VAT (np. podmiot zagraniczny). W pozostałych przypadkach nabywca -
podatnik posiadający identyfikator podatkowy NIP odbiera faktury przy użyciu
systemu i nie ma podstaw do wyrażenia sprzeciwu wobec otrzymywania faktur
wyłącznie za pośrednictwem KSeF.
Czy jednostronne oświadczenie sprzedawcy o doręczaniu faktur wyłącznie poprzez
KSeF może stanowić skuteczną podstawę do dochodzenia zapłaty należności, czego
przykładem są praktyki stosowane m.in. przez spółki energetyczne?
Oświadczenie sprzedawcy o doręczaniu faktur wyłącznie poprzez KSeF
(w stosunku do krajowych nabywców – podatników posiadających identyfikator
podatkowy NIP) jest zgodne z obowiązującymi od 1 lutego 2026 r. przepisami
ustawy o VAT2, z których wynika, że takie podmioty otrzymują fakturę
za pośrednictwem KSeF. Zgodnie z art. 106gb ust. 1 ustawy o VAT, faktura
ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu
e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej
i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia
17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania
publiczne3. Zgodnie natomiast z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, fakturę
ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu
e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
W przypadku wystawienia faktury w trybie offline24 lub w trybie awaryjnym, która
ostatecznie nie zostanie skutecznie wprowadzona do KSeF:
a) czy nabywca zachowuje prawo do odliczenia podatku VAT,
b) czy ma prawo zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu,
c) jaka data powinna zostać uznana za właściwą dla celów podatkowych?
Ad a) i c) Zasadą generalną odliczenia podatku VAT przez podatnika jest otrzymanie
faktury oraz spełnienie materialnych przesłanek prawa do odliczenia.
Zgodnie z obowiązującym art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia
kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których
mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za
okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Przepis ten nie uległ
zmianie w związku z wdrażanym projektem KSeF. Zatem, otrzymanie faktury jest
jednym z elementów niezbędnych, warunkujących prawo do odliczenia VAT (nie
zmieni się to po wejściu w życie przepisów dotyczących KSeF).
2 Ustawa z dnia z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r., poz. 775, z późn.
zm.)
3 Dz. U. z 2025 r., poz. 1703, z późn. zm.

-- 2 of 12 --

3/12
Nie sposób więc przykładowo przyjąć, że prawo do odliczenia podatku VAT przez
nabywcę mogłoby powstać w innym dniu np. wystawienia faktury – jeżeli tego
samego dnia nie dojdzie do otrzymania dokumentu uprawniającego do odliczenia.
Przyjmując, że podatnik pomimo ciążącego na nim obowiązku wystawienia faktury
za pomocą KSeF wystawi ją z pominięciem systemu KSeF oraz wprowadzi ten
dokument do obrotu prawnego, udostępniając go nabywcy, to nie sposób uznać,
że nabywca ten nie otrzymał faktury.
Jeśli podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury w trybie offline 24 (art. 106nda
ustawy o VAT) to faktura ta jest przygotowywana zgodnie ze wzorem faktury
ustrukturyzowanej i jest przesyłana najpóźniej następnego dnia roboczego po jej
wystawieniu do KSeF. Taka faktura jest otrzymywana przez nabywcę będącego
krajowym podatnikiem VAT przy użyciu KSeF.
W wyjątkowych sytuacjach, kiedy dotyczy sprzedaży na rzecz osoby fizycznej
niebędącej podatnikiem lub na rzecz podatnika nieposiadającego siedziby
lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (przypadki określone
w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT), faktura jest udostępniana takiemu nabywcy
w sposób z nim uzgodniony.
Za datę otrzymania faktury w KSeF uznaje się datę przydzielenia numeru
identyfikującego ją w tym systemie. Nabywca ma prawo odliczenia z takiej faktury
(przy spełnieniu wszystkich przesłanek warunkujących prawo do odliczenia)
nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym tę fakturę otrzymał, a datą
otrzymania faktury, co do zasady, jest data przydzielenia numeru KSeF tej fakturze.
W związku z zadanym pytaniem, jeżeli nabywca otrzyma dokument poza KSeF przed
przesłaniem go do tego systemu (co w świetle regulacji art. 106nda jest działaniem
nieprawidłowym ze strony sprzedawcy) należy uznać, że nabywca otrzymał
dokument inny niż faktura wystawiona zgodnie z art. 106nda ustawy o VAT. W tym
przypadku w zakresie prawa do odliczenia moment otrzymania faktury należy
ustalać na podstawie faktycznego momentu otrzymania dokumentu.
Odnosząc się do wystawienia faktury w trybie awaryjnym (w przypadku ogłoszenia
awarii w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym) podatnik stosuje
następujące zasady:
1. zastosuje obowiązujący wzór struktury logicznej FA(3),
2. wystawi ją w postaci elektronicznej,
3. prześle ją do KSeF – nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia
zakończenia awarii w celu nadania fakturze numeru KSeF,
4. udostępni ją nabywcy w sposób uzgodniony, w tym poprzez KSeF.
Data otrzymania faktury w trybie awaryjnym to:
 data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę,
 data przydzielenia numeru KSeF - jeżeli uzgodniono sposób udostępnienia
w KSeF lub wówczas, gdy data faktycznego otrzymania faktury będzie
późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę
w KSeF.
W świetle przedstawionej wykładni należy natomiast uczulić podatników na
negatywne konsekwencje, które mogą zaistnieć w związku ze współpracą
z podmiotami, które nie stosują się do obowiązujących przepisów w zakresie VAT.
W przypadku faktur wystawionych i otrzymanych poza KSeF kluczowe dla nabywcy
pozostaje zachowanie należytej staranności przy korzystaniu z odliczenia VAT.

