tel.: +48 22 694 55 55 ul. Świętokrzyska 12
fax: +48 22 694 36 84 00-916 Warszawa
gov.pl/finanse
e-mail: kancelaria@mf.gov.pl
1/6
Warszawa, 12 września 2025 roku
Sprawa: Interpelacja nr 11825 Poseł Agnieszki Kłopotek w sprawie
problemów praktycznych w związku z nowymi zasadami doręczeń
wynikającymi ze zmian w Ordynacji podatkowej
Znak sprawy: DTS3.054.3.2025
Kontakt: Kancelaria MF
tel.: +48 22 694 55 55
e-mail: kancelaria@mf.gov.pl
Pan
Szymon Hołownia
Marszałek Sejmu
Rzeczypospolitej Polskiej
Odpowiedź
na interpelację
Szanowny Panie Marszałku,
odpowiadając na interpelację nr 11825 z 25 sierpnia 2025 roku Pani poseł Agnieszki
Marii Kłopotek w sprawie problemów praktycznych w związku z nowymi zasadami
doręczeń wynikającymi ze zmian w Ordynacji podatkowej, przedstawiam
następujące wyjaśnienia:
Na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa1 (dalej:
Ordynacja podatkowa; O.p.) regułą jest doręczanie korespondencji przez organ
podatkowy na adres do doręczeń elektronicznych (dalej: ADE), chyba że doręczenie
następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu podatkowego2
albo w siedzibie tego organu, co wynika z art. 144 § 1a Ordynacji podatkowej.
Szczegółowe regulacje dotyczące funkcjonowania systemu e-doręczeń są zawarte
w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych3, która
pozostaje w kompetencji Ministra Cyfryzacji.
1 Dz. U. z 2025 r. poz. 111, z późn. zm.
2 Do systemów teleinformatycznych organu podatkowego należy zaliczyć Platformę Usług
Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC) oraz e-Urząd Skarbowy. Są to systemy
teleinformatyczne organów KAS. Z tych systemów teleinformatycznych nie korzystają
jednak samorządowe organy podatkowe.
3 Dz. U. z 2024 r. poz. 1045, z późn. zm.

-- 1 of 6 --

2/6
W przypadku braku możliwości doręczenia korespondencji na konto w systemie
teleinformatycznym organu podatkowego oraz na adres do doręczeń
elektronicznych, organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez:
• operatora wyznaczonego w ramach publicznej usługi hybrydowej, o której mowa
w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych,
(dalej: PUH) – art. 144 § 1b pkt 1) albo
• pracowników urzędu obsługującego ten organ, funkcjonariuszy
lub upoważnionych pracowników innego organu podatkowego lub przez organy
lub osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów (art. 144 § 1b pkt 2).
W przypadku braku możliwości doręczenia korespondencji na ADE, usługą PUH,
organ podatkowy doręcza pisma:
• przesyłką rejestrowaną, o której mowa w art. 3 pkt 23 ustawy z dnia 23 listopada
2012 r. - Prawo pocztowe (art. 144 § 1c pkt 1), albo
• za pokwitowaniem przez pracowników urzędu obsługującego ten organ,
funkcjonariuszy lub upoważnionych pracowników innego organu podatkowego
lub przez organy lub osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów (art.
144 § 1c pkt 2).
Powyższe zasady zostały ukształtowane w związku z wejściem w życie ustawy z dnia
18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych4. Upowszechnienie doręczeń
elektronicznych ma na celu usprawnienie funkcjonowania administracji publicznej,
poprzez świadczenie wysokiej jakości usług z wykorzystaniem nowoczesnych
technologii informatycznych w celu rozwijania społeczeństwa i gospodarki5.
Na samorządowe organy podatkowe obowiązek doręczania korespondencji
z wykorzystaniem PUH ustawodawca nałożył dopiero od 1 października
2029 r., co wynika z art. 155 ust. 6 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach
elektronicznych6 (dalej: UoDE). Publiczna Usługa Hybrydowa (PUH) polega na
nadaniu korespondencji w formie elektronicznej, a następnie przekształceniu jej na
postać listową oraz dostarczeniu jej adresatowi w przewidywanym czasie realizacji
(art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe). Usługa jest
świadczona przez Pocztę Polską S.A., jeżeli nadawcą przesyłki listowej jest podmiot
publiczny (art. 2 pkt 7 UoDE). Stosowana jest wtedy, gdy odbiorca nie posiada ADE.
Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadziła obowiązek posiadania, przez
określone w tej ustawie podmioty, ADE wpisanego do bazy adresów
elektronicznych (dalej: BAE).
Obowiązek ten, oprócz podmiotów publicznych7, od 1 stycznia 2025 roku mają
również osoby wykonujące zawody zaufania publicznego:
 adwokata,
 radcy prawnego,
 doradcy podatkowego,
4 Dz. U. z 2020 r. poz. 2320.
5 Zob. OSR do rządowego projektu ustawy o doręczeniach elektronicznych, druk sejmowy 239, Sejm
RP IX kadencja.
6 Dz. U. z 2024 r. poz. 1045, z późn. zm.
7 W przypadku podmiotów publicznych obowiązek posiadania ADE wpisanego do BAE, powiązanego z
publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego wynika z art. 8 UoDE. Obowiązek
korzystania z e-Doręczeń przez podmioty publiczne jest rozłożony w czasie i zależy od rodzaju
podmiotu – art. 155 UoDE.

