tel.: +48 22 694 55 55 ul. Świętokrzyska 12
fax: +48 22 694 36 84 00-916 Warszawa
gov.pl/finanse
e-mail: kancelaria@mf.gov.pl
1/6
Warszawa, 24 września 2025 roku
Sprawa: Interpelacja nr 12038 posłów M. Wawer, K. Mulawa, K. Szymański
w sprawie doręczania dokumentów elektronicznych do organów
podatkowych
Znak sprawy: DTS2.054.6.2025
Kontakt: Kancelaria MF
tel.: +48 22 694 55 55
e-mail: kancelaria@mf.gov.pl
Szymon Hołownia
Marszałek Sejmu
Rzeczypospolitej Polskiej
Odpowiedź na interpelację
Szanowny Panie Marszałku,
odpowiadając na interpelację nr 12038 złożoną przez posłów: Michała Wawera,
Krzysztofa Mulawę oraz Krzysztofa Szymańskiego w sprawie doręczania
dokumentów elektronicznych do organów podatkowych, przedstawiam
następujące wyjaśnienia w związku z postawionymi w interpelacji pytaniami.
1. Czy Ministerstwo Finansów uważa, że obecne regulacje dotyczące
obowiązkowego elektronicznego składania dokumentów podatkowych są zgodne
z Konstytucją RP, w szczególności z art. 2, art. 32 oraz art. 77 ust. 2?
Minister Finansów i Gospodarki nie jest organem właściwym do orzekania
w sprawach zgodności ustaw i przepisów prawa z Konstytucją Rzeczypospolitej
Polskiej. W tym zakresie właściwym pozostaje Trybunał Konstytucyjny, o czym
stanowi art. 188 ustawy zasadniczej.
Jednocześnie Ministerstwu Finansów nie są znane wyroki Trybunału
Konstytucyjnego, które formułowałyby tezę niekonstytucyjności w odniesieniu do
przepisów mówiących o konieczności realizacji określonych obowiązków
informacyjnych w postaci elektronicznej.
2. Czy planowane jest wprowadzenie ustawowych gwarancji, że w przypadku awarii
systemu teleinformatycznego państwa podatnik nie poniesie negatywnych
konsekwencji z tytułu braku skutecznego doręczenia?

-- 1 of 6 --

2/6
4. Jakie działania zamierza podjąć Ministerstwo Finansów, aby zapewnić
podatnikom rzeczywiste bezpieczeństwo prawne i wyeliminować ryzyko
przypisywania im odpowiedzialności za działanie systemu teleinformatycznego,
którego nie są administratorami ani operatorami?
1. W myśl obowiązujących obecnie przepisów prawa nie jest możliwe, aby podatnik
ponosił odpowiedzialność za sytuacje wynikłe z awarii publicznych systemów
informatycznych, za pośrednictwem których spełnia obowiązki wynikające z prawa
podatkowego. Z tego powodu nie ma potrzeby wprowadzania dodatkowych
gwarancji, które odpowiedzialność taką by wyłączały.
Powyższe wiąże się z brakiem winy podatnika. Fakt ten zupełnie wyłącza
odpowiedzialność na gruncie ustawy z dnia 10 września 1999 r - Kodeks karny
skarbowy (Dz. U. z 2025 r. poz. 633; dalej: „kks” ). W myśl bowiem art. 1 § 3 kks nie
popełnia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego sprawca czynu
zabronionego, jeżeli nie można mu przypisać winy w czasie czynu. Brak winy jest
przesłanką wyłączająca odpowiedzialność w sposób uniwersalny i podstawowy,
niezależnie od tego, co miałoby być przyczyną odpowiedzialności podatnika.
2. Trzeba jednocześnie zaznaczyć, że ustawy podatkowe zawierają przepisy
określające procedury na wypadek awarii systemu teleinformatycznego.
Gwarancje takie zostały zapewnione m.in. przy wprowadzeniu od 1 lutego 2026 r.
obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)1.
W przypadku niedostępności lub awarii systemu z przyczyn leżących po stronie
administracji podatnik ma prawo do wystawiania faktur w trybie offline, czyli poza
systemem, zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, a następnie obowiązany
jest do ich przesłania do KSeF w określonym terminie po przywróceniu dostępności.
Procedury związane ze stosowaniem trybu awaryjnego określa art. 106nf ustawy o
VAT. Dzięki temu rozwiązaniu, pomimo zidentyfikowanej usterki systemu, proces
wystawiania faktur będzie nadal kontynuowany.
Każdy podatnik wystawiający fakturę w okresie ogłoszonej awarii KSeF będzie mógł
ją wystawić w trybie awaryjnym. Komunikaty o rozpoczęciu i zakończeniu awarii
będą publikowane w BIP MF oraz w oprogramowaniu interfejsowym. Wówczas
podatnik, chcąc wystawić fakturę, zastosuje obowiązujący wzór struktury logicznej
(od 1 lutego 2026 r. jest to FA(3)), wystawi ją w postaci elektronicznej, a następnie
prześle ją do KSeF – nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia
awarii w celu nadania fakturze numeru KSeF. Fakturę udostępni nabywcy w sposób
uzgodniony.
Jeżeli w terminie 7-dniowym zostanie zamieszczony w BIP MF i oprogramowaniu
interfejsowym kolejny komunikat o wystąpieniu awarii, termin 7 dni liczy się od dnia
zakończenia tej kolejnej awarii lub w trakcie samej awarii zostanie zamieszczony
komunikat o wystąpieniu tzw. awarii całkowitej – faktury nie dosyła się do KSeF.
Datą wystawienia faktury w trybie awaryjnym będzie data, o której mowa
w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT, czyli data wskazana na tej fakturze przez
podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury. Natomiast datą otrzymania
faktury w trybie awaryjnym będzie data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę,
albo data przydzielenia numeru KSeF - jeżeli data faktycznego otrzymania faktury
będzie późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.
1 Vide art. 106nf, art. 106nh ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
(Dz. U. z 2025 r. poz. 775, z późn. zm.; dalej: „ustawa o VAT”)

