Interpelacja nr 14443
Interpelacja w sprawie procedury doręczania dokumentów za pośrednictwem urzędomatów
Zgłaszający:
•
Adresat:
Sprawiedliwość i Sądy (73%)
Infrastruktura i Transport (30%)
Treść wystąpienia poselskiego
Interpelacja w sprawie procedury doręczania dokumentów za pośrednictwem urzędomatów
Interpelacja nr 14443
do ministra infrastruktury
w sprawie procedury doręczania dokumentów za pośrednictwem urzędomatów
Zgłaszający: Paweł Masełko
Data wpływu: 01-01-2026
Szanowny Panie Ministrze,
zwracam się z prośbą o udzielenie odpowiedzi w sprawie procedury doręczania dokumentów za pośrednictwem urzędomatów.
Szczegółowe kwestie związane z doręczaniem korespondencji w postępowaniu administracyjnym reguluje Dział I. Przepisy ogólne Rozdział 8. Doręczenia ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego.
Zgodnie z art. 39 Kpa organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych[…], za pokwitowaniem przez operatora wyznaczonego […], przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organa.
Na podstawie art. 40 § 1 Kpa pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela – temu przedstawicielowi. W przypadku zmiany adresu stosuje się art. 41 § 1 i 2 Kpa, który wskazuje, że w toku postępowania strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie swojego adresu, w tym adresu elektronicznego. W razie zaniedbania obowiązku określonego w § 1 doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem ma skutek prawny.
Istotny w omawianej materii jest przepis art. 42 Kpa, który stanowi, że:
§ 1. Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy […].
§ 2. Pisma mogą być doręczane również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej.
§ 3. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony w § 1 i 2, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie,
oraz art. 43 Kpa, zgodnie z którym w przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania.
Kodeks postępowania administracyjnego w art. 44 dopuszcza również doręczenie zastępcze, zgodnie z którym:
§ 1. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43:
1) operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego;
2) pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) – w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ.
§ 2. Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.
§ 3. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia.
§ 4. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.
Odnosząc się do zagadnienia przedstawionego wyżej, należy wskazać, że działające przy niektórych urzędach tzw. urzędomaty są umieszczane w pobliżu budynków administracji publicznej przez działające na rynku prywatne firmy, a nie operatorów pocztowych, w następstwie indywidualnych umów zawieranych między tymi podmiotami a zainteresowanymi samorządami.
Zastosowanie urzędomatów do doręczania decyzji administracyjnych budzi obecnie istotne wątpliwości prawne. Choć niektóre samorządy wdrażają tego typu rozwiązania w ograniczonym zakresie, to już m.st. Warszawa zrezygnowało z takiego rozwiązania, uznając, że zachodzą zbyt duże wątpliwości interpretacyjne co do spełnienia wymogów Kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie skutecznego doręczenia. Brakuje jednoznacznych regulacji, które pozwalałyby traktować odbiór decyzji przez urzędomat jako doręczenie w rozumieniu przepisów prawa administracyjnego, w szczególności w kontekście potwierdzenia odbioru i ewentualnej fikcji doręczenia. Wątpliwości dotyczą m.in. braku jednoznacznego powiązania odbioru z konkretną osobą oraz niemożności ustalenia daty skutecznego doręczenia.
Ponadto w związku z ustawą o dokumentach publicznych prawo jazdy, dowód rejestracyjny oraz pozwolenie czasowe są dokumentami publicznymi kategorii pierwszej, które są w sposób specjalny zabezpieczane. Jak to się będzie miało do wydawania ich przez urzędomat?
W związku z powyższym zawracam się z uprzejmą prośbą o zajęcie stanowiska, czy doręczenie stronie decyzji przez urzędomat jest zgodne z obecnym stanem prawnym. Na chwilę obecną decyzja jest doręczana stronie bezpośrednio, odbierana przez pełnomocnika upoważnionego na piśmie lub wysyłana pocztą.
W związku z powyższym powstaje pytanie, czy doręczenie decyzji przez urzędomat jest zgodne z przepisami prawa i będzie uważane za skuteczne, jeżeli organ nie będzie miał pisemnego potwierdzenia odbioru i nie będzie można zweryfikować kto faktycznie odebrał decyzję?