-- 3 of 12 --

4/12
W ramach dobrych praktyk zasadne pozostaje również uzyskanie dokumentu
w KSeF, uwzględniając to, że faktura otrzymana w tym systemie potwierdza
prawidłowość postępowania od strony sprzedawcy.
Powyższa argumentacja w zakresie prawa do odliczenia u nabywcy w związku
z błędnym stosowaniem KSeF przez wystawcę jest uzasadniona biorąc pod uwagę,
że przepisy w zakresie KSeF przewidują fazowanie terminów wejścia w życie
obowiązkowego e-fakturowania w KSeF.
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek ten będzie dotyczył dużych podmiotów (które
osiągną wartość sprzedaży brutto powyżej 200 mln zł za rok 2024), od 1 kwietnia
2026 r. – pozostałych przedsiębiorców, przy czym do końca 2026 r. najmniejsi
podatnicy mogą wystawiać faktury poza KSeF o ile łączna wartość sprzedaży na
fakturach nie przekracza w miesiącu 10 000 zł. Nałożenie na nabywcę obowiązku
zweryfikowania czy faktura została prawidłowo wystawiona poza KSeF byłoby więc
niewspółmierne, a nawet niemożliwe do wykonania.
Ad b) Możliwość zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu
reguluje art. 22 ustawy o PIT, lub odpowiednio art. 15 ustawy o CIT. Przepisy
określające, jak należy dokumentować koszty uzyskania przychodów, zostały ujęte
w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów4. Zgodnie
z § 6 ust. 3 podstawę zapisów w księgach stanowią następujące dowody księgowe:
1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej
„fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
2. dowody określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub
zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku
dochodowym, zawierające co najmniej następujące dane:
a) datę wystawienia dowodu oraz miesiąc, w którym dokonuje się
zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia
przychodów,
b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury –
wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do
zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
c) wskazanie wysokości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub
zwiększenia przychodów,
d) podpis osoby sporządzającej dowód, lub
3. inne dowody, wymienione w § 7 i § 8, potwierdzające dokonanie zdarzenia
gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem i zawierające co
najmniej następujące dane:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy)
uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym, którego dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania zdarzenia
gospodarczego, którego dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania
zdarzenia gospodarczego odpowiada dacie wystawienia dowodu,
wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot zdarzenia gospodarczego i jego wartość oraz ilościowe
określenie, jeżeli przedmiot zdarzenia jest wymierny w jednostkach
naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania
zdarzeń gospodarczych
4 Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia
podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2025 r., poz. 1299)

