Interpelacja nr 11189
Interpelacja w sprawie niejednoznacznego określenia momentu wystawienia faktury w systemie KSeF
Zgłaszający:
•
Adresat:
Podatki i Finanse (100%)
Treść wystąpienia poselskiego
Interpelacja w sprawie niejednoznacznego określenia momentu wystawienia faktury w systemie KSeF
Interpelacja nr 11189
do ministra finansów i gospodarki
w sprawie niejednoznacznego określenia momentu wystawienia faktury w systemie KSeF
Zgłaszający: Janusz Kowalski
Data wpływu: 25-07-2025
W związku z wejściem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i zbliżającym się terminem jego obligatoryjnego stosowania, rośnie liczba wątpliwości praktycznych i prawnych związanych z funkcjonowaniem nowego systemu fakturowania. Jednym z najczęściej zgłaszanych problemów jest kwestia niejednoznacznego określenia momentu wystawienia faktury w systemie KSeF, a tym samym powstania obowiązku podatkowego, prawa do odliczenia VAT oraz wykazania przychodu w podatku dochodowym.
Obowiązujące przepisy i komunikaty resortu wskazują, że datą wystawienia faktury w KSeF ma być data jej przesłania do systemu, tj. chwila, w której faktura zostaje skutecznie zarejestrowana przez KSeF. To rozwiązanie prowadzi jednak do licznych komplikacji w sytuacjach, w których faktura została przygotowana wcześniej, ale z różnych względów – technicznych, organizacyjnych lub infrastrukturalnych – została przesłana do KSeF z opóźnieniem. Taki stan prawny może skutkować m.in.:
• niezgodnością dat wykazywanych w dokumentacji handlowej i księgowej,
• opóźnieniem w rozpoznaniu przychodu lub kosztu,
• utrudnieniem w realizacji prawa do odliczenia VAT po stronie nabywcy,
• zwiększonym ryzykiem korekt i nieprawidłowości w rozliczeniach miesięcznych.
Dodatkowo, przepisy wykonawcze oraz wytyczne techniczne nie przewidują jednoznacznego mechanizmu rozstrzygania rozbieżności między datą faktycznego wystawienia faktury (np. w systemie księgowym podatnika), a datą zarejestrowania jej w KSeF. Powoduje to realne ryzyko chaosu interpretacyjnego, a w konsekwencji - sporów z organami podatkowymi i niepotrzebnego obciążenia sądownictwa administracyjnego.
Wprowadzenie KSeF stanowi ogromną zmianę dla polskich przedsiębiorców i administracji skarbowej. Wymaga ona nie tylko dopracowania technicznego systemu, ale przede wszystkim spójnych i jednoznacznych przepisów prawa, które nie pozostawią pola do arbitralnych interpretacji ani nie będą rodziły nieproporcjonalnych sankcji za działania niezawinione. Wyjaśnienie powyższych kwestii ma zatem kluczowe znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa prawnego podatników i prawidłowego funkcjonowania nowego modelu fakturowania elektronicznego.
W związku z powyższym proszę o odpowiedzenie na następujące pytania:
1. Czy Ministerstwo Finansów i Gospodarki dostrzega ryzyko, że obecne przepisy utożsamiające datę wystawienia faktury z datą jej przesłania do KSeF mogą prowadzić do niezamierzonych skutków podatkowych dla sprzedawców i nabywców?
2. W jaki sposób resort planuje zlikwidować niejasności interpretacyjne dotyczące momentu wystawienia faktury, zwłaszcza w sytuacjach opóźnień technicznych lub awarii systemu KSeF?
3. Czy przewidziane są rozwiązania przejściowe lub okresy tolerancji w przypadku faktur, które zostały wygenerowane, ale jeszcze nie przekazane do KSeF, lecz muszą być uwzględnione w rozliczeniach miesięcznych?
4. Jak resort ocenia wpływ obecnego brzmienia przepisów na linię czasu odliczenia VAT: czy data przesłania faktury do KSeF może blokować lub opóźniać prawo do odliczenia podatku po stronie nabywcy?
5. Czy analizowano scenariusze, w których moment wystawienia faktury w systemie KSeF nie pokrywa się z faktycznym terminem wykonania usługi lub dostawy – i jakie rekomendacje w takich przypadkach przewiduje ministerstwo?
6. Czy istnieje plan wprowadzenia sankcji regulujących odpowiedzialność za opóźnienia w przekazywaniu faktur do KSeF, oraz czy będą one dostosowane do specyfiki działalności podatników (np. mikro i małych przedsiębiorstw)?
7. Jakie działania komunikacyjne i edukacyjne zamierza podjąć ministerstwo, aby przedsiębiorcy zostali świadomie poinformowani o zmianach związanych z momentem wystawienia faktury i wynikających z tego konsekwencjach rozliczeniowych?
8. Czy przewidziano w KSeF lub w powiązanych aktach prawnych procedury korygujące w przypadkach, gdy z przyczyn technicznych faktura została przesłana z opóźnieniem, co mogłoby skutkować niewłaściwą datą wystawienia?