Z poważaniem Paweł Masełko
Interpelacja nr 14443
do ministra infrastruktury
w sprawie procedury doręczania dokumentów za pośrednictwem urzędomatów
Zgłaszający: Paweł Masełko
Data wpływu: 01-01-2026
Szanowny Panie Ministrze,
zwracam się z prośbą o udzielenie odpowiedzi w sprawie procedury doręczania dokumentów za pośrednictwem urzędomatów.
Szczegółowe kwestie związane z doręczaniem korespondencji w postępowaniu administracyjnym reguluje Dział I. Przepisy ogólne Rozdział 8. Doręczenia ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego.
Zgodnie z art. 39 Kpa organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych[…], za pokwitowaniem przez operatora wyznaczonego […], przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organa.
Na podstawie art. 40 § 1 Kpa pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela – temu przedstawicielowi. W przypadku zmiany adresu stosuje się art. 41 § 1 i 2 Kpa, który wskazuje, że w toku postępowania strony oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ administracji publicznej o każdej zmianie swojego adresu, w tym adresu elektronicznego. W razie zaniedbania obowiązku określonego w § 1 doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem ma skutek prawny.
Istotny w omawianej materii jest przepis art. 42 Kpa, który stanowi, że:
§ 1. Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy […].
§ 2. Pisma mogą być doręczane również w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej.
§ 3. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony w § 1 i 2, a także w razie koniecznej potrzeby, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie,
oraz art. 43 Kpa, zgodnie z którym w przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania.
Kodeks postępowania administracyjnego w art. 44 dopuszcza również doręczenie zastępcze, zgodnie z którym:
§ 1. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 42 i 43:
1) operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego;
2) pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) – w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ.
§ 2. Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie siedmiu dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia w miejscu określonym w § 1, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.
§ 3. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia.
§ 4. Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.
Odnosząc się do zagadnienia przedstawionego wyżej, należy wskazać, że działające przy niektórych urzędach tzw. urzędomaty są umieszczane w pobliżu budynków administracji publicznej przez działające na rynku prywatne firmy, a nie operatorów pocztowych, w następstwie indywidualnych umów zawieranych między tymi podmiotami a zainteresowanymi samorządami.
Zastosowanie urzędomatów do doręczania decyzji administracyjnych budzi obecnie istotne wątpliwości prawne. Choć niektóre samorządy wdrażają tego typu rozwiązania w ograniczonym zakresie, to już m.st. Warszawa zrezygnowało z takiego rozwiązania, uznając, że zachodzą zbyt duże wątpliwości interpretacyjne co do spełnienia wymogów Kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie skutecznego doręczenia. Brakuje jednoznacznych regulacji, które pozwalałyby traktować odbiór decyzji przez urzędomat jako doręczenie w rozumieniu przepisów prawa administracyjnego, w szczególności w kontekście potwierdzenia odbioru i ewentualnej fikcji doręczenia. Wątpliwości dotyczą m.in. braku jednoznacznego powiązania odbioru z konkretną osobą oraz niemożności ustalenia daty skutecznego doręczenia.
Ponadto w związku z ustawą o dokumentach publicznych prawo jazdy, dowód rejestracyjny oraz pozwolenie czasowe są dokumentami publicznymi kategorii pierwszej, które są w sposób specjalny zabezpieczane. Jak to się będzie miało do wydawania ich przez urzędomat?
W związku z powyższym zawracam się z uprzejmą prośbą o zajęcie stanowiska, czy doręczenie stronie decyzji przez urzędomat jest zgodne z obecnym stanem prawnym. Na chwilę obecną decyzja jest doręczana stronie bezpośrednio, odbierana przez pełnomocnika upoważnionego na piśmie lub wysyłana pocztą.
W związku z powyższym powstaje pytanie, czy doręczenie decyzji przez urzędomat jest zgodne z przepisami prawa i będzie uważane za skuteczne, jeżeli organ nie będzie miał pisemnego potwierdzenia odbioru i nie będzie można zweryfikować kto faktycznie odebrał decyzję?
Z poważaniem Paweł Masełko
Odpowiedź urzędowa
Sekretarz stanu Stanisław Bukowiec
Audyt odpowiedzi: Wskaźnik lania wody & konkretności
Bardzo konkretna
Automatyczna analiza lingwistyczno-statystyczna pisma resortu
Lanie wody
30%
Konkretność
70%
Odpowiedź wysoce rzeczowa – zawiera liczne dane twarde, kwoty, daty lub bezpośrednie odniesienie do zadanych pytań.
