tel.: +48 22 694 55 55 ul. Świętokrzyska 12
fax: +48 22 694 36 84 00-916 Warszawa
gov.pl/finanse
e-mail: kancelaria@mf.gov.pl
1/6
Warszawa, 8 lutego 2026 roku
Sprawa: Interpelacja nr 14672
Znak sprawy: DAKT2.054.1.2026
Kontakt: Kancelaria MF
tel.: +48 22 694 55 55
e-mail: kancelaria@mf.gov.pl
Pan
Włodzimierz Czarzasty
Marszałek Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej
Odpowiedź na Interpelację Posła Janusza Kowalskiego nr
14672 w sprawie projektowanych zasad dokumentowania
jednej czynności opodatkowanej w Krajowym Systemie
e-Faktur.
Szanowny Panie Marszałku,
W odpowiedzi na pytania zawarte w interpelacji nr 14672 Pana Posła Janusza
Kowalskiego w sprawie projektowanych zasad dokumentowania jednej czynności
opodatkowanej w Krajowym Systemie e-Faktur informujemy.
Projektowane rozwiązania w zakresie obowiązkowego KSeF mają na celu
ustanowienie jednolitego, systemowego modelu fakturowania, przy jednoczesnym
zachowaniu enumeratywnie określonych wyjątków, w których dopuszczalne jest
wystawianie faktur w postaci elektronicznej poza systemem albo w postaci
papierowej. Faktura ustrukturyzowana stanowi zasadniczą formę dokumentowania
czynności opodatkowanych, natomiast odstępstwa od tej zasady mają charakter
wyjątkowy i są uzależnione od spełnienia warunków przewidzianych w ustawie
o VAT1 oraz w rozporządzeniu w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku
wystawiania faktur ustrukturyzowanych2
1 Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.)
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20040540535
2 2 Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w
których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. 2025 poz. 1740)
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250001740

-- 1 of 6 --

2/6
Ad 1. Który z dokumentów generowanych w związku z jedną
czynnością opodatkowaną – potwierdzenie transakcji, faktura
elektroniczna, faktura ustrukturyzowana czy jej udostępnienie poza
systemem – będzie rodził skutki cywilnoprawne i stanowił podstawę
dokonania zapłaty przez nabywcę?
Trzeba wskazać, że z punktu widzenia prawa cywilnego podstawą powstania
zobowiązania do zapłaty pozostaje stosunek zobowiązaniowy wynikający
np. z umowy, zamówienia, regulaminu, oferty przyjętej przez kontrahenta lub innego
zdarzenia prawnego, natomiast faktura pełni funkcję dokumentującą
i rozliczeniową. Tym samym faktura, niezależnie od jej formy, nie kreuje obowiązku
zapłaty, lecz dokumentuje czynność podlegającą opodatkowaniu oraz warunki
rozliczenia tej czynności między stronami transakcji.
Po wejściu obligatoryjnego KSeF, co do zasady, będzie należało wystawiać faktury
ustrukturyzowane w transakcjach B2B i to taka faktura będzie dokumentowała
dokonaną transakcję.
W konsekwencji dokumentem stanowiącym podstawę dokonania zapłaty przez
nabywcę w rozumieniu przepisów podatkowych jest każdorazowo faktura
wystawiona zgodnie z reżimem prawnym właściwym dla danej czynności
opodatkowanej, przy czym, co do zasady, będzie to faktura ustrukturyzowana.
Natomiast w przypadkach objętych przewidzianymi prawem odstępstwami będzie
to faktura wystawiona poza KSeF.
Ad 2. Numer którego dokumentu podatnik powinien wskazać
w tytule przelewu bankowego, aby zapłata została prawidłowo
przypisana do konkretnej transakcji i nie rodziła ryzyka
zakwestionowania jej przez organy podatkowe lub kontrahenta?
Od 1 stycznia 2027 r. nabywca towaru lub usługi będący podatnikiem czynnym,
dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane oraz za wystawione w trybie
offline – niedostępność KSeF i offline24:
 na rzecz innego podatnika VAT czynnego,
 za pośrednictwem usługi polecenia przelewu lub innego instrumentu
płatniczego, umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych
będzie zobowiązany podawać numer KSeF lub identyfikator zbiorczy.
Obowiązek dotyczy również wystawcy faktury, gdy płatność jest dokonywana przy
użyciu polecenia zapłaty oraz podmiotów trzecich dokonujących płatności za
faktury wystawione na rzecz danego nabywcy.
W przypadku więc:
• płatności za pojedynczą fakturę - podawany będzie numer KSeF faktury,
• płatności za więcej niż jedną fakturę - podawany będzie zbiorczy
identyfikator dla zbioru faktur, który będzie można wygenerować za
pośrednictwem KSeF.
Numer KSeF nie będzie musiał być wykazywany, gdy faktury były wystawione w
trybie offline – niedostępność KSeF lub offline24, ale nie zostały wprowadzone do
systemu w związku z ogłoszoną awarią.