Interpelacja nr 11189
do ministra finansów i gospodarki
w sprawie niejednoznacznego określenia momentu wystawienia faktury w systemie KSeF
Zgłaszający: Janusz Kowalski
Data wpływu: 25-07-2025
W związku z wejściem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i zbliżającym się terminem jego obligatoryjnego stosowania, rośnie liczba wątpliwości praktycznych i prawnych związanych z funkcjonowaniem nowego systemu fakturowania. Jednym z najczęściej zgłaszanych problemów jest kwestia niejednoznacznego określenia momentu wystawienia faktury w systemie KSeF, a tym samym powstania obowiązku podatkowego, prawa do odliczenia VAT oraz wykazania przychodu w podatku dochodowym.
Obowiązujące przepisy i komunikaty resortu wskazują, że datą wystawienia faktury w KSeF ma być data jej przesłania do systemu, tj. chwila, w której faktura zostaje skutecznie zarejestrowana przez KSeF. To rozwiązanie prowadzi jednak do licznych komplikacji w sytuacjach, w których faktura została przygotowana wcześniej, ale z różnych względów – technicznych, organizacyjnych lub infrastrukturalnych – została przesłana do KSeF z opóźnieniem. Taki stan prawny może skutkować m.in.:
• niezgodnością dat wykazywanych w dokumentacji handlowej i księgowej,
• opóźnieniem w rozpoznaniu przychodu lub kosztu,
• utrudnieniem w realizacji prawa do odliczenia VAT po stronie nabywcy,
• zwiększonym ryzykiem korekt i nieprawidłowości w rozliczeniach miesięcznych.
Dodatkowo, przepisy wykonawcze oraz wytyczne techniczne nie przewidują jednoznacznego mechanizmu rozstrzygania rozbieżności między datą faktycznego wystawienia faktury (np. w systemie księgowym podatnika), a datą zarejestrowania jej w KSeF. Powoduje to realne ryzyko chaosu interpretacyjnego, a w konsekwencji - sporów z organami podatkowymi i niepotrzebnego obciążenia sądownictwa administracyjnego.
Wprowadzenie KSeF stanowi ogromną zmianę dla polskich przedsiębiorców i administracji skarbowej. Wymaga ona nie tylko dopracowania technicznego systemu, ale przede wszystkim spójnych i jednoznacznych przepisów prawa, które nie pozostawią pola do arbitralnych interpretacji ani nie będą rodziły nieproporcjonalnych sankcji za działania niezawinione. Wyjaśnienie powyższych kwestii ma zatem kluczowe znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa prawnego podatników i prawidłowego funkcjonowania nowego modelu fakturowania elektronicznego.
W związku z powyższym proszę o odpowiedzenie na następujące pytania:
1. Czy Ministerstwo Finansów i Gospodarki dostrzega ryzyko, że obecne przepisy utożsamiające datę wystawienia faktury z datą jej przesłania do KSeF mogą prowadzić do niezamierzonych skutków podatkowych dla sprzedawców i nabywców?
2. W jaki sposób resort planuje zlikwidować niejasności interpretacyjne dotyczące momentu wystawienia faktury, zwłaszcza w sytuacjach opóźnień technicznych lub awarii systemu KSeF?
3. Czy przewidziane są rozwiązania przejściowe lub okresy tolerancji w przypadku faktur, które zostały wygenerowane, ale jeszcze nie przekazane do KSeF, lecz muszą być uwzględnione w rozliczeniach miesięcznych?
4. Jak resort ocenia wpływ obecnego brzmienia przepisów na linię czasu odliczenia VAT: czy data przesłania faktury do KSeF może blokować lub opóźniać prawo do odliczenia podatku po stronie nabywcy?
5. Czy analizowano scenariusze, w których moment wystawienia faktury w systemie KSeF nie pokrywa się z faktycznym terminem wykonania usługi lub dostawy – i jakie rekomendacje w takich przypadkach przewiduje ministerstwo?
6. Czy istnieje plan wprowadzenia sankcji regulujących odpowiedzialność za opóźnienia w przekazywaniu faktur do KSeF, oraz czy będą one dostosowane do specyfiki działalności podatników (np. mikro i małych przedsiębiorstw)?
7. Jakie działania komunikacyjne i edukacyjne zamierza podjąć ministerstwo, aby przedsiębiorcy zostali świadomie poinformowani o zmianach związanych z momentem wystawienia faktury i wynikających z tego konsekwencjach rozliczeniowych?
8. Czy przewidziano w KSeF lub w powiązanych aktach prawnych procedury korygujące w przypadkach, gdy z przyczyn technicznych faktura została przesłana z opóźnieniem, co mogłoby skutkować niewłaściwą datą wystawienia?
Odpowiedź urzędowa
Podsekretarz stanu Jurand Drop
Audyt odpowiedzi: Wskaźnik lania wody & konkretności
Bardzo konkretna
Automatyczna analiza lingwistyczno-statystyczna pisma resortu
Lanie wody
25%
Konkretność
75%
Odpowiedź wysoce rzeczowa – zawiera liczne dane twarde, kwoty, daty lub bezpośrednie odniesienie do zadanych pytań.
Twarde liczby / kwoty
0 kwot, 0 %
Precyzyjne daty
6
Odpowiedź na punkty
✓ Tak (Ad 1, Pkt...)