Twarde liczby / kwoty
0 kwot, 0 %
Precyzyjne daty
8
Odpowiedź na punkty
Brak podziału
Gęstość faktów
4.5 / 1k zn.
- Wymienia precyzyjne daty lub terminy (8)
Urzędowe załączniki i odpowiedzi:
Pełna treść wyekstrahowana z załącznika PDF (odpowiedź urzędowa)
7269 znaków
Infolinia: +48 22 630 10 00 Ministerstwo Infrastruktury
kancelaria@mi.gov.pl ul. Chałubińskiego 4/6
www.gov.pl/web/infrastruktura 00-928 Warszawa
Znak pisma: DTD-8-1.054.2.2026
Warszawa, 03 kwietnia 2026
Szanowny Pan
Włodzimierz Czarzasty
Marszałek Sejmu
Rzeczypospolitej Polskiej
Szanowny Panie Marszałku,
w odpowiedzi na interpelację nr 14443 z dnia 8 stycznia 2026 r. złożoną przez Posła na
Sejm RP pana Pawła Masełki, uprzejmie przedstawiam następujące stanowisko.
Zasady doręczania pism w postępowaniu administracyjnym regulują przepisy ustawy z
dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 r.
poz. 1691), zwanej dalej k.p.a.
Zgodnie z art. 39 k.p.a. doręczenia następują przede wszystkim na adres do doręczeń
elektronicznych, a w przypadku braku takiej możliwości za pokwitowaniem, w
szczególności przez operatora wyznaczonego, pracowników organu lub inne upoważnione
osoby. Uzupełniająco zastosowanie znajdują regulacje dotyczące miejsca doręczenia (art.
42-43 k.p.a.) oraz doręczeń zastępczych (art. 44 k.p.a.).
Katalog form doręczeń określony w k.p.a. ma charakter zamknięty, a zastosowanie innych
sposobów możliwe jest wyłącznie wówczas, gdy wynika to z przepisów szczególnych.
W obecnym stanie prawnym brak jest przepisów, które wprost dopuszczałyby
traktowanie odbioru pisma, dokumentów lub decyzji administracyjnej z urzędomatu jako
skutecznego doręczenia w rozumieniu k.p.a. Rozwiązanie to rodzi istotne wątpliwości, w
szczególności w zakresie:
zapewnienia wiarygodnego potwierdzenia odbioru pisma przez oznaczoną osobę;
ustalenia daty skutecznego doręczenia;
możliwości zastosowania fikcji doręczenia przewidzianej w art. 44 k.p.a.;
zachowania gwarancji procesowych strony postępowania.
Ponadto zwrócić należy uwagę, że przy rejestracji, czasowej rejestracji i wyrejestrowaniu
pojazdów, a także czasowym wycofaniu pojazdu z ruchu organ rejestrujący stosuje
przepisy k.p.a. w tym dotyczące doręczenia. Istotna jest zatem kwestia prawidłowego
doręczania stronie decyzji, gdyż ma ona zaznaczanie w kontekście zapewnienia pewności,
-- 1 of 4 --
2
co do daty doręczenia w celu ustalenia momentu, w którym decyzja staje się ostateczna,
czy też biegu 14-dniowego terminu na odwołanie, możliwości zastosowania fikcji
doręczenia przewidzianej w art. 44 k.p.a. Kolejną istotną kwestią jest fakt, iż w świetle ww.
ustawy decyzja, jak i inne pisma organu wystosowane w toku prowadzenia postępowania
administracyjnego, powinny być dostarczane stronie lub jej pełnomocnikowi.
Ponadto wskazać należy, że organ rejestrujący wydaje decyzję o rejestracji, czasowej
rejestracji albo wyrejestrowaniu pojazdu, której wzór został określony w załączniku nr 6
i 7 do rozporządzania Ministra Infrastruktury z dnia 8 listopada 2024 r. w sprawie
rejestracji i oznaczania pojazdów, wymagań dla tablic rejestracyjnych oraz wzorów innych
dokumentów związanych z rejestracją pojazdów (Dz. U. poz. 1709, z późn. zm.). Zgodnie
ze wzorem część A wypełnia organ rejestrujący, a części B właściciel pojazdu. W części B
właściciel pojazdu podpisem potwierdza odpowiednio odbiór decyzji o rejestracji,
czasowej rejestracji, wyrejestrowaniu pojazdu, a także dowodu rejestracyjnego,
pozwolenia czasowego czy zalegalizowanych tablic rejestracyjnych.