-- 2 of 6 --

3/6
W przypadku natomiast niedostępności KSeF (która również będzie
komunikowana), czyli zaplanowanych prac serwisowych KSeF faktury także będą
wystawiane w trybie offline. Dzięki temu rozwiązaniu, pomimo czasowej
niedostępności systemu, procesy związane z wystawianiem faktur będą przebiegały
płynnie i nieprzerwanie.
Procedury związane ze stosowaniem trybu offline z uwagi na niedostępność
systemu są określone w art. 106nh ustawy o podatku od towarów i usług.
Podatnik, chcąc wystawić fakturę w trybie offline, zastosuje obowiązujący wzór
struktury logicznej – od 1 lutego 2026 r. FA(3). Wystawi ją w postaci elektronicznej
i prześle ją do KSeF – nie później niż w następnym dniu roboczym po zakończeniu
okresu niedostępności w celu nadania numeru KSeF faktury. Jeżeli jednak wystąpi
w tym czasie awaria KSeF (ogłoszona w BIP i oprogramowaniu interfejsowym) –
wtedy fakturę przesyła się do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Jeżeli wystąpi w tym czasie tzw. awaria całkowita KSeF (ogłoszona w środkach
społecznego przekazu) – wówczas faktury nie dosyła się do KSeF.
Datą wystawienia faktury w trybie offline będzie data, o której mowa w art. 106e
ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli data wskazana na tej fakturze
przez podatnika w polu P_1 struktury logicznej e-faktury. Datą otrzymania faktury
w trybie offline jest natomiast data przydzielenia numeru identyfikującego tę
fakturę w KSeF lub w przypadku udostępnienia tej faktury poza KSeF nabywcy,
o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy, czyli m.in. na rzecz podmiotu
zagranicznego, konsumenta czy nabywcy bez NIP, data faktycznego otrzymania tej
faktury przez nabywcę, (takim podmiotom należy udostępnić fakturę w sposób
uzgodniony).
Szczególną sytuacją jest tzw. awaria całkowita, czyli sytuacje nadzwyczajne, tj.
zagrożenie kraju lub jego infrastruktury. Wprowadzenie tej procedury
postępowania wynika z ogólnej sytuacji geopolitycznej Polski.
Szczegóły dotyczące tego trybu określa art. 106ng ustawy o podatku od towarów
i usług. Komunikaty o awarii całkowitej KSeF zostaną zamieszczone w środkach
społecznego przekazu np. w telewizji, radiu, prasie czy w Internecie. Dotyczy to
bowiem przypadku gdy nie będzie możliwe zamieszczenie komunikatów o awarii
KSeF w BIP MF i w oprogramowaniu interfejsowym.
W tych okolicznościach podatnik, chcąc wystawić fakturę, wystawi ją w postaci
papierowej lub jako fakturę elektroniczną. Nie będzie miał obowiązku stosowania
wzoru faktury ustrukturyzowanej i nie będzie miał obowiązku przesłania jej do KSeF
po ustaniu awarii. Przekaże ją nabywcy np. osobiście, mailem bądź innym
alternatywnym kanałem.
3. Także i ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej
(Dz. U. z 2025 r. poz. 1131; dalej: „ustawa o KAS”) przewiduje procedury wyjątkowe
na wypadek awarii Platformy Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (dalej:
PUESC) lub e-Urzędu Skarbowego.
W przypadku gdy obowiązek składania i doręczania pism za pośrednictwem konta
na PUESC lub konta w e-Urzędzie Skarbowym wynika z odrębnych przepisów, do
terminów przewidzianych dla organów KAS na załatwienie sprawy oraz do
terminów dokonania określonych czynności przez użytkownika konta na PUESC lub
użytkownika konta w e-Urzędzie Skarbowym nie wlicza się dni, w których wystąpiła
awaria PUESC lub e-Urzędu Skarbowego, stosownie do przepisów art. 35a ust.6a
oraz art. 35e ust. 4a ustawy o KAS.