Gęstość faktów
2.6 / 1k zn.
- Wymienia precyzyjne daty lub terminy (6)
- Resort odnosi się punkt po punkcie do pytań posła
Urzędowe załączniki i odpowiedzi:
Pełna treść wyekstrahowana z załącznika PDF (odpowiedź urzędowa)
14078 znaków
tel.: +48 22 694 55 55 ul. Świętokrzyska 12
fax: +48 22 694 36 84 00-916 Warszawa
gov.pl/finanse
e-mail: kancelaria@mf.gov.pl
1/6
Warszawa, 14 sierpnia 2025 roku
Sprawa: Interpelacja nr 11189
Znak sprawy: PT7.054.6.2025.660
Kontakt: Kancelaria MF
tel.: +48 22 694 55 55
e-mail: kancelaria@mf.gov.pl
Pan Szymon Hołownia
Marszałek Sejmu RP
Odpowiedź na interpelację nr 11189
Szanowny Panie Marszałku,
W odpowiedzi na interpelację nr 11189 Pana Posła Janusza Kowalskiego
uprzejmie przedstawiam poniższe wyjaśnienia.
Zgodnie z regułą podstawową ujętą w art. 106i ust. 1 ustawy o VAT1 fakturę
wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym
dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, regułą generalną jest powstanie obowiązku
podatkowego z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi.
W konsekwencji dla zastosowania owych reguł generalnych podatnik musi
każdorazowo ustalić moment dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi,
dlatego że, po pierwsze, w tym momencie powstaje obowiązek podatkowy, a po
wtóre, moment ten wyznacza ramy czasowe dla wystawienia faktury
dokumentującej tę czynność.
Jeżeli więc dostawa towarów została dokonana np. 11 stycznia, to obowiązek
podatkowy powstanie 11 stycznia, natomiast faktura winna zostać wystawiona do
15 lutego. Przy czym podatnik rozliczający się w okresach miesięcznych podatek
należny wynikający z przedmiotowej dostawy powinien rozliczyć w rozliczeniu za
styczeń, a zatem w rozliczeniu składanym do 25 lutego.
1 Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, ze
zm.).
-- 1 of 6 --
2/6
Analogiczną regułę ustawodawca przewiduje w odniesieniu do płatności
otrzymanych od podatnika przed dokonaniem czynności. Zgodnie z art. 106i ust. 2
ustawy o VAT, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi
otrzymano całość lub część zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 tej
ustawy, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po
miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
W związku z tym należy zauważyć, że opóźnienie wystawienia faktury nie
powoduje co do zasady przesunięcia obowiązku podatkowego po stronie
wystawiającego, natomiast może przesunąć moment dokonania odliczenia podatku
naliczonego po stronie nabywcy.
W tym miejscu należy wskazać, że KSeF przyspieszy dotarcie faktury do
kontrahenta, w stosunku do czasu obecnego, ponieważ, co do zasady, nabywca
otrzyma fakturę w tym samym dniu, w którym wystawca ją wystawi. Faktura
zasadniczo będzie otrzymana przez nabywcę w dniu przydzielenia przez KSeF
numeru identyfikującego tę fakturę. Przydzielenie numeru fakturze w KSeF będzie
odbywać się niezwłocznie – zatem nie wydaje się, aby korzyści z wdrożenia KSeF
mogły być zakłócone takimi sytuacjami, które Pan Poseł sygnalizuje. Bardziej
prawdopodobne wydaje się, że podatnik, który nie korzysta obecnie z KSeF,
dostarczy fakturę nabywcy zdecydowanie później niż w przypadku korzystania z
KSeF (przykładowo dostarczenie faktury nabywcy za pośrednictwem
poczty/kuriera).
Podstawową zasadą działania KSeF będzie otrzymywanie/odbieranie faktury w
KSeF, co jednocześnie zapewni szybkość i pewność dostępu do faktury,
prawidłowość udokumentowania transakcji, w tym rozliczenia transakcji przez
nabywcę.
KSeF przewiduje wyjątki w zakresie otrzymania faktury poza KSeF – w sposób
uzgodniony, także poza KSeF wystawca przekazuje fakturę do zagranicznego
podatnika oraz do konsumenta.
Powszechny i dostępny dla wszystkich system szybkiego generowania,
wystawiania i udostępnienia e-faktury, spowoduje szybsze otrzymanie faktury, a
także zagwarantuje pewność, że faktura dotarła do kontrahenta, zapewni także
możliwość sprawdzenia jej treści w centralnej bazie faktur MF (KSeF).
Jeden standard e-faktury to ogromne oszczędności dla firm (przetwarzanie
dokumentów, w tym usprawnienie płatności wynikających z e-faktur), to także
ograniczenie dla nich ryzyk związanych z przyjmowaniem faktur od kontrahentów,
ponieważ faktura w KSeF zwiększa pewność obrotu gospodarczego.
Odnosząc się natomiast do zadanych pytań uprzejmie informuję.