-- 4 of 12 --

5/12
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu
z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Mając na uwadze powyższe, należy wskazać, że prawo zaliczenia wydatku do
kosztów uzyskania przychodu udokumentowanego fakturą wystawioną w trybie
offline24 lub w trybie awaryjnym, istnieje po spełnieniu warunków uregulowanych
w przepisach o podatku dochodowym.
Czy KSeF będzie przyjmował faktury wystawiane na polskich kontrahentów
w walutach obcych, a jeżeli tak – według jakich zasad będą przeliczane wartości dla
celów podatkowych?
KSeF będzie przyjmował faktury wystawione w walutach obcych. Gdy kwoty
w fakturze określone są wyłącznie w walucie obcej, wtedy jedynie kwota podatku
musi być przeliczona na złotówki zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT. Wartości
dla takiej faktury dla celów podatkowych będą przeliczane zgodnie z art. 31a ustawy
o VAT, tak jak dotychczas.
W jaki sposób podatnicy powinni wystawiać faktury korygujące do faktur pierwotnych
wystawionych przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF?
Faktury korygujące wystawiane w okresie obowiązkowego KSeF, do faktur
pierwotnych wystawionych przed wejściem w życie obowiązkowego KSeF – będą
wystawiane przy użyciu systemu. Struktura logiczna e-Faktury FA(3) jest
dostosowana do przypadków wystawiania w KSeF faktury korygującej do faktury
pierwotnej wystawionej poza KSeF.
Jak Ministerstwo Finansów zamierza rozwiązać problem tysięcy mikroprzedsiębiorców,
którzy nadal wystawiają faktury ręcznie i nie korzystają z dedykowanych programów
fakturowych, a obsługiwani są przez biura rachunkowe?
Ministerstwo Finansów informuje, że do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do
wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury
elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży
(wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym
miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł.
Dla małych podatników dedykowane są rozwiązania przejściowe tj.: odroczony
termin na wystawienie faktur w KSeF – 1 kwiecień 2026r.; do końca 2026 r.
podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać
faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej jeżeli łączna wartość
sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami w miesiącu jest
mniejsza lub równa 10 000 zł.; do końca 2026r. podatnicy mogą wystawiać faktury
przy użyciu kas rejestrujących, w tym paragony uznane za faktury. Dodatkowo
odroczone są sankcje za naruszenia obowiązków związanych z niewłaściwą
realizacją obowiązków wynikających z KSeF za 2026 r.

-- 5 of 12 --

6/12
W ramach przygotowania przedsiębiorców do wdrożenia KSeF, Ministerstwo
Finansów oraz Krajowa Administracja Skarbowa zorganizowały szeroki program
szkoleniowy, obejmujący zarówno spotkania stacjonarne, jak i szkolenia online.
W okresie wakacyjnym prowadzono spotkania w ramach ogólnopolskiego cyklu:
„Letnie spotkania informacyjne o KSeF. Bądź na bieżąco”. Spotkania realizowane
były w urzędach skarbowych oraz izbach administracji skarbowej, a ich program
podzielono na cztery bloki tematyczne obejmujące wprowadzenie do Krajowego
Systemu e-Faktur, uwierzytelnienie i autoryzację w KSeF, zasady wystawiania
faktur ustrukturyzowanych oraz obsługę aplikacji KSeF. Eksperci Krajowej
Administracji Skarbowej przedstawiali główne założenia i funkcjonalności systemu,
zasady obowiązkowego e-fakturowania, sposoby uwierzytelniania oraz zarządzania
uprawnieniami, a także odpowiadali na pytania uczestników i wskazywali, jak
rozpocząć przygotowania do wdrożenia systemu w firmie.
We wrześniu rozpoczął się ogólnopolski cykl szkoleń „Środy z KSeF”. Obejmował on
bezpłatne szkolenia stacjonarne i webinary online. Szkolenia miały charakter
zarówno teoretyczny jak i praktyczny i podzielone były na bloki tematyczne, które
obejmowały:
 zasady działania KSeF,
 proces uwierzytelniania i nadawania uprawnień,
 wystawianie i odbieranie faktur,
 obsługę modułu certyfikatów i uprawnień MCU,
a także korzystanie z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo
Finansów:
 Aplikacji Mobilnej KSeF,
 Aplikacji Podatnika KSeF 2.0,
 e-mikrofirmy.
Program uwzględniał również zagadnienia skierowane do samorządu
terytorialnego, grup VAT oraz rolników ryczałtowych.
Kolejne działania w tym zakresie są realizowane także w 2026 r. Podczas
styczniowo-lutowych spotkań „Środy z KSeF – KSeF w pigułce” eksperci przekazują
przedsiębiorcom najważniejsze i praktyczne informacje jak korzystać z Krajowego
Systemu e-Faktur. Treść szkolenia zawiera podstawową i najważniejszą wiedzę taką
jak: sposób logowania, wystawianie faktur, przeglądanie faktur czy nadawanie
uprawnień.
Szkolenia odbywają się w każdą środę począwszy od 7 stycznia 2026 r.:
 w izbach administracji skarbowej - szkolenia on-line w godzinach 10.00–
12.00 oraz 14.00–16.00,
 w każdym urzędzie skarbowym w Polsce (poza wyspecjalizowanymi) –
szkolenia stacjonarne w godzinach 10.00–12.00.
Oprócz tego na 24, 25 i 31 stycznia 2026 r. w godzinach 9.00–15.00 we wszystkich
urzędach skarbowych w Polsce (poza wyspecjalizowanymi), zostały
zorganizowane „Dni otwarte z KSeF”. Każdy zainteresowany mógł wziąć udział
w dodatkowym szkoleniu, spotkać się z ekspertami KSeF i uzyskać indywidualne
wyjaśnienia, zadać pytania oraz rozwiać wątpliwości dotyczące korzystania
z systemu. Szczegółowe informacje nt. cyklów „Środy z KSeF” znajdują się
na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl/srody-z-ksef/