Zatem należy przyjąć, że ww. decyzję należy odebrać w urzędzie osobiście lub przez
pełnomocnika. Istnieją przypadki, w których przepis wskazuje, że dokumenty mogą zostać
wysyłane za pośrednictwem operatora pocztowego.
Rejestracja, czy wyrejestrowywanie pojazdów to zadania własne organu rejestrującego
pojazdy, które wykonuje samodzielnie na podstawie obowiązujących przepisów prawa,
rozstrzygając sprawę administracyjną i wydając decyzje administracyjne.
W ocenie Ministra Infrastruktury stosowanie urzędomatów w przypadku dostarczenia
decyzji o rejestracji pojazdu wraz z dowodem rejestracyjnym i tablicami rejestracyjnymi
budzi wątpliwości natury prawnej.
Podobne stanowisko zostało zaprezentowane przez Ministra Spaw Wewnętrznych
Administracji (pismo nr MP.0713.3.6.2026(7)), w którym zostało wskazane, że
niezbędnym elementem potwierdzenia odbioru pisma jest podpis odbiorcy, chyba że
zachodzi sytuacja określona w art. 46 § 2 k.p.a. Z kolei odbiór dokumentu z urzędomatu
odbywa się w sposób zautomatyzowany, bez fizycznego lub elektronicznego podpisu
strony, bez jakiejkolwiek weryfikacji jej tożsamości oraz bez możliwości stwierdzenia, że
dokument został faktycznie odebrany przez adresata, a nie osobę nieuprawnioną.
Natomiast doręczenie decyzji jest czynnością prawną wywołującą skutki procesowe, takie
jak rozpoczęcie biegu terminu do wniesienia środka odwoławczego lub zaskarżenia.
Jakiekolwiek wątpliwości co do skuteczności doręczenia mogą prowadzić do podważenia
dalszych czynności procesowych organu administracji publicznej.
W świetle powyższego, w ocenie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji,
doręczenie decyzji za pośrednictwem urzędomatu nie spełnia warunków skutecznego
doręczenia.
-- 2 of 4 --
3
Ponadto w opinii Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w kontekście omawianego
zagadnienia w przypadku takich dokumentów jak dowody osobiste czy dokumenty
paszportowe ich odbiór za pomocą urzędomatów nie znajdzie zastosowania. Bowiem
regulacje zawarte odpowiednio w ustawie z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych
1 oraz w ustawie z dnia 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych2 wymagają
osobistego stawiennictwa w siedzibie organu w celu odbioru danego dokumentu. Z kolei
dokumenty z zakresu rejestracji stanu cywilnego, co do zasady, mogą być odbierane
osobiście na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, pocztą na piśmie utrwalonym w
postaci papierowej oraz na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej.
Ponadto wskazać należy, że dokumenty takie jak prawo jazdy, dowód rejestracyjny oraz
pozwolenie czasowe stanowią dokumenty publiczne kategorii pierwszej w rozumieniu
ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1669,
z późn. zm.). Dokumenty te podlegają szczególnym wymogom w zakresie zabezpieczenia,
ewidencji i wydawania. Wydanie dokumentu komunikacyjnego jest, co do zasady,
następstwem rozstrzygnięcia administracyjnego, co oznacza konieczność zapewnienia
skutecznego doręczenia decyzji oraz bezpiecznego przekazania dokumentu osobie
uprawnionej. W przypadku urzędomatów pojawiają się wątpliwości dotyczące
identyfikacji odbiorcy oraz zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa
dokumentu publicznego.
Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że:
doręczanie decyzji administracyjnych za pośrednictwem urzędomatów nie
znajduje obecnie jednoznacznej podstawy prawnej i może zostać uznane za
nieskuteczne;
w przypadku dokumentów komunikacyjnych będących dokumentami
publicznymi dodatkowe wątpliwości dotyczą bezpieczeństwa wydania i
identyfikacji odbiorcy;
wykorzystanie urzędomatów może być rozważane wyłącznie w odniesieniu do
czynności materialno-technicznych, po przeprowadzeniu analizy prawnej,
organizacyjnej oraz w zakresie ochrony danych osobowych.
Z wyrazami szacunku
z upoważnienia Ministra InfrastrukturyStanisław Bukowiec
Sekretarz Stanu
Dokument podpisany elektronicznie.