-- 3 of 6 --

4/6
Zgodnie natomiast z art. 35a ust. 6b i art. 35c ust. 5 ustawy o KAS, w przypadku
awarii PUESC lub e-Urzędu Skarbowego Szef Krajowej Administracji Skarbowej
informuje o jej wystąpieniu i usunięciu w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie
podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów
publicznych.
4. Również i w przypadku przesyłania dokumentów elektronicznych przy użyciu
systemu teleinformatycznego służącego do obsługi przemieszczania wyrobów
akcyzowych podmioty nie ponoszą negatywnych konsekwencji z tytułu braku
skutecznego doręczenia tych dokumentów. W przypadku bowiem awarii Systemu
EMCS mają zastosowanie regulacje rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29
grudnia 2022 r. w sprawie niedostępności Systemu (Dz. U. z 2022 r. poz. 2866).
Przedmiotowe rozporządzenie określa przypadki, w jakich uznaje się, że System
EMCS jest niedostępny, szczegółowy sposób postępowania podmiotów
wysyłających, podmiotów odbierających oraz organów podatkowych w przypadku
niedostępności Systemu EMCS, w tym rodzaje dostarczanych dokumentów
(w szczególności dokumentów w formie papierowej) lub zakres dostarczanych
informacji.
5. Stosowne regulacje zostały zawarte także w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. –
Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111, z późn. zm.).
Zgodnie z art. 126 § 4 tej ustawy pisma kierowane do organów podatkowych mogą
być sporządzane na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej.
Przepisy mogą jednak przewidywać składanie pism do organów podatkowych
wyłącznie na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej. Takie rozwiązanie
zostało przyjęte m.in. w odniesieniu do pełnomocnictwa ogólnego, o którym mowa
w art. 138d Ordynacji podatkowej. Stosownie do treści art. 138d § 3 zdanie pierwsze
pełnomocnictwo ogólne oraz zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub
wypowiedzeniu zgłasza mocodawca, wyłącznie na piśmie utrwalonym w postaci
elektronicznej według wzoru określonego w przepisach wydanych na podstawie
art. 138j § 1 pkt 1, do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Na podstawie § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 kwietnia 2024 r.
w sprawie sposobu przesyłania, utrwalonego w postaci elektronicznej,
pełnomocnictwa ogólnego, pełnomocnictwa szczególnego oraz pełnomocnictwa do
doręczeń (Dz. U. z 2024 r. poz. 613), mocodawca oraz pełnomocnik będący
adwokatem, radcą prawnym, doradcą podatkowym przesyła pełnomocnictwo
ogólne za pośrednictwem portalu podatkowego.
W przypadku wystąpienia problemów technicznych uniemożliwiających złożenie
pełnomocnictwa ogólnego, jego zmianę, odwołanie lub wypowiedzenie na piśmie
utrwalonym w postaci elektronicznej, art. 138d § 3 zdanie drugie Ordynacji
podatkowej przewiduje możliwość złożenia takiego pełnomocnictwa na piśmie
utrwalonym w postaci papierowej według wzoru, określonego w zdaniu pierwszym.
Choć Ordynacja podatkowa nie zawiera definicji „problemu technicznego”, należy
przyjąć, że pojęcie to obejmuje w szczególności sytuacje związane z awarią portalu
podatkowego, skutkującą ograniczoną funkcjonalnością lub całkowitą
niedostępnością tego systemu.
Przyjęte w Ordynacji podatkowej rozwiązanie zapewnia zatem możliwość złożenia
pełnomocnictwa ogólnego w alternatywnej do elektronicznej postaci, w sytuacji gdy
z przyczyn niezależnych od podatnika złożenie tego pełnomocnictwa w postaci
elektronicznej nie jest możliwe.
6. Ponadto, w przypadku składania JPK_VAT z deklaracją, którego termin na
złożenie upływa 25. dnia miesiąca po okresie rozliczeniowym, podatnik dysponuje