-- 2 of 6 --

3/6
 doradcy restrukturyzacyjnego,
 rzecznika patentowego,
 notariusza
oraz podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców, o którym mowa
w art. 1 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze
Sądowym (art. 9 ust. 1 pkt 1-8 UoDE).
Od 1 października 2026 roku obowiązek ten będzie miał podmiot niepubliczny
wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (dalej:
CEiDG) – art. 9 ust. 1 pkt 9 UoDE).
Wpis ADE do BAE jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez
podmioty publiczne na ten adres (art. 7 UoDE).
Każdy podmiot publiczny (w tym także organ podatkowy) powinien przed
wysłaniem korespondencji sprawdzać, czy dany adresat jest wpisany w BAE,
ponieważ to na organie spoczywa obowiązek właściwego doręczenia
korespondencji tj. w pierwszej kolejności na ADE, jeśli adresat posiada taki adres.
Zatem w zależności od wymagań prawnych dotyczących doręczenia pisma
(w przypadku organów samorządowych na ADE, ePUAP lub przesyłką rejestrowaną
albo za pokwitowaniem przez pracowników organu) organ podatkowy
przygotowuje postać elektroniczną lub papierową pisma.
Jeżeli organ podatkowy, po ustaleniu okoliczności, zgodnie z którymi pismo należy
wysłać przez PUH lub przesyłką rejestrowaną (tradycyjną), wyśle przesyłkę w tym
trybie, a w okresie od wysyłki pisma do jej doręczenia nastąpi w BAE ujawnienie ADE
strony, to przesyłkę tę zdaniem Ministra Finansów należy uznać za skutecznie
doręczoną. Fakt wpisu ADE strony do BAE po wysyłce pisma przesyłką rejestrowaną
(lub PUH) nie jest podstawą do kwestionowania skuteczności jej doręczenia w tym
trybie.
Z orzecznictwa sądów administracyjnych w sprawach w zbliżonym stanie
faktycznym tj. kiedy po wysyłce pisma (np. w trakcie awizowania) strona zmieniła
adres/ustanowiła lub odwołała pełnomocnika, jednoznacznie wynika, że zmiana ta
w okresie awizowania przesyłki zawierającej decyzję nie może prowadzić do
ponownego doręczenia decyzji ze skutkiem w postaci rozpoczęcia po raz wtóry
biegu terminu do wniesienia odwołania (np. wyrok NSA z dnia 26 kwietnia 2013 r.
sygn. akt II OSK 2619/11 dotyczący doręczenia na gruncie KPA).
Naczelny Sąd Administracyjny w uzasadnieniu wyroku z dnia 20 czerwca 2017 r.
sygn. akt I FSK 2132/15 wskazał, że:
Dokonane przez stronę postępowania czynności w trakcie awizowania przesyłki nie
niweczą skutku prawidłowego doręczenia (…).
Jednocześnie stan wiedzy organu o istnieniu, bądź nie, pełnomocnictwa powinien
zostać oceniony na dzień dokonania konkretnej czynności, w tym wypadku nadania
przesyłki na adres ustanowionego w sprawie pełnomocnika. Nadanie przesyłki w
sposób prawidłowy na wskazany adres wiąże się również z oceną skuteczności jej
doręczenia. Stąd też, skoro organ został o fakcie odwołania pełnomocnictwa
powiadomiony po dacie nadania przesyłki zawierające decyzję, Sąd pierwszej instancji
zasadnie przyjął, że decyzja ta została doręczona stronie 24 grudnia 2013 r.