1 Dz.U. z 2025 r. poz. 1753
2 Dz.U. z 2024 r. poz. 1063, z późn. zm.
-- 3 of 4 --
4
-- 4 of 4 --
kancelaria@mi.gov.pl ul. Chałubińskiego 4/6
www.gov.pl/web/infrastruktura 00-928 Warszawa
Znak pisma: DTD-8-1.054.2.2026
Warszawa, 03 kwietnia 2026
Szanowny Pan
Włodzimierz Czarzasty
Marszałek Sejmu
Rzeczypospolitej Polskiej
Szanowny Panie Marszałku,
w odpowiedzi na interpelację nr 14443 z dnia 8 stycznia 2026 r. złożoną przez Posła na
Sejm RP pana Pawła Masełki, uprzejmie przedstawiam następujące stanowisko.
Zasady doręczania pism w postępowaniu administracyjnym regulują przepisy ustawy z
dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025 r.
poz. 1691), zwanej dalej k.p.a.
Zgodnie z art. 39 k.p.a. doręczenia następują przede wszystkim na adres do doręczeń
elektronicznych, a w przypadku braku takiej możliwości za pokwitowaniem, w
szczególności przez operatora wyznaczonego, pracowników organu lub inne upoważnione
osoby. Uzupełniająco zastosowanie znajdują regulacje dotyczące miejsca doręczenia (art.
42-43 k.p.a.) oraz doręczeń zastępczych (art. 44 k.p.a.).
Katalog form doręczeń określony w k.p.a. ma charakter zamknięty, a zastosowanie innych
sposobów możliwe jest wyłącznie wówczas, gdy wynika to z przepisów szczególnych.
W obecnym stanie prawnym brak jest przepisów, które wprost dopuszczałyby
traktowanie odbioru pisma, dokumentów lub decyzji administracyjnej z urzędomatu jako
skutecznego doręczenia w rozumieniu k.p.a. Rozwiązanie to rodzi istotne wątpliwości, w
szczególności w zakresie:
zapewnienia wiarygodnego potwierdzenia odbioru pisma przez oznaczoną osobę;
ustalenia daty skutecznego doręczenia;
możliwości zastosowania fikcji doręczenia przewidzianej w art. 44 k.p.a.;
zachowania gwarancji procesowych strony postępowania.
Ponadto zwrócić należy uwagę, że przy rejestracji, czasowej rejestracji i wyrejestrowaniu
pojazdów, a także czasowym wycofaniu pojazdu z ruchu organ rejestrujący stosuje
przepisy k.p.a. w tym dotyczące doręczenia. Istotna jest zatem kwestia prawidłowego
doręczania stronie decyzji, gdyż ma ona zaznaczanie w kontekście zapewnienia pewności,
-- 1 of 4 --
2
co do daty doręczenia w celu ustalenia momentu, w którym decyzja staje się ostateczna,
czy też biegu 14-dniowego terminu na odwołanie, możliwości zastosowania fikcji
doręczenia przewidzianej w art. 44 k.p.a. Kolejną istotną kwestią jest fakt, iż w świetle ww.
ustawy decyzja, jak i inne pisma organu wystosowane w toku prowadzenia postępowania
administracyjnego, powinny być dostarczane stronie lub jej pełnomocnikowi.
Ponadto wskazać należy, że organ rejestrujący wydaje decyzję o rejestracji, czasowej
rejestracji albo wyrejestrowaniu pojazdu, której wzór został określony w załączniku nr 6
i 7 do rozporządzania Ministra Infrastruktury z dnia 8 listopada 2024 r. w sprawie
rejestracji i oznaczania pojazdów, wymagań dla tablic rejestracyjnych oraz wzorów innych
dokumentów związanych z rejestracją pojazdów (Dz. U. poz. 1709, z późn. zm.). Zgodnie
ze wzorem część A wypełnia organ rejestrujący, a części B właściciel pojazdu. W części B
właściciel pojazdu podpisem potwierdza odpowiednio odbiór decyzji o rejestracji,
czasowej rejestracji, wyrejestrowaniu pojazdu, a także dowodu rejestracyjnego,
pozwolenia czasowego czy zalegalizowanych tablic rejestracyjnych.