-- 6 of 12 --

7/12
Przedsiębiorcy mają zapewniony dostęp do szerokiego pakietu materiałów
informacyjnych i instruktażowych dotyczących korzystania z KSeF. Znajdują się one
na stronie internetowej: https://ksef.podatki.gov.pl/ i należą do nich:
 sekcja pytań i odpowiedzi dot. KSeF, podręczniki, materiały szkoleniowe,
tutoriale video oraz informacje o szkoleniach w urzędach skarbowych,
 informacje ogólne na temat KSeF 2.0 (w tym m.in. dot. podstaw prawnych,
kluczowych terminów, zakresu obowiązkowego KSeF, trybów wystawiania
faktur online i offline, certyfikatów KSeF czy numeru KSeF),
 materiały przeznaczone dla Integratorów programów finansowo-
księgowych (tj. dokumentacja techniczna API KSeF 2.0),
 informacje na temat struktury logicznej FA(3), czyli stosowanego od 1 lutego
2026 r. wzoru faktury ustrukturyzowanej,
 pliki do pobrania (w tym m.in. przydatne grafiki, broszury informacyjne oraz
podręczniki KSeF 2.0).
Serwis jest stale aktualizowany i stanowi centralne miejsce dla wszystkich
użytkowników poszukujących rzetelnych danych. Istotnym elementem wsparcia są
również materiały edukacyjne w formie wideo i instruktaż. W ramach cyklu „Środy z
KSeF” publikujemy również webinary.
Uzupełnieniem działań online są materiały drukowane, które pozostają skutecznym
kanałem dotarcia do przedsiębiorców, zwłaszcza tych sporadycznie korzystających
z internetu. W urzędach skarbowych oraz podczas szkoleń dystrybuowane są m.in.
ulotki informacyjne. Pracownicy resortu finansów docierają do podatników
prowadząc konsultacje także poza urzędami. Ich obecność w miejscach, które
przedsiębiorcy regularnie odwiedzają, zapewnia szeroki zasięg materiałów
informacyjnych.
Na początku 2025 r. została uruchomiona infolinia KAS do spraw KSeF. Konsultanci
infolinii oferują wsparcie telefoniczne w tematach merytorycznych oraz
technicznych związanych z KSeF: https://www.podatki.gov.pl/skontaktuj-sie-z-
nami/telefon-do-konsultanta-krajowej-administracji-skarbowej/
Od 26 stycznia 2026 r. infolinia pracuje całą dobę. Możliwe jest również zadanie
pytania poprzez formularz kontaktowy (https://ksef.podatki.gov.pl/formularz/), jak
i umówienie wizyty w urzędzie skarbowym przez zainteresowanych podatników, w
celu uzyskania informacji na temat KSeF. Pracownicy urzędów skarbowych udzielą
podatnikom niezbędnych informacji w tym obszarze oraz pomogą w nauce obsługi
systemu.
Należy również zwrócić uwagę, że KSeF umożliwia nadanie odpowiednich
uprawnień na rzecz biura rachunkowego, które obsługuje danego podatnika.