-- 4 of 6 --

5/6
kilkunastodniowym okresem na przygotowanie i przesłanie pliku, co znacząco
zmniejsza ryzyko, że chwilowa niedostępność systemu teleinformatycznego
w ostatnich dniach spowoduje niewykonanie obowiązku. Podobnie w przypadku
deklaracji w podatku VAT, CIT oraz PIT. Tam również przepisy poszczególnych
ustaw podatkowych przewidują długie terminy na złożenie deklaracji. Długi,
rozciągnięty w czasie termin ma na celu zapewnienie podatnikom rzeczywistego
bezpieczeństwa prawnego, ponieważ daje możliwość elastycznego dostosowania
się do ewentualnych problemów technicznych, a jednocześnie pozostaje w zgodzie
z zasadą proporcjonalności i pewności prawa.
3. Czy rząd rozważa wprowadzenie alternatywnej formy składania dokumentów (np.
papierowej poprzez operatora publicznego – Pocztę Polską – lub bezpośrednio
w urzędzie) na wypadek niedostępności systemów elektronicznych?
Przyjęte w ustawach podatkowych mechanizmy, które zostały opisane
w odpowiedzi na pytania nr 2 i 4, w ocenie Ministerstwa Finansów, zapewniają
wystarczającą ochronę interesów podatnika.
Inne skutki dla podatnika wywołuje awaria KSeF, zaburzająca codzienne
funkcjonowanie przedsiębiorców w całym kraju, a inne awaria systemu
przyjmującego roczne zeznania podatkowe, gdzie z uwagi na brak winy po stronie
podatnika w niedotrzymaniu terminu złożenie go kilka dni później nie będzie
obarczone żadnymi sankcjami.
Z tego powodu przyjęcie jednolitych rozwiązań dla wszystkich dokumentów
elektronicznych składanych do organów podatkowych, zarówno w ramach KAS jak
i samorządowych, nie wydaje się możliwe.

Niezależnie od powyższych pytań pragnę zauważyć, iż w interpelacji wskazano, że
„w przypadku przesyłek papierowych odpowiedzialność podatnika kończy się
w momencie uzyskania potwierdzenia nadania przesyłki w placówce operatora
wyznaczonego. Dalszy proces doręczenia leży po stronie państwa”.
W odniesieniu do powyższego wyjaśnić należy, że w przypadku papierowych
przesyłek podatnik otrzymuje również papierowe potwierdzenie nadania. Jeżeli
podatnik zgubi papierowe potwierdzenie nadania i nie pamięta numeru przesyłki, to
również nie będzie w stanie udowodnić, że taką przesyłkę nadał (lub nadał
w terminie). Ponadto, gdyby taka papierowa przesyłka została np. zagubiona przez
operatora, co może mieć miejsce, to tym bardziej nie będzie w stanie udowodnić
nadania przesyłki.
Zatem niezasadne wydaje się być twierdzenie, że w przypadku elektronicznej
wysyłki dokumentów podatnik jest inaczej traktowany niż w przypadku przesyłek
papierowych. Można wręcz powiedzieć, że to w przypadku elektronicznej wysyłki
dokumentów podatnik jest w lepszej sytuacji. Jeżeli UPO się nie wygeneruje,
podatnik nie będzie znał numeru referencyjnego, a wysyłka została prawidłowo
dokonana, to i tak podatnik będzie w stanie uzyskać potwierdzenie, że taki
dokument przesłał, ponieważ w elektronicznym systemie dokument nie zaginie.
Podkreślić także należy znaczenie wygody i oszczędności czasu w przypadku
elektronicznej wysyłki.
W sytuacji gdy wystąpi awaria systemu informatycznego uniemożliwiająca
zrealizowanie wysyłki elektronicznej, podejmowane są natychmiastowe prace
naprawcze mające na celu przywrócenie prawidłowego działania systemu.

-- 5 of 6 --

6/6
Z wyrazami szacunku
Z upoważnienia Ministra Finansów i Gospodarki
Jarosław Neneman
Podsekretarz Stanu
w Ministerstwie Finansów

-- 6 of 6 --