Ad. 1. W Ministerstwie Finansów przy pracach nad projektem ustawy i
wypracowywaniu rozwiązań zawartych w tym projekcie analizowano różne
przypadki, ryzyka i zagrożenia związane m.in. z datą wystawienia faktury. W
związku z tym, że zasady dotyczące obowiązku podatkowego, ani terminy
wystawiania faktur nie ulegają zmianie ryzyk podatkowych nie stwierdzono.
-- 2 of 6 --
3/6
W szczególności ryzyk takich nie ma, ponieważ określenie daty wystawienia
faktury wg daty jej przesłania (zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT) dotyczy
wyłącznie faktury wystawionej w trybie online. Fakturę uznaje się za wystawioną w
trybie online, jeśli data przesłania faktury do KSeF będzie zgodna z datą
wystawienia faktury zadeklarowaną przez podatnika w polu P_1 pliku xml faktury.
W przypadku faktur wystawionych w trybach offline (art. 106nda, art. 106nf, art.
106nh ustawy) datą wystawienia faktury jest zawsze data wskazana przez
podatnika na tej fakturze w polu P_1. Skutek w postaci określenia daty wystawienia
faktury będzie więc zamierzonym efektem działań podatnika.
Ad. 2. Moment wystawienia faktury został określony w przepisach ustawy, także
dla sytuacji opóźnień technicznych lub awarii systemu. W ustawie KSeF
przewidziano i uregulowano następujące przypadki:
1) niedostępności KSeF związanej z zaplanowanymi pracami serwisowymi
tego systemu – tzw. tryb offline;
2) awarii KSeF (ogłaszanej w komunikacie i za pośrednictwem interfejsu);
3) awarii systemu (ogłaszanej w środkach społecznego przekazu);
4) możliwość wystawienia faktury w trybie offline24, w sytuacji np. braku
tymczasowego dostępu do Internetu u podatnika.
Powyższe zasady przedstawiono w ramach odpowiedzi na pytanie nr 1.
Ad. 3. Rozliczenie dla podatku VAT, tzw. JPK_VAT z deklaracją składa się do 25.
dnia następującego miesiąca (JPK_V7), lub rozliczenie kwartalne do 25. dnia
miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale (JPK_V7K). Więc termin na
dokonanie rozliczenia jest w każdym z tych przypadków długi. Należy też
podkreślić, że w każdym momencie podatnik może złożyć korektę tego rozliczenia,
więc okresy przejściowe nie są potrzebne.
Ad. 4. Prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w okresie, w którym
powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w
okresie w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada powyższa obowiązuje przed
wprowadzeniem KSeF w modelu obowiązkowym i będzie obowiązywała również
po wdrożeniu KSeF obligatoryjnego.
Zgodnie z obowiązującym obecnie art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do
obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach,
o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w
rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
Przepis nie uległ zmianie w związku z procedowanym obecnie projektem
legislacyjnym tzw. ustawa KSeF22.
Przed wdrożeniem KSeF obowiązkowego, ryzyko opóźnienia prawa do odliczenia
po stronie nabywcy było większe niż będzie to miało miejsce od 1 lutego 2026 r.
Obecnie faktury wystawiane papierowo mogą być np. wysyłane pocztą co czasem
trwa nawet kilka dni i finalnie może skutkować opóźnieniem w realizacji prawa do
2 Ustawa z dnia 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniającej
ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy
nr 1407 i 1475).
-- 3 of 6 --
4/6
odliczenia.
Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej jest co do zasady data przydzielenia
tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz
weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę
wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony. KSeF zmienia więc
wyłącznie kanał dystrybucji faktury do nabywcy. Od 1 lutego 2026 r. nabywca
będzie pobierał fakturę z systemu. Faktura udostępniona nabywcy w systemie
nigdy nie zaginie, ani nie zniszczy się.
Przyjęte w KSeF rozwiązania prawne związane z prawem do odliczenia podatku
naliczonego należy więc uznać za optymalne, wykorzystujące możliwości systemu i
wpisujące się w cel jego wdrożenia jakim jest wzrost poziomu cyfryzacji oraz
automatyzacja procesów księgowych.
Ad. 5. Ministerstwo Finansów uprzejmie informuje, że moment wystawienia
faktury w systemie KSeF nie musi pokrywać się z faktycznym terminem wykonania
usługi lub dostawy. Jak wskazano powyżej, co do zasady, fakturę wystawia się nie
później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano
dostawy towaru lub wykonano usługę. Zatem wystawienie faktury
dokumentującej sprzedaż może odbyć się nawet w miesiącu kolejnym niż miesiąc
sprzedaży i jest to zgodne z obowiązującymi - na długo przed wprowadzeniem
obowiązkowego KSeF - przepisami.
Ad. 6. Kary i sankcje w KSeF będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Należy jednak zauważyć, że KSeF niesie ze sobą wiele uproszczeń zarówno, jeśli
chodzi o obieg dokumentów i ich rozliczanie, jak i o zapewnienie autentyczności
pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur. Pozwala przy tym, od strony
nabywcy, na łatwiejsze wykazanie należytej staranności w odliczaniu podatku
naliczonego.