-- 2 of 6 --

3/6
Odpowiadając na pytanie w tytule przelewu bankowego, należy podać numer
identyfikujący fakturę w KSeF lub zbiorczy identyfikator faktur, za które
realizowana jest płatność (art. 108g ustawy o VAT).
Natomiast generowanie identyfikatora zbiorczego będzie możliwe zarówno
w Aplikacji Podatnika KSeF jak i komercyjnych systemach finansowo-księgowych,
które będą połączone z API KSeF.
Ad 3. Czy projektowane przepisy nakładają na podatników
obowiązek archiwizowania wszystkich dokumentów odnoszących się
do jednej transakcji, czy też tylko wybranego rodzaju dokumentu,
a jeżeli tak – którego konkretnie?
W odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych obowiązek ich przechowywania
realizowany jest za pośrednictwem KSeF, zgodnie z art. 112aa ustawy o VAT.
W przypadku faktur wystawionych poza KSeF na podstawie wyjątków
przewidzianych przepisami, dokumenty te podlegają archiwizacji na zasadach
ogólnych wynikających z ustawy o VAT oraz ustawy o rachunkowości3 .
Ad 4. Który z dokumentów generowanych w ramach tego systemu
będzie uznawany za dowód księgowy w rozumieniu przepisów
o rachunkowości i na jakiej podstawie prawnej dokonano takiego
rozróżnienia?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości dowodem księgowym jest dokument
stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej, spełniający wymogi określone w tej
ustawie. W zależności od reżimu prawnego właściwego dla danej czynności
opodatkowanej rolę dowodu księgowego może pełnić faktura ustrukturyzowana
albo faktura wystawiona poza KSeF na podstawie przewidzianego przepisami
wyjątku. Rozróżnienie to nie jest uzależnione od formy technicznej dokumentu, lecz
od jego zgodności z przepisami prawa podatkowego regulującymi sposób
dokumentowania sprzedaży.
Należy wskazać, że w sprawie zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych,
dokumentowania zdarzeń gospodarczych i uwzględniania ich skutków
w sprawozdaniu finansowym zastosowanie znajdzie ustawa z dnia 29 września 1994
r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, z późn. zm.), w tym:
- art. 20 ust. 1 zobowiązujący jednostki do wprowadzenia do ksiąg rachunkowych
okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każdego zdarzenia, które nastąpiło w
tym okresie;
- art. 20 ust. 2, który określa, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są
dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej;
- art. 21 ust. 1, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także
w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą -
także datę sporządzenia dowodu;
3 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120, ze zm.)

-- 3 of 6 --

4/6
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której
przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia
w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia
dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby
odpowiedzialnej za te wskazania;
- art. 21 ust. 1a, zgodnie z którym można zaniechać zamieszczania na dowodzie
danych, o których mowa w ust. 1 pkt 1–3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów
oraz w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych;
- art. 22 ust. 1, który określa, iż dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest
zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,
kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów
rachunkowych;
- art. 24 ust. 4 pkt 2 zgodnie, z którym księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne,
jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów
(sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności
zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów
klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę
sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz
dokonanie rozliczeń finansowych;
- art. 24 ust. 5 pkt 1, zgodnie z którym księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone
bieżąco, jeżeli pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie
obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym
deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych.
Ad 5. Czy przewidziano jednolite i jednoznaczne wytyczne dla
przedsiębiorców oraz biur rachunkowych, które pozwolą im
prawidłowo identyfikować dokument właściwy dla celów
podatkowych, księgowych i płatniczych?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym
w szczególności do:
 Wystawiania, przesyłania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur
ustrukturyzowanych oraz
 Nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.
Ponadto:
 KSeF przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikujący każdą
wystawioną fakturę.
 Aby rozpocząć korzystanie z KSeF należy uwierzytelnić się w systemie.
Uwierzytelnić może się przedsiębiorca albo osoba lub podmiot wskazany
przez przedsiębiorcę. Przepisy wykonawcze określają możliwe metody
uwierzytelnienia się w systemie (np. za pomocą Podpisu Zaufanego, podpisu
kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej).
W związku z tym, uprzejmie zauważam, że faktury są jednoznacznie identyfikowane
w KSeF poprzez numer KSeF. Numer KSeF to unikalny numer, który identyfikuje
fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Jest nadawany automatycznie przez
system po wysłaniu e-faktury i jej przyjęciu do tego systemu. Numer ten zwracany
jest w UPO (Urzędowym Poświadczeniu Odbioru) i sam w sobie nie stanowi
elementu pliku xml, ani elementu faktury.