Zatem należy przyjąć, że ww. decyzję należy odebrać w urzędzie osobiście lub przez
pełnomocnika. Istnieją przypadki, w których przepis wskazuje, że dokumenty mogą zostać
wysyłane za pośrednictwem operatora pocztowego.
Rejestracja, czy wyrejestrowywanie pojazdów to zadania własne organu rejestrującego
pojazdy, które wykonuje samodzielnie na podstawie obowiązujących przepisów prawa,
rozstrzygając sprawę administracyjną i wydając decyzje administracyjne.
W ocenie Ministra Infrastruktury stosowanie urzędomatów w przypadku dostarczenia
decyzji o rejestracji pojazdu wraz z dowodem rejestracyjnym i tablicami rejestracyjnymi
budzi wątpliwości natury prawnej.
Podobne stanowisko zostało zaprezentowane przez Ministra Spaw Wewnętrznych
Administracji (pismo nr MP.0713.3.6.2026(7)), w którym zostało wskazane, że
niezbędnym elementem potwierdzenia odbioru pisma jest podpis odbiorcy, chyba że
zachodzi sytuacja określona w art. 46 § 2 k.p.a. Z kolei odbiór dokumentu z urzędomatu
odbywa się w sposób zautomatyzowany, bez fizycznego lub elektronicznego podpisu
strony, bez jakiejkolwiek weryfikacji jej tożsamości oraz bez możliwości stwierdzenia, że
dokument został faktycznie odebrany przez adresata, a nie osobę nieuprawnioną.
Natomiast doręczenie decyzji jest czynnością prawną wywołującą skutki procesowe, takie
jak rozpoczęcie biegu terminu do wniesienia środka odwoławczego lub zaskarżenia.
Jakiekolwiek wątpliwości co do skuteczności doręczenia mogą prowadzić do podważenia
dalszych czynności procesowych organu administracji publicznej.
W świetle powyższego, w ocenie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji,
doręczenie decyzji za pośrednictwem urzędomatu nie spełnia warunków skutecznego
doręczenia.
-- 2 of 4 --
3
Ponadto w opinii Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w kontekście omawianego
zagadnienia w przypadku takich dokumentów jak dowody osobiste czy dokumenty
paszportowe ich odbiór za pomocą urzędomatów nie znajdzie zastosowania. Bowiem
regulacje zawarte odpowiednio w ustawie z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych
1 oraz w ustawie z dnia 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych2 wymagają
osobistego stawiennictwa w siedzibie organu w celu odbioru danego dokumentu. Z kolei
dokumenty z zakresu rejestracji stanu cywilnego, co do zasady, mogą być odbierane
osobiście na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, pocztą na piśmie utrwalonym w
postaci papierowej oraz na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej.
Ponadto wskazać należy, że dokumenty takie jak prawo jazdy, dowód rejestracyjny oraz
pozwolenie czasowe stanowią dokumenty publiczne kategorii pierwszej w rozumieniu
ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1669,
z późn. zm.). Dokumenty te podlegają szczególnym wymogom w zakresie zabezpieczenia,
ewidencji i wydawania. Wydanie dokumentu komunikacyjnego jest, co do zasady,
następstwem rozstrzygnięcia administracyjnego, co oznacza konieczność zapewnienia
skutecznego doręczenia decyzji oraz bezpiecznego przekazania dokumentu osobie
uprawnionej. W przypadku urzędomatów pojawiają się wątpliwości dotyczące
identyfikacji odbiorcy oraz zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa
dokumentu publicznego.
Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że:
doręczanie decyzji administracyjnych za pośrednictwem urzędomatów nie
znajduje obecnie jednoznacznej podstawy prawnej i może zostać uznane za
nieskuteczne;
w przypadku dokumentów komunikacyjnych będących dokumentami
publicznymi dodatkowe wątpliwości dotyczą bezpieczeństwa wydania i
identyfikacji odbiorcy;
wykorzystanie urzędomatów może być rozważane wyłącznie w odniesieniu do
czynności materialno-technicznych, po przeprowadzeniu analizy prawnej,
organizacyjnej oraz w zakresie ochrony danych osobowych.
Z wyrazami szacunku
z upoważnienia Ministra InfrastrukturyStanisław Bukowiec
Sekretarz Stanu
Dokument podpisany elektronicznie.
1 Dz.U. z 2025 r. poz. 1753
2 Dz.U. z 2024 r. poz. 1063, z późn. zm.
-- 3 of 4 --
4
-- 4 of 4 --