Dodatkowo kary pieniężne przewidziane w ustawie KSeF będą podlegały
miarkowaniu, zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego (Dział IVa),
m.in. znajdzie zastosowanie art. 189d. W zależności od wagi popełnionego
wykroczenia kara pieniężna w wyniku prowadzonego postępowania będzie
miarkowana. Wymierzając administracyjną karę pieniężną, organ administracji
publicznej będzie brał pod uwagę wagę i okoliczności naruszenia prawa,
częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku, uprzednie ukaranie za to
samo zachowanie, stopień przyczynienia się strony, działania podjęte przez stronę
dobrowolnie w celu uniknięcia skutków naruszenia prawa, wysokość korzyści,
którą strona osiągnęła, a w przypadku osoby fizycznej warunki osobiste strony, na
którą administracyjna kara pieniężna jest nakładana. W przypadku gdy do
naruszenia prawa doszło wskutek działania siły wyższej, organ podatkowy będzie
mógł także odstąpić od nałożenia kary.
Ad. 7. Ministerstwo Finansów dostrzega konieczność przeprowadzenia przez
administrację szerokiej kampanii informacyjnej dla przedsiębiorców.
W związku z tym w lipcu i sierpniu 2025 r. odbyła się seria letnich spotkań
informacyjnych z zakresu KSeF. Ministerstwo Finansów w najbliższych miesiącach
będzie kontynuować intensywne działania informacyjno-edukacyjne, w
szczególności w obszarze przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF oraz
korzystania z darmowego oprogramowania do wystawiania e-faktur.
-- 4 of 6 --
5/6
Planowane jest opublikowanie podręcznika KSeF, w którym zostaną
przedstawione kluczowe zagadnienia związane z obowiązkowym e-fakturowaniem.
Podręcznik będzie zawierał wytyczne dotyczące między innymi zasad wystawiania
e-faktur, ich otrzymywania oraz uzyskaniem dostępu do faktur.
Stale rozwijana jest strona internetowa https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-
obligatoryjny/, a w najbliższym czasie planowana jest rozbudowa strony o sekcję
dotyczącą pytań i odpowiedzi dot. KSeF obligatoryjnego.
Na początku 2025 r. została uruchomiona infolinia KAS do spraw KSeF.
Konsultanci infolinii oferują wsparcie telefoniczne w tematach merytorycznych
oraz technicznych związanych z KSeF (https://www.podatki.gov.pl/skontaktuj-sie-
znami/telefon-do-konsultanta/#ksef).
Możliwe jest również zadanie pytania drogą e-mail
(https://ksef.podatki.gov.pl/formularz/) oraz poprzez kanał chat
(https://ksef.podatki.gov.pl/kontakt-zadzwon-lub-napisz/usluga-czat/).
Ad. 8. Przewidziano takie procedury w ustawie KSeF2 w art. 106nda. Wprowadza
się na stałe możliwość dobrowolnego wystawienia faktury w postaci elektronicznej
(tzw. tryb offline24), jeśli zostanie ona:
- wystawiona zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym przez
ministra właściwego do spraw finansów publicznych na elektronicznej platformie
usług administracji publicznej, oraz
- przesłana niezwłocznie do KSeF, nie później niż w następnym dniu roboczym po
jej wystawieniu.
Przedmiotowe rozwiązanie wychodzi naprzeciw sygnalizowanym przez
przedsiębiorców obawom, że dokumenty wysłane do KSeF mogą nie zostać przez
ten system przyjęte w czasie rzeczywistym, co może spowolnić działanie i
spowodować trudności w prowadzeniu działalności gospodarczej. Wybór tego
trybu wystawiania faktur jest dobrowolny, np. można z niego skorzystać w sytuacji
braku możliwości wystawienia faktury w trybie online, lub konieczności
wystawienia faktur na rzecz podmiotu innego niż zarejestrowany do VAT,
nieposługującego się NIP, w tym na rzecz konsumenta i podmiotu zagranicznego,
lub dla podmiotu korzystającego ze zwolnienia w procedurze SME. Jednocześnie
wprowadza się zasadę ogólną, że faktura wystawiona w trybie offline24 na rzecz
podmiotów gospodarczych (podatników krajowych) zawsze jest otrzymywana
przez te podmioty w KSeF.
Datę wskazaną przez podatnika w polu P_1, w takiej fakturze uznaje się za datę
wystawienia faktury w trybie offline24.
Powyższe rozwiązanie prawne powoduje, że data wystawienia faktury jest odporna
na potencjalne problemy techniczne związane z przesłaniem faktury do KSeF.
Dodatkowo warto zauważyć, że w przypadku gdy faktura została wystawiona w
trybie offline24 lub w trybie offline-niedostępność KSeF, a w czasie na jej dosłanie
do KSeF wystąpi awaria systemu ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu
interfejsowym, wówczas termin na dosłanie faktury do systemu będzie wynosił 7
dni od dnia zakończenia awarii KSeF.
-- 5 of 6 --
6/6
Przewidziane rozwiązania prawne obsługują więc wszystkie potencjalne problemy
techniczne, które mogłyby powodować opóźnienia w dosłaniu faktury wystawionej
w trybie offline24 lub w trybie offline-niedostępność KSeF, do Krajowego Systemu
e-Faktur.