-- 7 of 12 --

8/12
Jakie rozwiązania przewidziano dla handlu stacjonarnego, w którym klient dokonuje
płatności gotówką lub kartą i oczekuje natychmiastowego otrzymania faktury, podczas
gdy część dostawców oprogramowania zakłada możliwość jej wydruku dopiero po
skutecznym przesłaniu do KSeF, co znacząco wydłuża czas obsługi klienta
i dezorganizuje sprzedaż?
Czy Ministerstwo dostrzega ryzyko sytuacji, w której przedsiębiorca opuszcza punkt
sprzedaży bez dokumentu potwierdzającego zakup i płatność, co prowadzi do braku
kontroli nad wydatkami, chaosu dokumentacyjnego oraz konieczności tworzenia
dokumentów zastępczych (WZ, potwierdzenia płatności)?
Zasadą jest że podatnicy (B2B) otrzymują faktury w KSeF. Natomiast pozostali
nabywcy, o których mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, otrzymują faktury w
sposób uzgodniony, czyli zasadniczo wydruk faktury, nawet jeśli ta faktura nie ma
jeszcze nadanego numeru KSeF. Wtedy taka faktura powinna być oznaczona dwoma
kodami QR (offline i certyfikat).
Ponadto nie wystąpi żadne ryzyko, że przedsiębiorca wyjdzie ze sklepu bez
dokumentu potwierdzającego zakup, gdy faktura jeszcze nie została wysłana lub
przyjęta do KSeF. W takiej sytuacji znajdzie zastosowanie „potwierdzenie
transakcji”, z którego korzystanie jest dobrowolne.
Dokument ten powinien zawierać:
 podstawowe dane stron transakcji, tj.:
o dane sprzedawcy (Podmiot1) - nazwę, identyfikator podatkowy NIP,
o adres,
o dane nabywcy (Podmiot2) - nazwę, identyfikator podatkowy
 NIP/inny identyfikator lub informację o braku identyfikatora, adres,
 numer faktury nadany przez podatnika (wartość z pola P_2),
 kwotę należności ogółem (wartość z pola P_15),
 dwa kody QR/linki, z czego pierwszy zapewnia dostęp do faktury
i weryfikację danych z faktury, a drugi pozwala na weryfikację tożsamości
wystawcy faktury; nad pierwszym kodem QR zamieszcza się napis „sprawdź
fakturę w KSeF”, a nad drugim kodem QR „zweryfikuj wystawcę faktury”.
Pod kodami QR/ linkami nie zamieszcza się natomiast żadnych napisów
(np. „OFFLINE” czy „CERTYFIKAT”), niezależnie od trybu, w którym jest wystawiana
faktura, której to potwierdzenie transakcji dotyczy.
W ramach ww. elementów potwierdzenia transakcji znajdują się dane, które
umożliwią nabywcy za pomocą kodu QR/ linku dostęp do faktury w KSeF, bez
konieczności uwierzytelnienia w systemie.
Wydanie potwierdzenia transakcji zabezpieczy więc interes nabywcy w sytuacjach,
gdy wystawiona w trybie ONLINE lub OFFLINE faktura, nie posiada jeszcze numeru
KSeF. Dokument ten to propozycja dla rozwiązań biznesowo-technicznych,
w związku z tym nie ma przeszkód, aby mógł zawierać dodatkowe informacje
o płatności.
Dzięki zamieszczonym na potwierdzeniu transakcji kodom QR możliwy będzie
m.in. dostęp do faktury i weryfikacja jej danych.
Należy podkreślić, że:
 Wprowadzenie tego rozwiązania jest odpowiedzią na potrzeby rynku.
 Potwierdzenie transakcji będzie mogło być wydane w obu funkcjonujących
w KSeF trybach wystawiania faktur: ONLINE i OFFLINE.