-- 3 of 6 --

4/6
Okoliczność braku zapoznania się z zawartością przesyłki i odesłanie jej na adres
organu pozostają bez znaczenia dla kwestii jej prawidłowego doręczenia. Wzajemne
relacje pomiędzy stroną, a jej pełnomocnikiem, o których organ nie ma wiedzy, nie
mogą wpływać na prawidłowość wykonywanych przezeń czynności.
Ten sam sąd, w wyroku z dnia 16 grudnia 2020 r. sygn. akt II FSK 1579/20 zauważył,
że:
jedynie w przypadku, gdy strona powiadomiła o swym nowym adresie jeszcze przed
wysłaniem przez organ podatkowy pisma pod poprzedni lub nawet przed podjęciem
próby doręczenia, organ ma obowiązek wysłać je ponownie pod nowy adres.
Ponadto w wyroku NSA z dnia 19 kwietnia 2013 r. sygn. akt II FSK 1657/11
zauważono, że:
Dokonując wykładni przepisów art. 150 § 1 i § 2 oraz art. 146 § 1 ustawy z dnia 29
sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa należy uwzględnić cel regulacji dotyczącej
doręczenia zastępczego. Przepisy te należy zatem rozumieć w ten sposób, że
zawiadomienie o nowym adresie ma wpływ na skuteczność doręczenia zastępczego
jedynie wówczas, gdy organ otrzyma tę informację najpóźniej przed dniem podjęcia
próby doręczenia pisma przez operatora pocztowego. W tej dacie bowiem adresat
pisma może już powziąć wiadomość o jego nadejściu i ma możliwość jego odebrania i
zapoznania się z jego treścią. Jego prawo do zapewnienia mu czynnego udziału w
każdym stadium postępowania jest w związku z tym w pełni zabezpieczone. Przyjęcie,
że po tej dacie może skutecznie zapobiec przyjęciu skutku doręczenia poprzez
zaniechanie odbioru kierowanej do niego korespondencji i zawiadomienie organu o
nowym adresie, powodowałoby, że cel instytucji doręczenia zastępczego nie zostałby
osiągnięty. Przeciwnie, taka wykładnia umożliwiałaby przedłużanie postępowania
poprzez unikanie odbioru przesyłek i po zawiadomieniu o ich nadejściu - informowaniu
o zmianie adresu.
Zauważamy, że może mieć też miejsce inna sytuacja, tzn. może się okazać, że strona,
między przygotowaniem i podpisaniem pisma a jego wysłaniem, ujawniła swój ADE
w BAE (weryfikacja nastąpiła znacznie wcześniej niż wysyłka), a pracownik wysłał
pismo przesyłką tradycyjną, chociaż w chwili wysyłki ADE strony jest już ujawniony
w BAE. W tym przypadku doręczenie powinno nastąpić na ADE, a obowiązek
weryfikacji w BAE przed wysłaniem pisma należy do obowiązków organu.
Zatem w oparciu o przywołane regulacje i orzecznictwo sądów administracyjnych
oraz wyjaśnienia odpowiadam:
Czy Ministerstwo Finansów dostrzega wskazany problem praktyczny
w funkcjonowaniu nowych przepisów dotyczących doręczeń w Ordynacji
podatkowej?
Ministerstwo Finansów nie zidentyfikowało wskazanego przez Panią poseł
problemu. Nie wpłynęły dotychczas od organów KAS ani też od samorządowych
organów podatkowych żadne sygnały o zaistnieniu opisanego problemu na gruncie
Ordynacji podatkowej. Zagadnienie to nie było również przedmiotem rozstrzygnięć
wojewódzkich sądów administracyjnych ani też Naczelnego Sądu
Administracyjnego.