Z wyrazami szacunku
Z upoważnienia Ministra Finansów i Gospodarki
Jurand Drop
podsekretarz stanu
w Ministerstwie Finansów
-- 6 of 6 --
fax: +48 22 694 36 84 00-916 Warszawa
gov.pl/finanse
e-mail: kancelaria@mf.gov.pl
1/6
Warszawa, 14 sierpnia 2025 roku
Sprawa: Interpelacja nr 11189
Znak sprawy: PT7.054.6.2025.660
Kontakt: Kancelaria MF
tel.: +48 22 694 55 55
e-mail: kancelaria@mf.gov.pl
Pan Szymon Hołownia
Marszałek Sejmu RP
Odpowiedź na interpelację nr 11189
Szanowny Panie Marszałku,
W odpowiedzi na interpelację nr 11189 Pana Posła Janusza Kowalskiego
uprzejmie przedstawiam poniższe wyjaśnienia.
Zgodnie z regułą podstawową ujętą w art. 106i ust. 1 ustawy o VAT1 fakturę
wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym
dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT, regułą generalną jest powstanie obowiązku
podatkowego z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi.
W konsekwencji dla zastosowania owych reguł generalnych podatnik musi
każdorazowo ustalić moment dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi,
dlatego że, po pierwsze, w tym momencie powstaje obowiązek podatkowy, a po
wtóre, moment ten wyznacza ramy czasowe dla wystawienia faktury
dokumentującej tę czynność.
Jeżeli więc dostawa towarów została dokonana np. 11 stycznia, to obowiązek
podatkowy powstanie 11 stycznia, natomiast faktura winna zostać wystawiona do
15 lutego. Przy czym podatnik rozliczający się w okresach miesięcznych podatek
należny wynikający z przedmiotowej dostawy powinien rozliczyć w rozliczeniu za
styczeń, a zatem w rozliczeniu składanym do 25 lutego.
1 Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, ze
zm.).
-- 1 of 6 --
2/6
Analogiczną regułę ustawodawca przewiduje w odniesieniu do płatności
otrzymanych od podatnika przed dokonaniem czynności. Zgodnie z art. 106i ust. 2
ustawy o VAT, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi
otrzymano całość lub część zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 tej
ustawy, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po
miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
W związku z tym należy zauważyć, że opóźnienie wystawienia faktury nie
powoduje co do zasady przesunięcia obowiązku podatkowego po stronie
wystawiającego, natomiast może przesunąć moment dokonania odliczenia podatku
naliczonego po stronie nabywcy.
W tym miejscu należy wskazać, że KSeF przyspieszy dotarcie faktury do
kontrahenta, w stosunku do czasu obecnego, ponieważ, co do zasady, nabywca
otrzyma fakturę w tym samym dniu, w którym wystawca ją wystawi. Faktura
zasadniczo będzie otrzymana przez nabywcę w dniu przydzielenia przez KSeF
numeru identyfikującego tę fakturę. Przydzielenie numeru fakturze w KSeF będzie
odbywać się niezwłocznie – zatem nie wydaje się, aby korzyści z wdrożenia KSeF
mogły być zakłócone takimi sytuacjami, które Pan Poseł sygnalizuje. Bardziej
prawdopodobne wydaje się, że podatnik, który nie korzysta obecnie z KSeF,
dostarczy fakturę nabywcy zdecydowanie później niż w przypadku korzystania z
KSeF (przykładowo dostarczenie faktury nabywcy za pośrednictwem
poczty/kuriera).
Podstawową zasadą działania KSeF będzie otrzymywanie/odbieranie faktury w
KSeF, co jednocześnie zapewni szybkość i pewność dostępu do faktury,
prawidłowość udokumentowania transakcji, w tym rozliczenia transakcji przez
nabywcę.
KSeF przewiduje wyjątki w zakresie otrzymania faktury poza KSeF – w sposób
uzgodniony, także poza KSeF wystawca przekazuje fakturę do zagranicznego
podatnika oraz do konsumenta.
Powszechny i dostępny dla wszystkich system szybkiego generowania,
wystawiania i udostępnienia e-faktury, spowoduje szybsze otrzymanie faktury, a
także zagwarantuje pewność, że faktura dotarła do kontrahenta, zapewni także
możliwość sprawdzenia jej treści w centralnej bazie faktur MF (KSeF).
Jeden standard e-faktury to ogromne oszczędności dla firm (przetwarzanie
dokumentów, w tym usprawnienie płatności wynikających z e-faktur), to także
ograniczenie dla nich ryzyk związanych z przyjmowaniem faktur od kontrahentów,
ponieważ faktura w KSeF zwiększa pewność obrotu gospodarczego.
Odnosząc się natomiast do zadanych pytań uprzejmie informuję.
Ad. 1. W Ministerstwie Finansów przy pracach nad projektem ustawy i
wypracowywaniu rozwiązań zawartych w tym projekcie analizowano różne
przypadki, ryzyka i zagrożenia związane m.in. z datą wystawienia faktury. W
związku z tym, że zasady dotyczące obowiązku podatkowego, ani terminy
wystawiania faktur nie ulegają zmianie ryzyk podatkowych nie stwierdzono.