-- 8 of 12 --

9/12
 Szczególnie przydatne będzie np. w przypadku dokonywania sprzedaży
w sklepach stacjonarnych, na stacjach benzynowych gdzie klient oczekuje
przy kasie na dokument potwierdzający transakcję.
 Wydanie potwierdzenia transakcji zabezpieczy, więc interes nabywcy
w sytuacjach, gdy wystawiona w trybie ONLINE lub OFFLINE faktura, nie
posiada jeszcze numeru KSeF.
 Dzięki zamieszczonym na potwierdzeniu transakcji kodom QR możliwy
będzie, m.in. dostęp do faktury i weryfikacja jej danych.
W jaki sposób KSeF ma wspierać prawidłową kwalifikację zakupów, które w części
stanowią koszty uzyskania przychodu lub podlegają ograniczonemu odliczeniu VAT (np.
20%, 75%, 50%), skoro do systemu trafiają wszystkie faktury, a drobni przedsiębiorcy
często nie są w stanie samodzielnie i prawidłowo opisać charakteru zakupów?
KSeF jest systemem służącym do wystawiania, przesyłania, odbierania
i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Kwestie prawidłowej kwalifikacji
zakupów nie są funkcjonalnością KSeF. Mogą być wspierane natomiast przez
poszczególne narzędzia do obsługi finansowo-księgowej.
Odnosząc się do prawidłowej kwalifikacji zakupów, które w części podlegają
ograniczonemu odliczeniu VAT informujemy, że należy rozróżnić system KSeF,
który służy do wystawiania i odbierania faktur, a plik JPK_VAT z deklaracją, gdzie
dokonuje się rozliczenia podatku VAT.
Przedsiębiorca, który dokonuje czynności opodatkowanych podatkiem VAT, ma
prawo do odliczenia podatku naliczonego od dokonanych w ramach tej działalności
zakupów. Dzięki temu podatek należny podlegający wpłacie do urzędu obniża się
i faktyczne zobowiązanie względem urzędu skarbowego jest niższe.
Otrzymanie faktury w KSeF nie oznacza, że w całości z takiej faktury przysługuje
prawo do odliczenia podatku. Podatnik powinien zweryfikować otrzymane faktury
pod względem związku z prowadzoną działalnością i obowiązującymi przepisami,
i dopiero wtedy w odpowiedniej części ująć w deklaracji JPK_VAT. Takie same
zasady obowiązują obecnie.
Należy podkreślić, że system KSeF nie zmienia zasad rozliczeń podatkowych,
a porządkuje system obiegu faktur w gospodarce.
Ze strony KSeF na etapie rozwoju systemu (już po uruchomieniu produkcyjnym.)
zostanie udostępniona usługa tzw. ukrywania faktur. W przypadku gdy dany
podatnik nie będzie np. z danej faktury odliczał VAT, będzie miał możliwość jej
ukrycia na liście faktur. Jest to czynność odwracalna, która nie powoduje usunięcia
faktury z KSeF. Będzie z pewnością przydatna w przypadku wystąpienia wskazanych
w pytaniu okoliczności.
Jak Ministerstwo planuje zapobiegać sytuacjom, w których do konta KSeF
przedsiębiorcy trafiają faktury wystawione omyłkowo na niewłaściwy podmiot, co może
prowadzić do nieuprawnionego rozliczenia kosztów lub podatku VAT, a jednocześnie
zwiększa koszty działalności poprzez konieczność dodatkowej weryfikacji
dokumentów?
Takie sytuacje mogły mieć już miejsce przed wdrożeniem obowiązkowego KSeF gdy
faktury wpływały za pośrednictwem maila lub poczty tradycyjnej. W przypadku