-- 4 of 6 --

5/6
Jeśli przedstawiony problem okazałby się istotny, nie dotyczyłby tylko skuteczności
doręczania pism przez organy podatkowe w trybie Ordynacji podatkowej, ale
w ogóle doręczania pism przez organy administracji publicznej, również w trybie
Kodeksu postępowania administracyjnego8. To z kolei wymagałoby rozważenia
podjęcia prac legislacyjnych przede wszystkim w ustawie o doręczeniach
elektronicznych, która systemowo reguluje zasady funkcjonowania e-doręczeń we
wszystkich procedurach z udziałem organów administracji, a w przyszłości także
sądów.
Czy prowadzone są prace nad zmianą przepisów w taki sposób, aby
zagwarantować pewność i skuteczność doręczeń w sytuacji założenia skrzynki
elektronicznej po przygotowaniu przesyłki papierowej, a przed jej doręczeniem?
Aktualnie nie są prowadzone prace legislacyjne w zakresie Ordynacji podatkowej
mające na celu uregulowanie sytuacji, w której po przygotowaniu przesyłki w postaci
papierowej, a przed jej doręczeniem nastąpiło ujawnienie ADE strony w BAE.
Czy rozważane jest wprowadzenie obowiązku niezwłocznego informowania
organów podatkowych o aktywacji elektronicznej skrzynki odbiorczej, tak aby
organy te mogły odpowiednio reagować w toku prowadzonych postępowań?
Nakładanie obowiązku niezwłocznego informowania organów podatkowych
o aktywacji elektronicznej skrzynki odbiorczej byłoby zbędnym i nieuzasadnionym
formalizmem, przy czym nie jest jasne, jaki podmiot miałby realizować taki
obowiązek.
Organ podatkowy ma obowiązek przed wysłaniem korespondencji sprawdzać, czy
dany podmiot jest ujawniony w BAE, a wpisanie ADE do BAE stanowi czynność
materialno-techniczną (art. 33 ust. 1 UoDE), która wywołuje skutki prawne od dnia
jej dokonania. Organ podatkowy powinien respektować aktywny ADE ujawniony w
BAE bez względu na ewentualnie otrzymane (bądź nie) zawiadomienie np. od strony
o takiej aktywacji.
Co więcej, cele przyświecające rozwiązaniom przyjętym w zakresie doręczeń
elektronicznych były wręcz przeciwne. Wprowadzenie jednolitej, centralnej bazy
adresów elektronicznych z jednoczesnym umożliwieniem dostępu do niej wszystkim
organom administracji miało uniezależnić stosowanie komunikacji elektronicznej od
złożenia wniosku przez osobę fizyczną lub prawną.
Jakie działania planuje Ministerstwo, aby zapewnić większą stabilność
i przejrzystość systemu e-Doręczeń w kontekście postępowań podatkowych
i egzekucyjnych?
Zarówno zasady doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi
rejestrowanego doręczenia elektronicznego uregulowane w UoDE, jak i system
e-Doręczeń należą do kompetencji Ministra Cyfryzacji.
Tym niemniej Ministerstwo Finansów dostosowuje przepisy o doręczeniach
w Ordynacji podatkowej do zmian w ustawie o doręczeniach elektronicznych9.
Ponadto aktywnie bierze udział w uzgodnieniach międzyresortowych w pracach
8 Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2024
r. poz. 572, z późn. zm.).
9 Aktualnie prowadzimy prace legislacyjne w zakresie ustawy o zmianie ustawy – Ordynacja
podatkowa (UD196): https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12396201

-- 5 of 6 --

6/6
legislacyjnych w zakresie zmiany ustawy o doręczeniach elektronicznych10, zgłasza
uwagi i podejmuje, w zakresie swojej właściwości, działania mające na celu poprawę
funkcjonowania systemu e-Doręczeń.
Z wyrazami szacunku
Z upoważnienia Ministra Finansów i Gospodarki
Jarosław Neneman
Podsekretarz Stanu
w Ministerstwie Finansów
10 Aktualnie w MC trwają prace legislacyjne w zakresie ustawy o zmianie ustawy o
doręczeniach elektronicznych oraz niektórych innych ustaw (UD 236).

-- 6 of 6 --