-- 4 of 6 --

5/6
Numer ten składa się z:
 NIP sprzedawcy,
 daty przesłania faktury do KSeF,
 części technicznej składającej z 12 znaków (wartość generowana
automatycznie),
 sumy kontrolnej (wartość wyliczana automatycznie).
Ministerstwo Finansów prowadzi dalsze działania informacyjne i edukacyjne
skierowane do podatników, obejmujące publikację objaśnień podatkowych,
materiałów technicznych, dokumentacji systemowej oraz wytycznych dotyczących
stosowania KSeF i wyjątków od obowiązku jego stosowania. Od 2025 r. prowadzona
jest szeroka kampania informacyjna na temat KSeF w formie webinarów. Ponadto
od 7 stycznia do 11 lutego 2026 roku prowadzony jest cykl szkoleń p.n. „Środy
z KSeF – KSeF w pigułce”. Celem tych działań jest m.in. zapewnienie jednolitego
rozumienia, który dokument stanowi fakturę w rozumieniu ustawy o VAT, oraz
który dokument jest właściwy dla celów podatkowych, księgowych i płatniczych
w zależności od konkretnego stanu faktycznego.
Ad 6. Jak projektodawca ocenia wpływ wielości dokumentów na
bezpieczeństwo obrotu gospodarczego, w szczególności
w kontekście kontroli podatkowych, sporów cywilnych oraz
odpowiedzialności karno-skarbowej?
Nie ma wielości dokumentów, zasadą jest wystawianie faktur ustrukturyzowanych
przy użyciu KSeF. W ustawie przewidziano jedynie wyjątki, gdzie nie ma tego
obowiązku - w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, a także w przepisach epizodycznych,
gdzie wyłączenia obowiązują tylko do końca 2026 r.
Pierwsza grupa wyłączeń z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wynika ze statusu
stron transakcji. Wyłączeniem objęte będzie wystawianie faktur:
 przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani
stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski,
 przez podatników, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na
terytorium kraju, ale posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności
gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia
działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla
których wystawiono fakturę,
 na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.
Pomimo braku obowiązku, podatnicy będą mogli wystawiać wyżej wymienione
faktury dobrowolnie w KSeF.
Drugą grupę stanowią wyłączenia dotyczące konkretnych rodzajów transakcji. Są to
przypadki wystawiania faktur przez podatników korzystających z następujących
procedur szczególnych tj.
 procedura OSS nieunijna,
 procedura importu IOSS,
 procedura świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu
drogowego osób.
W powyższych przypadkach nie jest możliwe dobrowolne wystawianie faktur
dokumentujących ww. czynności w KSeF.

-- 5 of 6 --

6/6
Trzecią grupę wyłączeń z KSeF stanowią czynności wymienione w rozporządzeniu
wykonawczym4 w tym między innymi:
 świadczenie usług przejazdu autostradą płatną, udokumentowanych fakturami
w formie biletu jednorazowego,
 świadczenie usług przewozu osób na dowolną odległość m.in. kolejami, taborem
samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi
śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami,
udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego,
 świadczenie usług zwolnionych na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy
o podatku od towarów i usług, udokumentowanych fakturami lub innymi
dowodami,
 dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowanych fakturami
wystawianymi przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, jeżeli:
˗ nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za
pomocą polskiego NIP,
˗ sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za
pomocą polskiego NIP.
W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli nabywca na
potrzeby danej czynności będzie zidentyfikowany za pomocą nr VAT UE nadanego
w innym kraju unijnym niż Polska, pomimo braku obowiązku będzie mógł wystawić
fakturę ustrukturyzowaną w ramach samofakturowania.
Zgodnie z przepisami epizodycznymi:
 do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur
ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury
w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem)
udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie
mniejsza lub równa 10 000 zł,
 do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur
ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury
w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne
uznane za faktury (do 450 zł).
Ponadto należy mieć na uwadze, że do końca 2026 r. nie będą stosowane kary za
błędy związane ze stosowaniem KSeF.
Z wyrazami szacunku
Z upoważnienia Ministra Finansów i Gospodarki
Zbigniew Stawicki
Podsekretarz Stanu Zastępca Szefa Krajowej Administracji Skarbowej
w Ministerstwie Finansów
4 Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków,
w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. 2025 poz. 1740)
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250001740

-- 6 of 6 --