-- 2 of 6 --
3/6
W szczególności ryzyk takich nie ma, ponieważ określenie daty wystawienia
faktury wg daty jej przesłania (zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT) dotyczy
wyłącznie faktury wystawionej w trybie online. Fakturę uznaje się za wystawioną w
trybie online, jeśli data przesłania faktury do KSeF będzie zgodna z datą
wystawienia faktury zadeklarowaną przez podatnika w polu P_1 pliku xml faktury.
W przypadku faktur wystawionych w trybach offline (art. 106nda, art. 106nf, art.
106nh ustawy) datą wystawienia faktury jest zawsze data wskazana przez
podatnika na tej fakturze w polu P_1. Skutek w postaci określenia daty wystawienia
faktury będzie więc zamierzonym efektem działań podatnika.
Ad. 2. Moment wystawienia faktury został określony w przepisach ustawy, także
dla sytuacji opóźnień technicznych lub awarii systemu. W ustawie KSeF
przewidziano i uregulowano następujące przypadki:
1) niedostępności KSeF związanej z zaplanowanymi pracami serwisowymi
tego systemu – tzw. tryb offline;
2) awarii KSeF (ogłaszanej w komunikacie i za pośrednictwem interfejsu);
3) awarii systemu (ogłaszanej w środkach społecznego przekazu);
4) możliwość wystawienia faktury w trybie offline24, w sytuacji np. braku
tymczasowego dostępu do Internetu u podatnika.
Powyższe zasady przedstawiono w ramach odpowiedzi na pytanie nr 1.
Ad. 3. Rozliczenie dla podatku VAT, tzw. JPK_VAT z deklaracją składa się do 25.
dnia następującego miesiąca (JPK_V7), lub rozliczenie kwartalne do 25. dnia
miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale (JPK_V7K). Więc termin na
dokonanie rozliczenia jest w każdym z tych przypadków długi. Należy też
podkreślić, że w każdym momencie podatnik może złożyć korektę tego rozliczenia,
więc okresy przejściowe nie są potrzebne.
Ad. 4. Prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w okresie, w którym
powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w
okresie w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada powyższa obowiązuje przed
wprowadzeniem KSeF w modelu obowiązkowym i będzie obowiązywała również
po wdrożeniu KSeF obligatoryjnego.
Zgodnie z obowiązującym obecnie art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do
obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach,
o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w
rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.
Przepis nie uległ zmianie w związku z procedowanym obecnie projektem
legislacyjnym tzw. ustawa KSeF22.
Przed wdrożeniem KSeF obowiązkowego, ryzyko opóźnienia prawa do odliczenia
po stronie nabywcy było większe niż będzie to miało miejsce od 1 lutego 2026 r.
Obecnie faktury wystawiane papierowo mogą być np. wysyłane pocztą co czasem
trwa nawet kilka dni i finalnie może skutkować opóźnieniem w realizacji prawa do
2 Ustawa z dnia 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniającej
ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy
nr 1407 i 1475).
-- 3 of 6 --
4/6
odliczenia.
Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej jest co do zasady data przydzielenia
tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz
weryfikacji czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę
wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony. KSeF zmienia więc
wyłącznie kanał dystrybucji faktury do nabywcy. Od 1 lutego 2026 r. nabywca
będzie pobierał fakturę z systemu. Faktura udostępniona nabywcy w systemie
nigdy nie zaginie, ani nie zniszczy się.
Przyjęte w KSeF rozwiązania prawne związane z prawem do odliczenia podatku
naliczonego należy więc uznać za optymalne, wykorzystujące możliwości systemu i
wpisujące się w cel jego wdrożenia jakim jest wzrost poziomu cyfryzacji oraz
automatyzacja procesów księgowych.
Ad. 5. Ministerstwo Finansów uprzejmie informuje, że moment wystawienia
faktury w systemie KSeF nie musi pokrywać się z faktycznym terminem wykonania
usługi lub dostawy. Jak wskazano powyżej, co do zasady, fakturę wystawia się nie
później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano
dostawy towaru lub wykonano usługę. Zatem wystawienie faktury
dokumentującej sprzedaż może odbyć się nawet w miesiącu kolejnym niż miesiąc
sprzedaży i jest to zgodne z obowiązującymi - na długo przed wprowadzeniem
obowiązkowego KSeF - przepisami.
Ad. 6. Kary i sankcje w KSeF będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r.
Należy jednak zauważyć, że KSeF niesie ze sobą wiele uproszczeń zarówno, jeśli
chodzi o obieg dokumentów i ich rozliczanie, jak i o zapewnienie autentyczności
pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur. Pozwala przy tym, od strony
nabywcy, na łatwiejsze wykazanie należytej staranności w odliczaniu podatku
naliczonego.