-- 9 of 12 --

10/1
2
omyłkowego wystawienia w KSeF faktury na błędnego nabywcę (błędny NIP)
sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej .
Samo otrzymanie takiej faktury w KSeF nie rodzi żadnych negatywnych
konsekwencji po stronie nabywcy. Pamiętać jednak należy o właściwej weryfikacji
otrzymywanych faktur oraz, że w ww. sytuacji nabywcy nie przysługuje prawo do
odliczenia VAT.
W przypadku natomiast podejrzenia, że fakturę wystawił podmiot nierzetelny,
podatnicy (nabywcy) mogą zgłosić taką fakturę administracji skarbowej
(tzw. faktury scamowe). Dzięki temu możliwe jest identyfikowanie potencjalnych
źródeł nadużyć.
Ministerstwo Finansów prowadzi szerokie działania informacyjne dotyczące zasad
wystawiania faktur w KSeF, w tym korygowania faktur, np. w ramach szeroko
prowadzonych, wspomnianych we wcześniejszym pytaniu akcji szkoleniowych.
Z jakiego powodu mikroprzedsiębiorcy o bardzo niskich obrotach są zwolnieni
z obowiązku wystawiania faktur sprzedażowych w KSeF, a jednocześnie zobowiązani do
odbierania faktur zakupowych wyłącznie w tym systemie?
Rozwiązania KSeF uwzględniają skalę działalności podatników. Z tego względu
wprowadzono etapowanie wdrożenia obowiązkowego KSeF (1 lutego 2026 r. dla
największych podatników, 1 kwietnia 2026 r. dla podatników, którzy mieli sprzedaż
w 2024 r. do 200 mln zł). Dodatkowo najmniejsi podatnicy, którzy wystawiają
faktury w danym miesiącu na łączną kwotę do 10 tys. – będą wystawiać faktury w
systemie dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Odbieranie faktur w KSeF przez najmniejszych przedsiębiorców już w lutym 2026 r.
(podobnie jak w przypadku reszty podatników) stanowi dla tej grupy także pierwszy
etap nauki obsługi systemu. Umożliwia zapoznanie się z funkcjonalnościami KSeF na
kilka miesięcy przed obowiązkiem wystawiania faktur w systemie. To rozwiązanie
jest wynikiem uzgodnień z przedsiębiorcami projektu ustawy i uwzględnia ich
postulaty. Jednocześnie zobowiązani są do odbierania faktur zakupowych w KSeF,
ponieważ pozostali mają obowiązek ich wystawienia w KSeF. Należy podkreślić, że
odbiór tych faktur jest prosty i można do niego wykorzystać bezpłatne narzędzia
udostępnione przez MF. Aby pobrać fakturę, wystarczy zalogować się do jednego
z darmowych narzędzi Ministerstwa Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF,
Aplikacja Mobilna KSeF lub e-mikrofirma. Po uwierzytelnieniu (np. Profilem
Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym) przechodzi się do zakładki „Lista faktur”,
gdzie znajdują się wszystkie dokumenty wystawione na NIP danego podmiotu —
można je pobrać w formie PDF, zapisać lub wydrukować. Każda faktura posiada
numer KSeF oraz kod QR.
Etapowość obowiązku wdrożenia KSeF była częstym postulatem kierowanym do
Ministerstwa Finansów również w toku przeprowadzonych szerokich konsultacji.
Etapowe wdrożenie KSeF stanowiło odpowiedź na potrzebę elastycznego
wdrożenia tego systemu. Wypracowane, finalne rozwiązania prawne, techniczne
i biznesowe są efektem szerokich konsultacji przeprowadzonych w 2024 i 2025 r.
z udziałem rynku, w tym podatników, branży IT, księgowych, przedstawicieli JST,

-- 10 of 12 --

11/1
2
oraz organizacji zrzeszających przedsiębiorców. W konsultacjach wzięło udział
10 tys. podmiotów. Były to prawdopodobnie największe w historii administracji,
konsultacje rozwiązań prawnych i biznesowych. W przygotowanych rozwiązaniach
uwzględniono większość postulatów zgłoszonych w toku konsultacji.
Czy Ministerstwo Finansów bierze pod uwagę fakt, że wdrażanie KSeF przypada na
okres największego obciążenia biur rachunkowych – rozliczeń PIT, CIT oraz
sporządzania sprawozdań finansowych – co znacząco zwiększa ryzyko błędów,
opóźnień oraz paraliżu organizacyjnego?
Ministerstwo Finansów jest świadome, że początek roku to spiętrzenie rozliczeń
i sprawozdań. Dlatego też wybrano dwa terminy wdrożenia znajdujące się w trakcie
roku (1 lutego i 1 kwietnia 2026 r.) a nie np. 1 stycznia 2026 r. Dodatkowo podkreślić
należy, że fazowanie terminów obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF jest
wynikiem zaleceń audytu informatycznego. To również wyjście naprzeciw
oczekiwaniom mniejszych przedsiębiorców, którzy zyskują dodatkowy czas na
dopięcie przygotowań.
Ministerstwo Finansów zwraca również uwagę, że terminy obowiązkowego KSeF
(1 lutego 2026 r. oraz 1 kwietnia 2026 r.) zostały zakomunikowane z odpowiednim
wyprzedzeniem i są znane od kwietnia 2024 r. (Podsumowanie audytu KSeF -
Ministerstwo Finansów - Portal Gov.pl). Umożliwiło to odpowiednie zaplanowanie
prac, również w kontekście pozostałych obowiązków sprawozdawczych
i rozliczeniowych. Wyjściem naprzeciw oczekiwaniom rynku jest również ustawowe
wprowadzenie odroczenia kar związanych z błędami w KSeF do końca 2026 r.
W związku z tym przedsiębiorcy zyskują dodatkowy czas na prawidłowe wdrożenie
systemu.
W jaki sposób Ministerstwo zamierza zrekompensować przedsiębiorcom oraz biurom
rachunkowym koszty poniesione na aktualizacje oprogramowania, zmiany systemów
księgowych, szkolenia pracowników i klientów oraz inwestycje w technologie OCR,
które w wyniku wdrożenia KSeF tracą swoje dotychczasowe zastosowanie?
Z KSeF można korzystać za pomocą bezpłatnych narzędzi oferowanych przez
Ministerstwo Finansów (np. Aplikacji Podatnika KSeF 2.0) lub przy użyciu
komercyjnych programów, które zostaną zintegrowane z API KSeF 2.0. Wysokość
poniesionych w związku z wdrożeniem KSeF kosztów zależy od rodzaju
zastosowanego oprogramowania, skali i specyfiki działalności gospodarczej
podatnika.
Ministerstwo Finansów jest świadome, że wdrożenie KSeF wymaga odpowiedniego
przygotowania. Należy jednak zwrócić uwagę, że system niesie ze sobą również
szereg korzyści biznesowych i podatkowych.
Poprawie ulegną bowiem warunki i bezpieczeństwo prowadzenia działalności
gospodarczej. Nabywca będzie miał pewność, że faktura została wystawiona przez
podmiot do tego uprawniony. Zwiększeniu ulegnie szybkość wymiany danych
w kontaktach między kontrahentami – wystawiona faktura jest udostępniana dla
odbiorcy przez administrację niemal w czasie rzeczywistym. Nastąpi usprawnienie i