Dodatkowo kary pieniężne przewidziane w ustawie KSeF będą podlegały
miarkowaniu, zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego (Dział IVa),
m.in. znajdzie zastosowanie art. 189d. W zależności od wagi popełnionego
wykroczenia kara pieniężna w wyniku prowadzonego postępowania będzie
miarkowana. Wymierzając administracyjną karę pieniężną, organ administracji
publicznej będzie brał pod uwagę wagę i okoliczności naruszenia prawa,
częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku, uprzednie ukaranie za to
samo zachowanie, stopień przyczynienia się strony, działania podjęte przez stronę
dobrowolnie w celu uniknięcia skutków naruszenia prawa, wysokość korzyści,
którą strona osiągnęła, a w przypadku osoby fizycznej warunki osobiste strony, na
którą administracyjna kara pieniężna jest nakładana. W przypadku gdy do
naruszenia prawa doszło wskutek działania siły wyższej, organ podatkowy będzie
mógł także odstąpić od nałożenia kary.
Ad. 7. Ministerstwo Finansów dostrzega konieczność przeprowadzenia przez
administrację szerokiej kampanii informacyjnej dla przedsiębiorców.
W związku z tym w lipcu i sierpniu 2025 r. odbyła się seria letnich spotkań
informacyjnych z zakresu KSeF. Ministerstwo Finansów w najbliższych miesiącach
będzie kontynuować intensywne działania informacyjno-edukacyjne, w
szczególności w obszarze przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF oraz
korzystania z darmowego oprogramowania do wystawiania e-faktur.
-- 4 of 6 --
5/6
Planowane jest opublikowanie podręcznika KSeF, w którym zostaną
przedstawione kluczowe zagadnienia związane z obowiązkowym e-fakturowaniem.
Podręcznik będzie zawierał wytyczne dotyczące między innymi zasad wystawiania
e-faktur, ich otrzymywania oraz uzyskaniem dostępu do faktur.
Stale rozwijana jest strona internetowa https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-
obligatoryjny/, a w najbliższym czasie planowana jest rozbudowa strony o sekcję
dotyczącą pytań i odpowiedzi dot. KSeF obligatoryjnego.
Na początku 2025 r. została uruchomiona infolinia KAS do spraw KSeF.
Konsultanci infolinii oferują wsparcie telefoniczne w tematach merytorycznych
oraz technicznych związanych z KSeF (https://www.podatki.gov.pl/skontaktuj-sie-
znami/telefon-do-konsultanta/#ksef).
Możliwe jest również zadanie pytania drogą e-mail
(https://ksef.podatki.gov.pl/formularz/) oraz poprzez kanał chat
(https://ksef.podatki.gov.pl/kontakt-zadzwon-lub-napisz/usluga-czat/).
Ad. 8. Przewidziano takie procedury w ustawie KSeF2 w art. 106nda. Wprowadza
się na stałe możliwość dobrowolnego wystawienia faktury w postaci elektronicznej
(tzw. tryb offline24), jeśli zostanie ona:
- wystawiona zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym przez
ministra właściwego do spraw finansów publicznych na elektronicznej platformie
usług administracji publicznej, oraz
- przesłana niezwłocznie do KSeF, nie później niż w następnym dniu roboczym po
jej wystawieniu.
Przedmiotowe rozwiązanie wychodzi naprzeciw sygnalizowanym przez
przedsiębiorców obawom, że dokumenty wysłane do KSeF mogą nie zostać przez
ten system przyjęte w czasie rzeczywistym, co może spowolnić działanie i
spowodować trudności w prowadzeniu działalności gospodarczej. Wybór tego
trybu wystawiania faktur jest dobrowolny, np. można z niego skorzystać w sytuacji
braku możliwości wystawienia faktury w trybie online, lub konieczności
wystawienia faktur na rzecz podmiotu innego niż zarejestrowany do VAT,
nieposługującego się NIP, w tym na rzecz konsumenta i podmiotu zagranicznego,
lub dla podmiotu korzystającego ze zwolnienia w procedurze SME. Jednocześnie
wprowadza się zasadę ogólną, że faktura wystawiona w trybie offline24 na rzecz
podmiotów gospodarczych (podatników krajowych) zawsze jest otrzymywana
przez te podmioty w KSeF.
Datę wskazaną przez podatnika w polu P_1, w takiej fakturze uznaje się za datę
wystawienia faktury w trybie offline24.
Powyższe rozwiązanie prawne powoduje, że data wystawienia faktury jest odporna
na potencjalne problemy techniczne związane z przesłaniem faktury do KSeF.
Dodatkowo warto zauważyć, że w przypadku gdy faktura została wystawiona w
trybie offline24 lub w trybie offline-niedostępność KSeF, a w czasie na jej dosłanie
do KSeF wystąpi awaria systemu ogłoszona w BIP MF i oprogramowaniu
interfejsowym, wówczas termin na dosłanie faktury do systemu będzie wynosił 7
dni od dnia zakończenia awarii KSeF.
-- 5 of 6 --
6/6
Przewidziane rozwiązania prawne obsługują więc wszystkie potencjalne problemy
techniczne, które mogłyby powodować opóźnienia w dosłaniu faktury wystawionej
w trybie offline24 lub w trybie offline-niedostępność KSeF, do Krajowego Systemu
e-Faktur.
Z wyrazami szacunku
Z upoważnienia Ministra Finansów i Gospodarki
Jurand Drop
podsekretarz stanu
w Ministerstwie Finansów
-- 6 of 6 --