-- 11 of 12 --

12/1
2
przyspieszenie weryfikacji zasadności zwrotów VAT w urzędach skarbowych
(skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT o 1/3, z 60 nawet do 40 dni).
Faktury są przechowywane przez administrację 10 lat, zatem koszty ich
przechowywania po stronie podatników ulegną obniżeniu. Dzięki wprowadzeniu
elektronicznego obiegu dokumentów faktura nie zaginie i nie będzie potrzeby jej
drukowania. Wprowadzenie ustrukturyzowanego, jednolitego wzoru faktury
pozwoli na automatyzację procesów księgowych i przyczyni się do redukcji liczby
pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych. Znacząco uproszczone zostaną
obowiązki podatkowe oraz sprawozdawcze (np. rezygnacja z wystawiania
duplikatów faktur).
Podatnicy nie będą narażeni także na dodatkowe koszty wynikające z nakładania
sankcji za naruszenia obowiązków KSeF (za 2026 r . kary nie będą stosowane). Kary
pieniężne, o których mowa w art. 106ni ustawy będą obowiązywać dopiero od
1 stycznia 2027 r. Dzięki odroczeniu sankcji podatnicy będą mieli więcej czasu na
dostosowanie się do nowych regulacji bez obawy o negatywne konsekwencje.
Administracja skarbowa w pierwszych miesiącach funkcjonowania obowiązkowego
KSeF będzie skupiała swoje działania na edukowaniu podatników oraz wspierała ich
w prawidłowym wypełnianiu nowego obowiązku.
W opinii przedsiębiorców oraz biur rachunkowych KSeF w obecnym kształcie nie
stanowi narzędzia deregulacyjnego, lecz jego zaprzeczenie – jest kolejnym obowiązkiem
administracyjnym, który zwiększa koszty prowadzenia działalności gospodarczej,
obciąża biura rachunkowe i osłabia zaufanie do deklaracji składanych przez rząd
i parlament.
Jak już zostało wspomniane wcześniej, wypracowane, finalne rozwiązania prawne,
techniczne i biznesowe są efektem szerokich konsultacji przeprowadzonych w 2024
i 2025 r. z udziałem rynku, w tym podatników, branży IT, księgowych, przedstawicieli
JST, oraz organizacji zrzeszających przedsiębiorców. Szczegółowe odniesienie do
wszystkich zgłoszonych postulatów zostało przedstawione w raportach
z konsultacji, które są publicznie dostępne adresem
https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12391205/katalog/13092624#13092624
W przygotowanych rozwiązaniach uwzględniono większość postulatów
zgłoszonych w toku konsultacji. Są one optymalne zarówno z perspektywy
podatników jak i administracji i wpłyną pozytywnie na usprawnienie obiegu
dokumentów oraz bezpieczeństwo prowadzonej działalności gospodarczej.
Z wyrazami szacunku
Z upoważnienia Ministra Finansów i Gospodarki
Zbigniew Stawicki
Podsekretarz Stanu Zastępca Szefa Krajowej Administracji Skarbowej
w Ministerstwie Finansów

-- 12 of 12 --